Ответ на запрос оформляется в определенный срок, прописанный во внутренних документах организации, ответственным за это сотрудником. Как правило, ответ готовится на фирменном бланке организации с нанесенными на нем фиксированными данными: Наименование и реквизиты. Прочая информация в ответе имеет следующий вид: Наименование адресата, кому направляется ответ. Дата ответа. Зарегистрированный порядковый номер.
Информация подразумевает под собой различные сведения о лицах как физических, так и юридических, действиях лиц, о различных событиях. Информация, как объект гражданского права, а особенно некоторые ее виды, защищена законодательно. Когда какому-то субъекту поступает запрос на предоставление какой-либо информации, то он должен отчетливо знать, имеет ли право запрашиваемое лицо на получение доступа к интересующим его сведениям. И только в случае подтверждения этого права, начать формировать образец ответа на запрос о предоставлении информации.
Образцы писем запросов о предоставлении информации
Любой запрос на предоставление той или иной информации должен быть оформлен в письменной форме. В каждой структуре есть свои требования к виду запроса. Где-то это определенный бланк, а где-то достаточно произвольного письменного заявления от запрашивающего лица.
- В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
- В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
- В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
- В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
- В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
- В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.
Когда требуется?
- Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия. - Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.
Как правильно оформить?
Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.
- Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
- Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
- Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.
-
Заполняется Ф.И.О заявителя с отображением даты, когда он начал работать на фирме. Полное название фирмы с адресом ее регистрации. Должность заявителя. Время, на протяжении которого не выдавалась зарплата, начиная с начального момента задержки и по состоянию на момент отправки жалобы. Свидетельство, подтверждающее обращение к начальнику фирмы за объяснением причины задержки оплаты труда и его решение. Общий размер невыплаты денег с отметкой ежемесячного дохода. Дата прекращения трудовой деятельности (если это было сделано).
Пояснение в прокуратуру о задолженности по зарплате
Запрос подписывается, проставляется дата заполнения и бланк совместно с прикрепленными справками отсылаются в прокуратуру.Подчиненному руководителя необходимо не забывать, что он вправе не только затребовать свою зарплату, но и компенсирование за каждый день задержки оплаты труда.Если начальник не выдал зарплату при отчислении человека, последний вправе подать протест в ГТИ. Если трудовая инспекция не помогла отчисленному работнику, то ему придется отправить запрос в прокуратуру с прошением организовать проверку фирмы в связи с невыдачей зарплаты при отчислении.Запрос составляется в таком же порядке, как описано выше.
Возможна ли проверка организации по жалобе работника
- Тело документа (описательная его часть):
- Телефон заявителя (не обязательно).
- Ф.И.О. заявителя, место его проживания.
- Должность и Ф.И.О. лица, на имя которого пишется соответствующее заявление.
- указывается действующий работодатель;
- место работы;
- адрес, по которому необходимо будет направить ответ на просьбу;
- величина заработной платы;
- ссылка на законодательную норму, статью Трудового кодекса РФ;
- максимально кратко и точно изложенная просьба;
- Перечень прилагаемых документов.
- Подпись и дата составления.
- информация о перечне мер, принятых для устранения выявленных нарушений, а также результаты примененных мер.
- наименование самого документа, в данном случае «Ответ на представление»;
- далее указываются данные о том, когда и как было вынесено представление, какие нарушения были выявлены, а также кем было впоследствии такое представление рассмотрено;
- полное наименование органа, который вынес представление, с указанием данных руководителя;
- Полное наименование Прокуратуры, а также ФИО прокурора, который вынес представление;
- Наименование документа – «Ответ на представление»;
- Сведения о том, где и когда рассматривалось вынесенное представление;
- Список мер, которые были приняты на основании полученного представления, направленные на устранение тех нарушений, которые были выявлены, и результаты примененных мер.
Образец ответа на «требование» прокуратуры
Основные права данного органа в лице уполномоченных лиц содержатся в ФЗ «О прокуратуре РФ». Прокуратура может затребовать информацию как у физических лиц, индивидуальных предпринимательств и юридических фирм.
