Приказ об утверждении графика отпусков и формы уведомления об отпуске

⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Приказ об утверждении графика отпусков и формы уведомления об отпуске. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.

Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.

Меры защиты от ошибки – контроль отдела кадров за составлением отпускного графика.

Использование распоряжения удобнее в организациях с большим количеством сотрудников и внутренних подразделений. В этом случае график отпусков, утверждаемый согласно ст. 123 ТК РФ, может представлять собой многостраничный документ, который целесообразнее не визировать, а утверждать отдельным документом. Но и использование визы в этом варианте не будет ошибкой.

Срок хранения документа

• «Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».
• «Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».
• «Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».

• в графу 10 вносится примечание о том, что работник отозван из отпуска и с какой даты,
• в графу 8 – реквизиты приказа (основания для переноса отпуска),
• в графу 9 – предполагаемая дата оставшейся части отпуска.

А также необходимо наличие документа, подтверждающего согласие на это как работника, так и нанимателя. Например, заявление сотрудника о том, что он не против разделения отпуска с резолюцией руководителя предприятия.

Утверждение графика отпусков

Несмотря на то, что в Трудовом Кодексе не содержатся специальные нормы, регулирующие этот вопрос, Кодекс об административных нарушениях (статья 5.27) предусматривает административную ответственность для работодателя, который не предоставил работнику отпуск в соответствии с графиком.

• дата и место (город) составления;
• номер приказа (ставится согласно принятой в компании системы нумерации);
• ссылка на положения Трудового кодекса России (на статью №123);
• полное название предприятия;
• наименование документа;
• год, на который утверждается график отпусков;
• фамилия и инициалы ответственных за исполнение распоряжения, контроль лиц;
• перечень прилагаемых документов (график отпусков; поскольку данный документ достаточно весомый, в сам текст распоряжения его обычно не вносят, а лишь дают ссылку на него).

Во втором пункте приводится лицо, ответственное за ознакомление сотрудников предприятия с распоряжением и сбор подписей в качестве подтверждения. В третьем пункте даются необходимые указания работникам отдела бухгалтерии.

Кто и когда составляет распоряжение?

Подписывает документ руководитель лично. Приказ составляется по факту разработки графика. Согласно статье №123 ТК России даты отдыха сотрудников должны быть утверждены и согласованы с профсоюзной организацией не позднее, двухнедельного срока до наступления следующего календарного года. То есть, приказ необходимо составить до 17 декабря.

График отпусков должен утвердить работодатель (ст. 123 ТК РФ). Он является обязательным для исполнения нанимателем и всеми сотрудниками учреждения. Однако закон не требует издавать приказ. К тому же унифицированная форма Т-7, которая обязательна для бюджетных организаций, очень удобна в работе и содержит специальные поля, куда можно внести данные, не издавая отдельного распоряжения.

Инструкция: оформляем приказ об утверждении графика отпусков

Организации негосударственного сектора могут использовать самостоятельно разработанные бланки, где также можно установить форму для распорядка отпусков работников и его утверждения. Но по своему усмотрению работодатель может обойтись и без последнего.

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа. Далее в вводной части нужно привести обоснование, где будет ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ (ст. 123).

Однако, готовя такой документ в муниципалитете, необходимо иметь в виду не только нормы трудового права, но и местное законодательство. Оно будет касаться того, в какой форме готовится график, как формулируется, составляется и готовится приказ об его утверждении, а также кто уполномочен его подписывать и утверждать.

1. Отдел кадров или иное уполномоченное подразделение, на которое локальными актами организации возложены такие обязанности, готовит его в виде отдельного документа, оставив место под резолюцию руководителя юридического лица. Затем уже руководитель, ознакомившись с результатами работы, ставит отметку «Утверждаю», свою подпись и печать организации, а также дату, когда произошло утверждение. С этого момента документ приобретает законную силу.
2. Порядок предоставления отпускного времени так же готовится кадровой службой или иным уполномоченным сотрудником или подразделением, однако затем руководитель издаёт отдельный приказ либо распоряжение, которым уже и утверждается разработанный документ.

В муниципальных администрациях

Приведённые выше способы утверждения графика одинаково пригодны для использования. При этом использование отдельного приказа не обязательно – достаточно визы от руководителя о том, что документ утверждён.

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

Скачать образец уведомления

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

Уведомление сотрудников о начале отпуска

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

Нужно ли уведомление о начале отпуска

Если инициатива по внесению изменений в действующий график исходит от работника, то обязательно нужно получить письменное изложение просьбы. Обычно это заявление, где указано пожелание относительно переноса отпускных дат на другой срок, а также приведена причина для этого действия.

Период, сколько в организации должны храниться извещения об отпуске, регулируется законодательно. Так, все распоряжения, а, соответственно, и уведомления об отпускном периоде должны находиться в закрытых архивных кабинетах (либо в специально оборудованных шкафах или сейфах). Срок их хранения — 5 лет с момента издания.

Здесь важно понимать, что по трудовому законодательству ухудшение условий труда не допускается. Но это касается только тех пунктов, которые установлены в ТК РФ. Так, минимально возможный дополнительный отпуск, к примеру, за ненормированный рабочий день определён в объёме 3 дня (смотри статью 116 ТК РФ). Если же в трудовом соглашении с работником по воле работодателя этот период установлен в увеличенном размере, это добрая воля предприятия. Фактически возврат количества дополнительных отпускных дней к норме не может быть расценено, как ухудшение условий. Это просто приведение отпуска к нормативам.

Где регистрируются уведомления о начале отпуска

Чаще всего инициатива о переносе даты начала отпуска исходит от сотрудника. Это случается, когда, к примеру, подворачивается хорошее предложение от туроператора с датами чуть позже начала запланированного отпускного срока или пошла несостыковка с отпуском второй половины, другие жизненные ситуации. Случаются и производственные авралы, когда работник очень нужен на рабочем месте. Это может быть выездная налоговая проверка, не запланированный всплеск торговой активности, когда менеджер-продавец нужен в компании, внеплановый аудит или инвентаризация склада и т. п .

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

График отпусков

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• дата и номер приказа;
• причину переноса отпуска;
• дату, на которую переносится отпуск;
• ответственных за внесение изменение в график;
• подпись и расшифровка подписи руководителя организации;
• подписи лиц, указанных в приказе, и работника, который переносит отпуск.

• наименование и реквизиты организации;
• номер и наименование приказа;
• дата;
• суть приказа;
• указание ответственных за исполнение приказа (обычно это руководитель предприятия);
• подпись и расшифровка подписи руководителя организации;
• подпись лиц, перечисленных в приказе.

Приказ об утверждении

• дата и номер приказа;
• наименование («Об утверждении графика отпусков»);
• суть документа;
• перечень лиц, ответственных за соблюдение графика отпусков;
• подпись руководителя организации и ее расшифровка;
• подпись лиц, указанных в приказе.

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
К таким категориям работников, в частности, относятся:

Обязательное оформление приказа об утверждении измененного графика отпусков нигде не прописано. Но если приказной порядок принят сложившейся в компании системой документооборота, то его подготовка возможна.

Образец заявления прошу включить меня в график отпусков на 2023 год

Но если работодатель решить письменно зафиксировать отпуск таких сотрудников, то целесообразно утверждение нового графика в качестве дополнения к существующему. График будет составляться по общим правилам, но в графе с примечаниями нужно будет прописать дату выхода нового работника на работу. Дополняющий график также подлежит утверждению руководством и предварительному согласованию с профсоюзом.