В 2023 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт №4416-У от 19.06.2023, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2023. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.
Как работать по новым правилам
Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работника. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо №09-01-07/46781 от 21.07.2023). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна утвердить порядок, по которому операции с подотчетными средствами (выдача и отчет) осуществляются путем безналичного расчета, в следующих документах:
Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту
Алгоритм возмещения необходимо описать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах. Как оформить выдачу подотчета по новым правилам в этой ситуации, устанавливают в учетной политике и в положении о выдаче денег под отчет сотрудникам.
Согласно обновленному документу срок, в течение которого подотчетное лицо обязано отчитаться, теперь устанавливает сама организация. Напомним, ранее срок был нормативно закреплан и был равен 3-м дням. Это означает, что с 30.11.2023 обязательный 3-х дневный срок для авансового отчета отменен.
Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?
Пример определения даты возврата подотчетных сумм
Деньги выданы 20 марта 2023 г. на срок до 27 марта 2023 г. включительно. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока представления авансового отчета.
При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее. и вернуть деньги в кассу не позднее.
Посмотреть пример полностью в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Устанавливать ли срок выдачи денег под отчет?
При этом абсолютно обоснованными такие претензии признать нельзя, поскольку напрямую такое нарушение, как несвоевременный возврат подотчетных средств, в ст. 15 КоАП РФ не предусмотрено. Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.
С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2023 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:
Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.
Что изменил закон о применении ККТ
Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».
