Может ли подотчетное лицо купить товар в выходной день

Если в чеке указано нерабочее время и праздничный день, либо чек для авансового отчета пробит в выходной день, то такие расходы не включатся при расчете налоговой базы. Допустимым расхождением считается пять минут после окончания рабочего дня. Так, для организации выгоднее покупать товары через подотчетные лица с ненормированным рабочим днем либо гибким графиком. Если чек пробит в нерабочее время, то работник прикладывает к авансовому отчету служебную записку.
Расходы, на которые уменьшаются доходы, перечислены в п.1 ст. 252 Налогового Кодекса.

Расходы, которые не принимаются к налогообложению, перечислены в ст. 270 НК РФ. При проверке авансового отчета налоговики обращают внимание на цели затрат. И если в чеке указаны представительские расходы, доказанные нормативными документами фирмы, то на них не уменьшается сумма налога.

Если в одном чеке принимаемые и непринимаемые расходы

При указании в товарном чеке подотчетного лица, а не организации, возможны споры с налоговой при проверке. Для их избегания обязательно заполнить авансовый отчет на сотрудника, который совершил покупку для нужд фирмы. На обратной стороне отчета указать основание приобретения товарным чеком.

Если начиная с 2023 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Порядок выдачи подотчетных сумм

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Как выдаются подотчетные средства

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

При обнаружении ошибок в авансовых отчетах подотчетные суммы могут быть не приняты к расходам работодателя, а сотруднику доначислят налог. Частые ошибки, которые приводят к доначислению НДФЛ при налоговой проверке описаны ниже.

В товарном чеке нет расшифровки товара

При указании в товарном чеке подотчетного лица, а не организации, возможны споры с налоговой при проверке. Для их избегания обязательно заполнить авансовый отчет на сотрудника, который совершил покупку для нужд фирмы. На обратной стороне отчета указать основание приобретения товарным чеком.

В товарном чеке указано частное лицо

При проживании в гостинице во время командировки в квитанции гостиницы указывается ИНН. Если же гостиница не зарегистрирована как ИП или юридическое лицо, а в документах указала неверные реквизиты, то подотчетное лицо не несет ответственности. Опираясь при выборе гостиницы на местоположение, цену и удобства, у компании нет возможности проверить достоверность информации.

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

Расписка является подтверждением того, что документы у подотчетного лица приняты и он не должен организации средств на ту сумму, на которую произведены обоснованные расходы. В ней указывается количество документов, общая сумма расходов цифрами и прописью, дата и лицо, принявшее документы. В данном случае это бухгалтер, который подписывает отрывную часть первой страницы отчета с проставлением даты. Эта часть является отрывной и выдается подотчетному лицу.

Важно прописать каким образом выдаются деньги: из кассы, либо на банковскую карточку (сотрудника, или корпоративную карту организации). Ниже пропишите конечное сальдо с учетом ранее выданным авансом и уже израсходованными суммами. В случае примера сотруднику выданы 40 000,00 рублей, из которых он потратил 33 355,27 руб. Остаток в размере 6 644,73 рублей он вернул в кассу тем же числом, которым оформлял авансовый отчет. В приложение он предоставил документы на 2 листах (количество оформленных чеков).

Какие налоги можно уменьшать

С июля 2023 года обязательным элементом нового кассового чека стал QR-код. Этот реквизит дает возможность проверить легальность организации и осуществляемой покупки. В некоторых случаях продавцам разрешено выдавать бланк строгой отчетности. Налоговая может придраться к заполненному кассовому чеку (или БСО) и начислить налоги на эти суммы. Поэтому просматривать чеки необходимо по следующим пунктам:

Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как собрать документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

Кассовые и товарные чеки — как их принимать?

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.

• в случае банкнот — загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратившие углы, края;
• в случае монет — с мелкими механическими повреждениями.

Действующие правила подотчета

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2023 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Пример заявления работника на выдачу подотчетных денег:

До 19.08.2023 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2023 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2023 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2023, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2023 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

1. Кассир при приеме в кассу наличных проводит контроль состояния банкнот и монет в соответствии с указанием Центробанка №1778-У от 26.12.2006. Банкноты и монеты, которые могут использоваться для платежей, кассир обязан принимать. К таким относят банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки, без повреждений или таких повреждений, которые отмечены в указании Центробанка №1778-У от 26.12.2006.
2. Кассирам запрещено выдавать из кассы банкноты, имеющие одно и более повреждений, указанных в абзацах 6–15 пункта 2.9 положения Банка России №630-П. Эти банкноты сдают в банк.
3. Для идентификации получателя наличных кассир удостоверяется, что перед ним лицо, указанное в расходном кассовом ордере. Если он знает человека, он не требует у него документ, удостоверяющий личность. В остальных случаях кассир сам принимает решение, какое подтверждение требовать.

Новые правила подотчета с 30.11.2023

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС №04-1-02/704 от 24.01.2005. Для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. Согласно п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008, сотрудник обязан отчитаться о них в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Проблема в том, что компенсация выглядит обычной выплатой. Налоговики с нее с большой долей вероятности потребуют НДФЛ. Избежать разборок с органами поможет положение (акт, регламент) предприятия о порядке расчетов в ситуациях, когда сотрудник отдал свои деньги при приобретении товара для организации.

Если покупка сделана от фирмы

Дело упрощается, если операцию провели от имени юридического лица — в первичном документе в графе «Покупатель» указано название организации. Тогда понятно, что товар приобрели для фирмы. Компенсация работнику не станет его доходом и не придется начислять НДФЛ.

Если работник купил от себя

Если же документ на оплату оформлен на физическое лицо или того хуже — чек безымянный, то и ценность считается приобретенной для нужд гражданина, а организация здесь вроде как ни при чем. Единственное, что докажет связь фирмы и товара, — это доверенность на его покупку. Если номенклатура соответствует целям выдачи денег под отчет, то понятно, что сотрудник действовал в интересах работодателя. В таком случае сдают авансовый отчет и при перерасходе получают компенсацию.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

В рассматриваемой ситуации можно оформить авансовый отчет. Это не будет являться нарушением. В этом случае по графе «Получено из кассы» проставляется ноль, сумма личных денежных средств, потраченных работником, отражается по графе «Израсходовано», а в графе «Перерасход» указывается сумма, которую необходимо возместить работнику.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Обратите внимание: за опоздание с выплатами работнику положена компенсация в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Это прописано в ст. 236 ТК РФ. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. При этом обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Обычно оформляют приходный кассовый ордер на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и расходный кассовый ордер на новую – большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена.

Можно. Минфин России рекомендует использовать такой способ расчетов с подотчетными лицами (письмо Минфина от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728). Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей. Но чтобы налоговики не расценили перечисленные на карту работника суммы как зарплату при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды».

06. Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса (форма). Документ используется при ведении кассовых операций.