Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
По каким поводам происходит деловая переписка
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Каждая компания и более менее крупный частный филантроп неизбежно оказываются в ситуации, когда не имеют возможности удовлетворить запросы всех обратившихся за помощью. В этом посте расскажу о нескольких вариантах решения такой задачи.
Отвечайте на каждый запрос
В такой ситуации просто направьте просителя на сайт или опишите процедуру в письме. Бюрократизм? Конечно, как в любой сложно организованной деятельности администрирование становится неизбежным злом. И добром тоже – предотвращает хаос.
Как мотивировать отказ?
1. Запрос не вписывается ни в одно из направлений Вашей благотворительной деятельности. Предполагается, что Вы воспринимаете благотворительность как системную работу и у Вас есть документ – Политика благотворительности (документ может называться “Направления благотворительности”, это может быть не документ, а несколько пиктограмм, обозначающих темы) где четко и однозначно указаны направления Вашей деятельности.
На первый взгляд кажется, что мероприятие В2 совсем уж бессмысленное. В аудитории В2 нет или почти нет наших потенциальных Клиентов. Что же касается вторичной рекламы, то вроде бы тоже нет смысла пытаться ее запустить «на малой статистике». Может просто не «раскрутиться». Между тем, есть ситуации, когда такие мероприятия полезны. Например, в тех случаях, когда надо воздействовать на лиц, имеющих доступ туда, куда нам надо. Даже если мы тоже имеем туда доступ, работая с такими людьми, мы экономим свое время. А собрав их вместе, обеспечиваем затем возможность посещения «нескольких полезных мест одновременно».
К этому добавим еще и то обстоятельство, что предстоит довольно серьезно проверять полномочия организаторов мероприятия А1. Недаром даже крупные корпорации являются спонсорами одного-двух артистов — не более.
ШАГ 1
Чтобы у участников Клуба не возникло дискомфорта оттого, что им покупают билеты, можно заранее договориться с организаторами мероприятия А1 о том, что владельцев клубной карточки фирмы пропускают бесплатно. За оптовую покупку ста билетов устроить это проблем не составит. А Клиентам сообщить: «Вы можете бесплатно пройти по клубной карточке (как бы «по блату», «контрамарке» и т.п.)».
Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ. Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:
Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:
Сложности при написании писем-отказов
- Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
- Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
- Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
- Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.
3. Разработать спонсорские пакеты. В рамках рекламной кампании выделить ресурсы, где может быть размещена спонсорская реклама. Одним из таких ресурсов обязательно должен стать сайт мероприятия. Издайте спонсорские пакеты в PDF- формате и в виде полиграфической продукции. Разместите спонсорские пакеты на сайте, откройте Интернет-магазин по продаже билетов, сувенирной продукции с рекламой спонсоров. Тем самым вы сделает спонсорскую рекламу более эффективной, а мероприятие популярным. Для примера посмотрите сайт Олимпиады 2023 и вы увидите как сувенирная продукция с символикой Олимпиады и рекламой спонсоров пользовалась большим спросом.
4. Напишите универсальное письмо спонсорам. Разместите его в виде обращения на сайте. Составьте список потенциальных спонсоров и адаптируйте письмо для каждого из них. В серии статей Директ-мейл вы найдете подробные рекомендации того, как написать письмо спонсору. Используйте различные способы рассылки: теплую, холодную и совместную со спонсорами по его базе. Вот еще один отличный способ того, как найти спонсоров на мероприятие — как в социальных сетях «друзья друзей», так и в деле: партнеры спонсоров и есть ваши потенциальные спонсоры.
Создавайте
2. Отдельно оформить рекламную кампанию по раскрутке мероприятия. Этот пункт требует тщательного анализа ресурсов: СМИ, полиграфическая продукция, наружная реклама, сувенирные изделия, рекламные акции и пресс-конференции.
Таким образом, спонсорские средства не что иное, как плата за рекламу спонсора, спонсорские средства «оплачиваются» рекламой, имеют коммерческую основу. Спонсор здесь выступает как рекламодатель, а получатель помощи – как распространитель рекламы.
Бухгалтерский учет у спонсора
Для начала разберемся, в чем разница между благотворительной и спонсорской помощью, поскольку это прямо влияет на отражение сумм в учете и оформление документов при получении соответствующих сумм. Обратимся к федеральным законам.
