Органицация два года на «доходах» сколько хранить документы

⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Органицация два года на «доходах» сколько хранить документы. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.

Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.

• налоговых деклараций — с 5 до 6 лет;
• расчетов по страховым взносам — с 5 до 6 лет;
• счетов-фактур — с 4 до 5 лет;
• переписки с налоговыми органами о противоречиях в расчетом налогов — с 5 до 6 лет;
• графиков отпусков — с одного до 3 лет;
• документов о дисциплинарных взысканиях — с 5 до 3 лет;
• документов о получении зарплаты — с 5 до 6 лет;
• документов, которые подтверждают налоговые льготы, отсрочки/отказы на льготы и отсрочку платежей — с 5 до 6 лет.

Срок хранения бухгалтерских и налоговых документов изменился

Определено, что все первичные и учетные документы организация имеет право уничтожить по прошествии 5 лет с момента их последнего использования для целей получения отчетов, если не установлены другие сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность уничтожать нельзя и нужно хранить постоянно. Порядок хранения налоговых документов регулирует статья 23 Налогового кодекса РФ . В общем случае — это 48 месяцев. Но есть и другие большие сроки, которые урегулированы приказом Росархива.

Что случилось?

Росархив приказом от 20.12.2023 № 236 обновил Перечень типовых управленческих архивных документов, регулирующий порядок и сроки хранения документации организаций. Изменения вступят в силу с 18 февраля 2023 года. После этой даты многие бухгалтерские документы придется хранить дольше, чем сейчас.

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Срок хранения налоговых деклараций в организации

• цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
• стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второйп. 2 ст. 254 НК РФ);
• цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
• стоимости приобретения покупных товаров.

Храним документы в организации правильно

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Документы для предъявления их акционерам общества выдаются под расписку сотруднику общества (состоящему с ним в трудовых или гражданско-правовых отношениях), уполномоченному на получение документов общества (п. 3.8 Положения о хранении документов в АО). Сотрудникам общества документы выдаются под расписку (на срок не более одного месяца) с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, Ф.И.О. лица, которому он выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

Порядок и сроки хранения документов предприятия общественного питания

Согласно п. 2 ст. 14 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности, является правом организаций и граждан. Если архив создается, его работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила работы архивов). В введении к данному документу указано, что государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Общества с ограниченной ответственностью (ООО)

При проведении экспертизы ценности документов отбираются дела постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также выделяются дела с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества (п. 4.3 Положения о хранении документов в АО).

• документов о дисциплинарных взысканиях – 3 года, а не пять;
• заявок о потребности в иностранцах – 1 год вместо 5;
• документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет вместо постоянного хранения;
• книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – хранить 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов установят отдельные сроки хранения. Например, уведомлениям и предупреждениям работников необходимо обеспечить сохранность в течение трех лет. Заявления сотрудников о выдаче справок по работе и их копии нужно сберегать на протяжении года. Журналы, книги учета инструктажа по охране труда должны храниться 45 лет.

Хранение кадровых документов

• срок хранение счетов-фактур составит 5 лет вместо 4;
• документы о получении заработной платы (при наличии лицевых счетов) нужно хранить шесть лет вместо пяти;
• срок хранения реестров сведений о доходах физических лиц уменьшится до 5 лет (с 75-ти);
• книги учета доходов и расходов для организаций и ИП на УСН должны сберегаться 5 лет (по действующим правилам – постоянно).

означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Основные виды и сроки хранения бухгалтерских документов

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Как уже было отмечено, налоговое законодательство также требует от налогоплательщика обязательного хранения документов, правда, здесь основные сроки хранения чуть меньше. Налоговым кодексом Российской Федерации определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

• Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
• Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Причины увеличения и сокращения срока хранения документов

• Для осуществления бухгалтерского учета (согласно статье 29 закона «О бухучете» №402) – 5 лет с даты завершения отчетного года или даты последнего использования.
• Для налогового учета (согласно статье 23 НК РФ) – 4 года.