Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.
03 ноября, 2023
После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.
Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно
В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.
Как же на деле можно поставить дату 2023 года, если согласно основным правилам работы архивов крайней датой должна быть дата последнего подшитого документа, а это 2023 год? И в опись какого года тогда должно войти это дело?
Здравствуйте, Евгения, впервые составляю проект номенклатуры на 2023 год. В номенклатуре 2023 года, условно, дела с индексами 1, 2, 3, 4, 5. В 2023 г. дела 3 и 4 вести не будем. Закроем. Дело 5 переходящее. Вы советуете, по возможности, оставить индекс переходящего дела. Я правильно понимаю, что в нашем случае под индексами 3 и 4 надо в 2023 году завести новые дела? И тогда индекс переходящего дела не изменится. Или можно в номенлатуре 2023 года указать дела 1, 2, 5 и не обращать внимание, что нет дел с индексами 3 и 4. Спасибо.
Переходящие дела
Спасибо! С формами разобралась. В локальных документах нет утвержденных форм. Поэтому меня и смутило ежегодное переклеивание корешков дел, на которых указан текущий год, хотя дела идут с прошлого года и собраны документы ранее текущего, но которые просто необходимы в текущем году, дела контрагентов, с правоустанавливающими документами).
По журналам дополнительный вопрос. Получается в НД на 2023 год у меня один индекс и 4 единицы (4 журнала, три с прошлых годов и один текущий, что является некорректным ведением НД, постараюсь поднять этот вопрос в головной организации). Корешки на журналах я делаю с индексами НД 2023 года, а на обложках пишется старый индекс и тут же новый (с какого года присвоен. Огромное спасибо.
- первым ставит подпись руководитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за документационное обеспечение управления;
- затем ее визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;
- после этого номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
- и, наконец, направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).
К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т.д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:
Что включать в состав номенклатуры дел?
- учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
- сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
- обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
- установить необходимые сроки хранения документов.
Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».
Роль документа
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Правила оформления
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.
1.2. Группировка различных категорий документов
Отбор электронных документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения.
2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )
— наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи;
Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.
Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.
Порядок формирования и утверждения номенклатуры
Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику. Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