Спонсорство и порядок его оформления
Благотворительностью не признается помощь политическим партиям и коммерческим фирмам, даже в целях, обозначенных выше. К примеру, бескорыстная помощь в организации конкурса детского рисунка, проводимого некоммерческой организацией «Дом детского творчества», — это благотворительность. Если конкурс проводит коммерческая фирма, о благотворительности говорить нельзя.
Виктория: Изучить предварительно компанию партнера: слияние, разделение, новые продукты, кадровые перестановки и изменение политики компании — всё это имеет большое значение! Важно также умение отказаться от участия партнера, сказать нет, если вы видите — мероприятие не для него. ЦА не та, не сможет решить его задачи. Это точно сработает на вас.
Светлана: Во главе идея, которая зацепит как можно большее количество людей, создаст резонанс. Онлайн-события и объединяющие онлайн- и офлайн-формат — самые востребованные. А также спортивные проекты, на мой взгляд.
В беседе принимают участие:
Екатерина: Людям трудно говорить «нет». Компании тянут с решением до последнего и не могут четко сформулировать причины отказа. Многие события, пытаясь привлечь партнеров, демпингуют или готовы работать на условиях невыгодных или ненужных бартеров, что избаловало рынок. Мы много усилий инвестируем в то, чтобы доказать — хороший продукт не может быть бесплатным или дешевым. Нам предстоит еще долгий путь — по повышению культуры спонсорства и организации мероприятий в целом. Болей очень много — об этом можно написать отдельную статью.
Предприниматель вправе подать письмо с просьбой о финансовой помощи любому экономическому субъекту. Но рассмотрят ли это обращение, гарантий нет. Чтобы повысить шансы на поддержку от спонсора, соблюдайте рекомендации:
Обязаны ли помочь
Благотворительность осуществляется исключительно по желанию жертвователя. Никаких законодательных норм и гарантий не предусмотрено, если благотворитель примет решение отказать в спонсорстве, то заставить его невозможно.
Как правильно составить обращение
Несмотря на многочисленные меры поддержки от государства (подробности в статье «Антикризисные меры на время карантина по коронавирусу: права и обязанности организаций»), бизнес оказался на грани банкротства. Беспроцентные кредиты и отсрочки по налогам не дают ожидаемого результата. Один из вариантов, как оставаться на плаву в период тяжелой экономической обстановке в стране — это обратиться за помощью.
- Спонсорство, ориентированное на потребителей товаров и услуг компании.
- Спонсорство, ориентированное на формирование общественного мнения.
- Внутреннее спонсорство, ориентированное на мотивацию работников самой фирмы-спонсора. Создание положительного имиджа у тех, кто приходит на фирму, привлечение на работу специалистов, в которых фирма заинтересована.
Согласно ст. 3 Закона №38-ФЗ «О рекламе» от 13.03.2006 года спонсор – это лицо, предоставившее средства либо обеспечившее предоставление средств для организации и (или) проведения спортивного, культурного или любого иного мероприятия, создания и (или) трансляции теле- или радиопередачи либо создания и (или) использования иного результата творческой деятельности. Таким образом, спонсорство – это деятельность спонсора, предоставившего средства для проведения определенного мероприятия.
Что такое спонсорство
Любая помощь, оказанная безвозмездно или по договору спонсорства крайне ценна для наших подопечных, вне зависимости от выбранного меценатом направления или сферы деятельности. Но стоит различать понятия благотворительность и спонсорство, так как они имеют разный статус, накладывают различную степень ответственности на стороны.
Типичные примеры: семинары для руководителей второго-третьего уровня городских и областных администраций и т.д. В этом же ряду находятся пресс-конференции, проводимые в качестве акции Public Relations и имеющие своей целью не столько последующие публикации, сколько поддержание полезных разговоров в редакциях газет (одно из типовых мест, через которые проходят потоки значимых людей, хорошее место для запуска слухов).
Следующее ограничение связано с тем, что конкуренты также с большой вероятностью будут использовать мероприятие А1. И значит, будут «растаскивать» внимание аудитории, подобно тому, как несколько магазинов на одной улице «растаскивают» поток Клиентов.
ШАГ 1
У всех вышеперечисленных событий общее то, что фирме предлагают профинансировать какое-либо мероприятие. Когда это может быть эффективно? Не претендуя на полноту, предлагаем методику, которая помогает принять решение в каждом конкретном случае.
