Обязательно ли сшивать производственные приказы в дело и нумеровать

В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.

1. Скажите обязательно ли прошнуровывать, пронумеровывать и скреплять печатью положения, должностные инструкции?2. Для ознакомления сотрудников с положениями и должностными инструкциями и др.локальными актами мы оформили листы ознакомления. Надо ли эти

— — Один экземпляр при этом хранится в службе охраны труда, а другие выдаются руководителям структурных подразделений организации предприятия с обязательной их регистрацией в журнале учета выдачи инструкций по охране труда для работников (по форме Приложения 3 к Рекомендациям).

Нужно ли прошивать инструкции по охране труда

Скачайте полезные материалы: Шпаргалка от экспертов Полезный образец Примените в работе Скачайте готовый образец Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.

Увольнение работника было признано судом незаконным. Работник пришел с требованием выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной незаконной. Дубликат кадровый работник готовит не сразу, а в течение суток, т.е. сегодня у работника принимается старая трудовая книжка, а завтра она возвращается вместе с дубликатом. Нужно ли вносить запись о принятии от работника старой трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Можно ли регистрировать проведение инструктажей в электронном виде и подтверждать это электронной цифровой подписью? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г.

Материалы по теме:

Как регистрировать кадровые документы и события? Какие журналы регистрации вести? Как они оформляются? Какие графы в них должны быть? В какой момент регистрируются кадровые документы? Как присваиваются регистрационные номера? Кто именно (кто из работников) обязан регистрировать кадровые документы и события? Как оформляется титульная страница журнала регистрации? Как оформить список лиц, ведущих журнал? Что писать на задней «бумажке», которая клеится на концы прошивки? Образцы самых разных журналов регистрации и учета.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Порядок оформления

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Документы, подвергающиеся прошивке

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

  • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
  • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.
Читайте также:  Список юридических профессий

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Как сшивать документы?

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Чем делать дырки?

  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Правила сшивания документов ГОСТ

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Вы нашли нужную информацию, за которой пришли?
Да, то что нужно информация.
22.39%
Непонятно, еще обращусь за помощью к юристу.
11.57%
Нет, буду сам искать еще.
66.04%
Проголосовало: 268

  1. есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
  2. есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.
  3. есть ли заголовок и текст, подпись;
  4. есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
Читайте также:  Норматив площади для уборщика служебных помещений в здравоохранении

При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации. Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством. Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Прошивать документы необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Содержание статьи Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами.

Как правильно сшивать документы

Скачайте полезные материалы: Шпаргалка от экспертов Полезный образец Примените в работе Скачайте готовый образец Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего». И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Хранение журналов регистрации

Описание работ должно производиться применительно к конструктивным элементам здания, строения или сооружения с указанием осей, рядов, отметок, этажей, ярусов, секций, помещений, где работы выполнялись. Здесь же должны приводиться краткие сведения о методах выполнения работ, применяемых строительных материалах, изделиях и конструкциях, проведенных испытаниях конструкций, оборудования, систем, сетей и устройств (опробование вхолостую или под нагрузкой, подача электроэнергии, давления, испытания на прочность и герметичность и др.).

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена . Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами: — Нюансы о заработке, что прописываются в приказе Оформление отпуска , , Зачисление в штат Правила издания приказа в связи с этим Правила предоставления отпусков без оплаты ст.

А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии.

Как прошивать журнал учета?

3 Выберите удобную ориентацию страницы (альбомную, книжную) для внесения записей в журнал. При желании оформите таблицу, содержащую следующие графы:- порядковый номер записи;- дата внесения записи;- порядковый номер приказа;- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего приказ;- краткое содержание приказа.Если вам неудобен табличный вид, ведите записи в свободной форме.

Читайте также:  Численность Ветеранов Труда В России

Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки. От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра). Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров. Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное. В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров. Поверх образованного узла наклеивается заверительный лист.

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки. Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.

Способы подшивки

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

  1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации и присваивает номера описи структурного подразделения.
При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Порядок систематизации дел в организации – хронологически-структурный. Это означает, что дела систематизируют по годам. И дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел. Так получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.
В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет, с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

Предварительное рассмотрение документов

  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Мария Сергеевна
Специализация: адвокат по семейным делам, адвокаты для представительства в суде, защита в суде, представительство в судах общей юрисдикции, представительство в суде, составление документов, составление жалоб, составление и проверка юридических документов, составление искового заявления, составление претензии, устная консультация, юристы для проведения независимых экспертиз, юристы и адвокаты по автомобильному праву, юристы по административному праву, юристы по жилищным вопросам, юристы по защите прав потребителей, юристы по семейному праву. Помогу Вам решить самые сложные и нестандартные проблемы.
Оцените автора
Простые ответы на юридические вопросы