⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Обязанности секретарей помошников заместителей главы. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.
Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.
Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.
Помощник руководителя
Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.
Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность
Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.
- дезинформацию других работников предприятия;
- уклонение от выполнения своих функциональных обязанностей;
- причинение материального вреда;
- просрочку выполнения поручений, полученных от руководителя;
- разглашение конфиденциальной информации, касающейся деятельности компании;
- недопустимое обращение с сотрудниками, деловыми партнерами и клиентами.
Отсюда можно сделать вывод, что руководитель предприятия вправе самостоятельно решить вопрос о том, кто будет выполнять эти функции. Причем поручить эту обязанность он может абсолютно любому сотруднику.
Права
- порядок назначения и освобождения от должности секретаря;
- схема подчиненности;
- характеристики, которыми должен обладать претендент на такое место (например, наличие высшего образования и опыт работы на аналогичной должности);
- список нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник в ходе выполнения своих трудовых обязанностей.
ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.
Помощник руководителя: обязанности и требования
Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:
Что входит в обязанности помощника гендиректора?
ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.
- вести организационную деятельность по обеспечению непосредственного руководителя административной и распорядительной документацией в необходимом объеме;
- принимать входящую корреспонденцию и распределять ее между сотрудниками после рассмотрения для последующего исполнения штатными работниками;
- принимать личные бумаги и заявления, поступающие от коллектива на имя начальника;
- готовить информационные материалы, которые могут пригодиться начальнику в процессе работы;
- проводит качественное редактирование бумаг, поступающих на рассмотрение;
- обеспечивает проведение переговорных процессов руководителя, а в его отсутствие самостоятельно принимает всю устную, телефонную и факсовую информацию, приходящую на его имя;
- по распоряжению руководителя самостоятельно составляет запросы, письменные обращения, заявления и внутренние приказы, а также готовит исходящие бумаги на обращения сторонних лиц;
- проводит подготовительную работу по проведению совещаний, собраний и других внутренних мероприятий;
- ведет регистрационную деятельность;
- контролирует исполнение распоряжений начальника штатными сотрудниками;
- создает внутреннюю базу данных, где хранит текущую информацию, используемую в процессе ведения трудовой деятельности предприятия;
- формирует дела с учетом номенклатурных норм и правил;
- выполняет разовые поручения начальника, находящиеся в компетенции секретаря.
1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Ответственность
- Заниматься организацией мероприятий.
- Представлять интересы образовательного учреждения на иных мероприятиях.
- Вести соответствующую документацию.
- Выполнять личные поручения директора образовательного учреждения в полном объеме.
Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.
Должностные обязанности помощника руководителя
Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.
3. Ответственность
Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.
По своей сути, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя должна стать подробным технологическим описанием и содержать ответы на любой вопрос, касающийся правильного выполнения трудовой функции сотрудника, занимающего эту должность.
Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной.
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
- Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
- Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
- Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
- Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
- Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
- Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.
Когда данный сотрудник находится вне места своей должности, его обязательства возлагаются на другое лицо, обретшее его права на время. Данное лицо ответственно за то, чтобы возложенные обязанности исполнялись в полном объеме.
- Осуществление работ, которые направлены на организационное и техническое обеспечение фирмы.
- Принятие корреспонденции и документации, которая поступает сотруднику, а далее он передает нужные сведения соответствующим структурным работникам и подразделениям.
- Ведение делопроизводства в соответствии с нормами и установленными стандартами, полноценное выполнение операций, в которых требуется использование компьютеров и техники.
- Ведение приемки документов на подпись, а также личных заявлений.
- Подготовительные работы, которые требуются для беспрепятственной работы.
- Слежение за тем, чтобы все службы обеспечивали своевременное предоставление данных, секретарь, помимо этого, обеспечивает их полноценное редактирование.
- Обеспечение качественной организации переговоров по телефону, ведение записи информации, если директор отсутствует, доведение до его сведения содержания, прием информации по специальным устройствам и прогрессивным каналам связи.
- На основании поручений, полученных от руководителя, секретарь занимается составлением писем, готовит ответы на письма их авторам.
- Осуществление полного комплекса работ, связанных с подготовительными операциями, которые традиционно проводятся руководителем по сбору нужных данных, их учету и оформлению.
- Контроль исполнения приказов всеми работниками предприятия, а также тот факт, чтобы каждым сотрудником соблюдались основные сроки, в которые должен быть выполнен перечень указов, находящихся под контролем специалиста.
- Ведение деятельности, связанной с картотекой, проведение мероприятий и работ, связанных с полноценным обеспечением рабочего места.
Обязательства и задачи работника
- Владение информацией о различных распоряжениях и приказах, а также о постановлениях и прочих актах, документационных сведений, которые имеют непосредственное отношение к деятельности фирмы.
- Представление о данных, отраженных в инструкциях.
- Тонкости и нюансы организации.
- Основные методики, используемые для обработки документации.
- Базы ПК.
- Правила, на основании которых используются технические устройства и оргтехника фирмы.
- Основные нюансы писем делового характера с применением форм и шаблонов.
- Стандартизацию системы распорядительных документов.
- Правила, на основании которых печатаются деловые письма и типовые формы.
- Трудовое законодательство.
- Особенности, в соответствии с которыми формируется внутренний распорядок компании.
Составление расписания встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, недели, более длительного периода, организация поездок и мероприятий, контроль исполнения важнейших документов — вот только малая часть обязанностей квалифицированного помощника руководителя.
Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления
Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих обязанностей (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.
Разработка и разделы инструкции
- Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
- Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
- Оценивать деятельность сотрудника как в период испытания, так и после него
- Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).
2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:
1) формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями;
2) анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов;
3) организация деловых контактов и протокольных мероприятий;
4) организация исполнения решений руководителя.
2.2. . (другие функции)
Должностная инструкция помощника руководителя (ПС — Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией — )
3.1. Помощник руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет отбор источников информации в соответствии с заданными критериями;
2) обрабатывает и интерпретирует информацию для подготовки проектов решений;
3) осуществляет подготовку запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов;
4) информирует руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений;
5) осуществляет организацию решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя;
6) осуществляет подготовку материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций;
7) осуществляет подготовку документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами;
8) информирует деловых партнеров и заинтересованные организации о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор, переработку и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем;
2) подготавливает информационно-аналитические материалы;
3) разрабатывает тематический план обзорного документа, доклада;
4) определяет круг библиографических источников;
5) осуществляет подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки;
6) осуществляет написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя;
2) осуществляет организацию заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем;
3) подготавливает материалы для совещаний, ведет и оформляет протоколы;
4) осуществляет подготовку презентаций по указанию руководителя;
5) осуществляет подготовку и проводит пресс-конференцию руководителя;
6) встречает участников переговоров, обеспечивает их информационными материалами, ведет записи переговоров.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 4 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя;
2) координирует деятельность по исполнению решений руководителя;
3) осуществляет контроль исполнения решений руководителя;
4) осуществляет подготовку отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.
3.1.5. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.6. . (другие обязанности)
3.2. . (другие положения о должностных обязанностях)
Должностная инструкция помощника руководителя
Помощник руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. . (другие права)
