Запросить объяснительную работодатель может письменно либо устно. При этом он обязан описать факт нарушения и потребовать объяснения. Письменный запрос вручают на бумаге с проставлением отметки о получении. Он может иметь форму требования, приказа, распоряжения.
Процесс пошел
- подтвердить или опровергнуть факт нарушения;
- описать обстоятельства события (дата, время, место), его причины;
- охарактеризовать вину: умышленная, по неосторожности, ее отсутствие;
- привести свидетелей;
- выразить мнение о привлечении к ответственности;
- описать отношение к дальнейшей работе.
Другие участники
Запрашивать объяснительную записку может руководитель организации или лицо, уполномоченное им. Если такая инициатива исходит от непосредственного начальника, не рекомендуется требовать от него подтверждения этих прав. С одной стороны, если дело дойдет до суда, он заинтересуется законностью вынесенного взыскания, а не личностью запросившего объяснения. Работодатель же при необходимости подтвердит полномочия. С другой стороны, такое требование еще больше обострит отношения сотрудника с администраций.
Важно помнить, что даже если составление всех этих документов покажется кому-то ненужной бюрократией, они играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, все эти акты и записки послужат доказательством правильных и обоснованных действий работодателя. Судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения объяснительными записками оказываются иногда очень тяжелыми для бизнеса. В качестве доказательства приведем апелляционное определение Московского городского суда от 24.08.2023 по делу N 33-27314/2023 , в котором судьи обязали руководство организации восстановить в должности нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Основанием для это послужило отсутствие письменных объяснительных записок по факту отсутствия на рабочих местах.
Документ вручают лично либо направляют по почте заказным письмом. Вместе с предписанием не лишне направить и копию самого акта о проступке, составленного по всем правилам и подписанного комиссией. Если работник не хочет подписывать, что получил предписание, его отказ и отсутствие подписи зафиксируйте письменно, с подписями двух свидетелей.
Другие случаи, когда потребуется объяснительная
В объяснительной записке не допускайте отвлеченных рассуждений, заявлений и просьб. Цель написания документа — объяснить события, а не просить о снисхождении. Руководству придется проанализировать указанные причины причины и решить, являются ли они достаточно уважительными в каждом конкретном случае.
Право работодателя истребовать у работников объяснения до момента дисциплинарного взыскания предусмотрено в статье 193 Трудового кодекса. На основании объяснительной записки определяется степень вины работника в случившемся, и выбирается наказание для него.
👩💼 Уведомление работника о необходимости дать объяснения. Как это происходит
Работодатель обязан затребовать объяснительную у работника перед тем, как наложить на него дисциплинарное взыскание, но форма запроса законодательно не установлена: можно передать требование и в письменной, и в устной формах. Как правило, работодатели предпочитают оформлять свои требования в письменной форме, чтобы у них сохранились доказательства на случай судебных споров с работниками о законности увольнения или объявления выговора.
👇 Причины истребования
Уведомить работника о необходимости дать объяснения через приказ или требование бывает не так просто: некоторые работники умышленно уклоняются от его получения. Тогда работодателю следует направить требование альтернативным способом: по смс, сообщением в мессенджере, заказным письмом и пр.
В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.
По месту работы
Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).
Куда пишут объяснительные записки
2 В вуз или среднее специальное учебное заведение – родители или сам студент объясняет причину отсутствия на лекциях, семинарах или экзаменах. Плохое самочувствие или не подтвержденные документами недуги больше одного раза не пройдут.
Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.
Виды объяснительной
Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.
Зачем пишут объяснительную записку
Автора решили не наказывать, да и объяснительных у нас на самом деле не требуют. А если вы захотите использовать эту объяснительную как шаблон — можете скачать ее по этой ссылке
