На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Для организации либо офиса крайне важно наладить бесперебойную работу, во время которой возникают организационные дела, накапливается текущая документация. Налаживать эти и другие процессы необходимо опытному офис-менеджеру. В их компетенцию входит ведение делопроизводства, налаживание коммуникативных связей.
Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам
В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач. По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение.
Должностные обязанности офис-менеджера регламентированы Профстандартом 07.005. К обобщенным трудовым функциям сотрудника относят обеспечение расходными материалами, товарами и оборудованием, а также организацию деловых поездок персонала. Ведение административно-хозяйственной деятельности предполагает квалификации не ниже средне-специального образования.
Кто должен разрабатывать ДИ?
В соответствии с Приказом Министерства труда и социальной защиты №148н, деятельность офис-менеджера квалифицируют как самостоятельную, требующую анализа и подготовки, с персональной ответственностью за деятельностью рабочей группы. Группа занятий по ОКЗ — 3341.
Профстандарт
Должностная инструкция офис-менеджера регламентирует права, обязанности и ответственность сотрудника в сфере обеспечения расходными материалами и управления организационными процессами. В законе содержатся только косвенные ссылки, указывающие на косвенное назначение ДИ. На практике сложилась общепринятая форма, которая содержит все условия трудового взаимодействия и утверждается руководителем компании.
При направлении сотрудника на работу к конкретной принимающей стороне (с которой заключен договор о предоставлении персонала) агентство занятости и работник заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. Данное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора и должно содержать сведения о (ч. 5 ст. 341.2 ТК РФ):
Некоторые суды признают правомерным привлечение к административной ответственности организацию, которая использует труд сторонних иностранных работников без необходимых разрешений (см., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 06.11.2013 № Ф01-11637/13, ФАС Северо-Кавказского округа от 29.05.2013 № Ф08-2341/13, ФАС Поволжского округа от 13.06.2012 № Ф06-2670/12).
Предоставление труда иностранных работников
Такое соглашение может содержать также дополнительные права и обязанности работника и принимающей стороны, отраженные в договоре о предоставлении персонала (п. 8 ст. 341.2 ТК РФ, об условиях договора о предоставлении персонала см. выше).
У понятия «персонал» есть свои признаки. Например, рабочий, которого пригласили вымыть окна в офисе компании на 12 этаже, не входит в это понятие. А если организация заключит с ним трудовой договор, и рабочий продолжит работать на постоянной основе, тогда его можно включить в штат.
Что такое «персонал», его признаки
- Половозрастная структура. Руководитель старается соблюдать паритет между мужчинами и женщинами, поэтому в его компании работает примерно одинаковое количество мужчин и женщин. Также он стремится набирать работников разных возрастных групп. Одни – молодые, инициативные, предлагают новые идеи, а другие – опытные и стабильно выполняют свои функции, но с менее гибким мышлением.
- По семейному статусу. По своему опыту руководитель знает, что семейные работники более надежны, так как они заинтересованы в стабильной и хорошо оплачиваемой работе. Но есть и риски: например, женщины с маленькими детьми часто уходят на больничный.
- По образованию. Практически на любом предприятии требуются кадры с высшим, средним или неоконченным образованием.
- Стаж работы. В производственный отдел руководитель предприятия нанимает рабочих, несмотря на опыт. В отделе есть мастер, который готов обучить новеньких. Но в технический и научно-исследовательский отделы руководитель ищет специалистов с опытом работы от трех лет.
Кто и как классифицирует персонал
Услышав словосочетание «классификация персонала», многие подумают, что это что-то из экономической теории, абстрактное и вообще не имеет отношения к реальности. Но это не так. Все передовые компании делят свой персонал на группы. Это помогает не только вести учет труда, но и мотивировать, развивать сотрудников. Как это реализуется, какие бывают классификации – читайте в статье.
Работодатель может избежать проведения обязательных медосмотров офисных работников, чьи рабочие места оборудованы компьютерами, если докажет, что сотрудники используют компьютеры менее половины рабочего дня. Для этого нужно закрепить правила и режим работы сотрудника за компьютером в приказе или должностной инструкции. Из них же должно следовать, чем работник занимается в остальное рабочее время (например, работа с бумагами, клиентами, корреспонденцией и т. д.).
При организации рабочего места главной целью для работодателя является обеспечение качественного и эффективного выполнения сотрудником работ при полноценном использовании закрепленного за ним оборудования с соблюдением установленных сроков. В связи с этим к рабочему месту предъявляются требования организационного, технического, эргономического, санитарного, гигиенического и экономического характера.
Общие требования к организации рабочего места.
Клавиатуру нужно располагать на поверхности стола на расстоянии 100 – 300 мм от края, обращенного к пользователю, или специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы
Вахтовый метод осуществления рабочих обязанностей отличается от предыдущих тем, что не предусматривает возврата сотрудника домой каждый день. При этом вахта на объекте должна чередоваться отдыхом, который предоставляется между сменами. Продолжительность вахтового варианты осуществления трудовых задач не может превышать одного месяца. Рабочая же смена длится 12 часов.
Если в процессе осуществления трудовой деятельности надомный работник пользуется собственными инструментами, в таком случае ему выплачивают компенсацию за износ. Подобного рода выплату, а также возмещение других расходов, которые несет сотрудник в ходе выполнения рабочих задач в домашних условиях, производит работодатель в порядке, установленном в договоре.
Дистанционный
В качестве разъездной работы рассматривается трудовая деятельность, при которой выполнение сотрудником должностных обязанностей осуществляется за пределами трудоустроившей организации, однако при этом у него имеется определенное рабочее место, ему дается задание и он обязан отчитаться о завершении работы, ежедневно возвращается к месту собственного жительства.
