⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Авансовый Отчет На Возмещение Ж/Д Билетов Не Подотчетнику. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.
Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета
Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.
Когда оформляется авансовый отчет
Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.
Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2023 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
- выдача работнику денег под отчет (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса» );
- возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса»).
Контроль подотчетных сумм на хозяйственные нужды
На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2023 № 3210-У
- Учтена сумма, выданная под отчет: Дт 71 Кт 50 на сумму 3 000 рублей;
- Отражена сумма отчета на размер сбора: Дт 91 Кт 71 на сумму 150 рублей;
- Остаток суммы подотчета принят в кассу: Дт 50 Кт 71 на сумму 2 850 рублей.
В случае приобретения ж/д билетов через посредника у предприятия возникает несколько вариантов учета. При покупке билетов в сумму входит стоимость проезда, соответствующая цене перевозчика и сумма, выплачиваемая за посреднические услуги. Особенности учета при прямой покупке и через посредника:
Действия при возврате билета
В ходе заграничных поездок приобретаются билеты, выписанные на иностранном языке. Позиция законодательных органов отражена в письме Минфина от 10.04.2013 № 03-07/11/11867. Документ указывает на необходимость ведения документов первичного учета на русском языке, что обязывает иметь перевод форм, представленный по строкам.
- на основании приказа (решения) об отмене командировки по уважительным причинам (например, изменение задания);
- при наличии документов, подтверждающих стоимость расходов (соответствующий документ выдается при возврате билета). Если авиабилет является нераздельным и частично использованным, к отчету прилагается составленное компанией-продавцом письмо (акт, справка) о возврате авиабилета. В письме указываются: фамилия и инициалы командированного, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета, а также копия авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия (абзац девятый п. 12 разд. II, абзац второй п. 11 разд. III Инструкции № 59).
- Учет расходов при отмене командировки
- В бухгалтерском учете затраты на командировки списываются на соответствующие счета учета расходов (Дт 91–94).
Существует несколько вариантов развития ситуации в случае отмены командировки. Если сотрудник оплачивал билеты самостоятельно, то отправлять заявку на отмену и уплачивать сопутствующие сборы, вроде штрафа за перенос дат, должен именно он. Компания затем должна компенсировать ему понесенные затраты.
О расходах на командировку
Обоснованные расходы на возмещение ущерба и затраты в виде штрафов, пеней и других санкций за нарушение условий договоров (признанные должником, а также подлежащие уплате по решению суда) могут быть включены в состав внереализационных расходов, не имеющих отношение к производству и реализации (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Согласно пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ, датой осуществления затаит признается дата вступления в законную силу решения суда или дата признания расходов должником. Соответственно, компенсация за возврат билета может быть учтена как расходы по уплате неустойки.
- израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
- предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Многие организации сталкиваются с необходимостью выдавать деньги сотрудникам на те или иные цели. Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или – когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств.
Контроль подотчетных сумм на хозяйственные нужды
На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.
Арбитражные суды опираются на определения КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П. В них говорится, что «налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности.
Возврат билетов при отмене командировки в бухгалтерском учете
Внимание ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке. В связи с этим считаем, что организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником билете сумму НДС.
Налоговые последствия
Перевозка пассажиров и багажа перевозчиком, согласно указаниям ст. 784 ГК РФ, осуществляется по договору перевозки. Заключение такого договора подтверждается билетом. Сдача перевозчику багажа удостоверяется багажной квитанцией (ч. 2 ст. 785 ГК РФ). По условиям договора:
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2023 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Правила по составлению отчета
Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
