Письма-извещения могут носить как частный, конкретизированный характер, так и содержать в себе общую информацию. Направляться письма могут как одному, так и нескольким адресатам, как физическим, так и юридическим лицам.
Информационное письмо
В соответствии с правилами делового этикета письмо-извещение должно быть подписано руководителем организации или руководителями организаций, если речь идет о совместно организованном мероприятии. Письма-извещения оформляются на фирменном бланке организации (если организация им пользуется) и составляются грамотно, с использованием канцелярских клише.
Общие правила составления письма
Нормативными актами не установлена единая структура письма-извещения. На нашем сайте имеется шаблон письма подобного типа, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его с учетом ваших конкретных обстоятельств.
Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:
Правильное написание писем — наука сложная, имеющая свои особенности для каждого конкретного случая. Столетиями человечество использует в обычной жизни и в работе информационные письма. За многие годы для каждого определенного случая сформировался свой образец письма-извещения.
Правильный образец письма-извещения
Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение — кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько. Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме.
- Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
- Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
- Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
- Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
- Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
В каких случаях составляется уведомление?
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
ПОЗДРАВЛЯЕМ КОЛЛЕГ! В 2023 году в Челябинском областном конкурсе на присвоение звания «Лучшая библиотека года» победителем в номинации «Лучшая городская библиотека»
За знаниями – в библиотеку. Методический день
4 февраля 2023 года в РГДБ состоится всероссийская видеоконференция в дистанционном формате «Вместе за семейный Интернет: роль и возможности библиотек» в рамках Недели безопасного Рунета (3-10 февраля) совместно с Центром безопасного Интернета «Не Допусти».
Отчётные документы центральных библиотек субъектов РФ, обслуживающих детей, за 2023 год
Ребятишки, забудьте про книжки?
Детская библиотека имени А.П.Гайдара, расположенная в обычной хрущевке, снова не работает. Юные читатели переживают, их родители возмущаются.
Впервые библиотеку имени Аркадия Гайдара закрыли 16 февраля на 20 дней, во второй раз — 4 июня на 30 дней. Причина — нарушение правил противопожарной безопасности. По информации специалистов городского отдела Госпожнадзора, в библиотеке отсутствуют система автоматической пожарной сигнализации, система оповещения при случае пожара и отдельный вход. Именно последнее доставляло больше всего неудобств жителям третьего подъезда дома №26 по улице Мира, которые и пожаловались пожарным. Деятельность библиотеки приостановлена по решению суда — соответствующие объявления украшают новенькие пластиковые окна.
В 2009 году в библиотеке имени Гайдара закончили капитальный ремонт, затратив 800 тысяч рублей. Полностью обновили библиотечный фонд, который сейчас самый богатый в городе, составляет 50 тысяч детских книг и журналов. Купили новую мебель. По словам директора Централизованной библиотечной системы Надежды Щеновой, о том, что библиотеке нужны обособленные входы, узнали поздно — в середине 2008 года, когда пожарные провели проверку. Но к тому времени сметная документация уже была составлена, деньги на ремонт выделены. Материально библиотеки города поддерживает только муниципалитет.
Информационное письмо — это вид делового послания, в котором адресату сообщают о каких-то фактах либо событиях. В digital-пространстве информационными письмами часто называют email-сообщения, которые содержат полезный для подписчиков контент.
Натали Азаренко
Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо.
Письмо-заявление
Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: « мы решили пересмотреть условия сотрудничества », « по данному вопросу я считаю …», « сообщаю, что намерен предпринять следующие действия …».
При необходимости он сам может решить о необходимости присутствия других компетентных сотрудников. Однако подобный пункт требует уведомления в ответном письме, чтобы заранее можно было спланировать посадочные места для всех присутствующих. Прочитайте шаблон официального письма приглашения, чтобы ознакомиться с его оформлением.
Письмо-приглашение на мероприятие — образец
Любое запланированное мероприятие, требующее присутствия посторонних лиц (не сотрудников компании), подразумевает предварительную отправку писем-приглашений. При этом отличия между самими мероприятиями отображаются и на тексте приглашений. В данной статье мы рассмотрим, как составить официальное приглашение на какую-либо встречу или переговоры.
Официальное письмо-приглашение
При составлении письма приглашения для иностранцев необходимо учитывать национальные особенности. При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно будет составить его на английском языке. Поверьте, составленное приглашение на английском языке создаст более приятное впечатление, чем на японском, но с большим количеством ошибок.
Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке. В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком. Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.
Содержание
***
Дорогие друзья!
Мы уверены, что настоящее богатство заключается не в накоплении материальных благ. Важно знать, что рядом есть верные друзья и партнеры, проверенные временем и делами. Надежные соратники – это точка опоры в движении к успеху и преодолении любых препятствий.
Будем рады встретить Вас на рождественском ужине, который состоится ___________(дата) в ресторане _____________. Надеемся, что праздничный вечер в кругу друзей, партнеров и коллег станет для Вас приятным и интересным событием.
Изображения
***
Приглашаем от души на праздник замечательный,
Приходите отмечать, будем вам признательны!
Ведь сегодня Новый год, сказка начинается.
Как известно, в этот день чудеса случаются!
С Новым годом вас, друзья, дружно поздравляем!
Вас чудеса, сюрпризы ждут, веселье обещаем!
А содержание письма будет напрямую зависеть от вида и цели. Так письма для уведомления включают в себя информацию только относительно того, что будет ценно для адресата. Из-за этого размер уведомления сильно изменяется, в одной ситуации для лица письмо может расположиться на одном листе, а для другого – на нескольких.
Нюансы составления
Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).
Письмо о смене реквизитов
- названием такого документа может быть только «Уведомление»
- основная часть письма разделяется на две части: причина составления и выводы или предложения
- прикладываются документы, которые необходимы для обоснования текста уведомления, указание списка приложений приводится в конце бумаги и начинается со слова «Приложения», после чего ставится двоеточие и начинается перечисление с указанием количества
- отметка об исполнителе с указанием его данных, включая место работы
- для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
- если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.
- правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
- вежливое обращение;
- грамотность, краткость и лаконичность информации;
- указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).
Структура и содержание документа
- используется как продольный, так и угловой бланк;
- требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
- отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
- используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
- применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.
Лирическое отступление. Данный ресурс предназначен для помощи людям, ведущим делопроизводство на практике, а не для студентов, которым в большей степени необходимы теоретические знания (для правильных ответов на экзаменах).
Поэтому в случае, если вам необходимо составить информационное письмо по сути, а классификация по делопроизводству иная, не стоит вникать в теоретические тонкости разницы между письмами, обратите внимание на представленные ниже образцы деловых писем.
Образец письма-уведомления
Все письма, которые будут рассмотрены в этой статье, предназначены для одной цели – сообщить получателю информацию по определенному вопросу, который интересует автора. Ниже представлены образцы составления информационного письма для каждого вида. Подготовка таких писем согласно общим требованиям делопроизводства происходит на фирменном бланке организации, и все данные письма (реквизиты) указываются в соответствии с действующими правилами.
Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.
Нормативная база
Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2023 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.
Правила написания и распространенные ошибки
- отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
- использование безличных обращений;
- использование сленга;
- личные вопросы;
- ошибки в именах, названиях, реквизитах;
- требовательный тон;
- настойчивые рекламные лозунги;
- грамматические ошибки.
