Вот представьте момент. Вы направили свою служебную записку в адрес своих коллег по работе года или два назад. ДА ДА бывает, что необходимо найти даже такие старые документы. И секретарь на том конце провода (если вы ей звоните по телефону) спрашивает, когда и под каким номером вы направляли служебную. Вы чешите репу и вспоминаете, что есть журнал регистрации достаете его, перелистываете и ВУАЛЯ, находите номер и соответственно всю информацию о данной служебной.
Шапкой служебной записки называют верхнюю ее часть. Там располагается информация о том кому вы пишите, с указанием должности и ФИО, а так же исходящий номер (который вы присваиваете ей в журнале регистрации исходящей документации). В нашем случае это начальник отдела и главный бухгалтер.
1. «Шапка» служебной записки.
Самый прикол, что когда я пришел на завод, то меня просто бесила эта регистрации всяких бумаг. В моем понимании (тогда) это было пустая трата драгоценного рабочего времени. Ведь его можно было потратить на игру в шарики на компьютере или разложить пасьянс . Шучу конечно.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Виды писем
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
Пример 1
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.
Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может
- инициировать принятие какого-либо решения;
- донести до сведения получателя определенную информацию;
- отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
- ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).
Оформление
Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с приказом № 27 от 10.09.2023 г. 11 сентября 2023 года я отбыл в командировку из г. Москвы в г. Тулу на личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, государственный регистрационный номер А869АВ 267 RUS). Обратно в г. Москву я вернулся 16 сентября 2023 года в 19:00.
Фактический срок моей командировки составил 6 календарных дней.
Прилагаю следующие подтверждения путевых издержек:
– Путевой лист от 11.09.2023 г. на 1 печатном листе.
– Копии кассовых чеков АЗС «Роснефть» от 11.09.2023 г. (трасса Москва-Тула) и от 16.09.2023 г. (г. Тула).
– Квитанция гостиницы «Профит» от 16.09.2023 г.
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
Виды записок
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Как подавать в электронном виде
- о запросе информации;
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- о направлении в служебную поездку или командировку;
- о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2023, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Важные особенности и формулировки
В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2023 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Требования к документу
- Сотрудник создает служебку.
- Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
- Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
- Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
- Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
Ставлю вас в известность, что в последние две недели в компьютере, закрепленном за бухгалтером по начислению заработной платы Тимченко Людмилой Петровной, систематически происходят сбои в его работе. Компьютер находится в эксплуатации с 20 марта 2013 года и один раз подвергся ремонту.
Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.
Нормативы регулирования законности документа
- адресат не указывается, ввиду того, что получателем будет тот пользователь, на чей электронный адрес была отправлена записка;
- идентификация отправителя тоже происходит благодаря реквизитам электронного адреса должностного лица, отправившего документ. Подпись адресанта тоже может проставляться в автоматическом режиме.
Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.
Цель служебной записки
- Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
- Наименование подразделения, куда направляется документ.
- ФИО и должность непосредственного получателя.
- Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
- Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
- «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
- Дата и номер служебной записки.
- Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.
Служебная записка онлайн
Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую. Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств.
Конечно, первым делом нужно узнать у кадрового подразделения, существует ли локальный акт работодателя (приказ, положение и т.п.) с требованиями к такого рода документу. Если их нет, в качестве образца можно воспользоваться нашим примером.
Пример как написать служебную записку
Участники встречи: со стороны ООО “КрайВодСнаб” – коммерческий директор Романов Петр Александрович, со стороны ООО “Сибит” – руководитель отдела по работе с клиентами ЮФО Андреев Руслан Викторович. Цель проведения встречи – ознакомление со сметой на производство строительных работ, заключение договора.
Служебная записка
Результаты встречи: участники подписали договор строительного подряда № 47/12 от 11.05.2023 г. на сумму 1 250 000 (один миллион двести пятьдесят тысяч) рублей, по которому ООО “Сибит” берет на себя обязательство строительства и ввода в эксплуатацию линейного объекта – водопровода, а ООО “КрайВодСнаб” обязуется принять работу и оплатить ее стоимость.
Существует ряд документов, посредством которых осуществляется коммуникация подразделений компании. Один из них – это служебная записка, призванная обеспечивать горизонтальную связь между структурными единицами бизнес-субъекта. Как правило, она составляется в электронном или бумажном виде и направляется коллегам или руководителям соседнего отдела. Ее необходимо хранить в архиве организации пять и более лет. При необходимости этот срок может быть увеличен.
Служебная записка – что это, отличия от других документов, структура
Не существует четких требований, согласно которым должны составляться все служебные записки. Конкретные правила их написания могут отличаться в разных организациях, но есть пункты, которых придерживаются руководители всех компаний.
Алгоритм составления служебной записки
- Создать служебку.
- Согласовать ее цели и содержание с руководителем и остальными работниками, которые могут быть в этом заинтересованы.
- Отправить записку на рассмотрение.
- Дождаться ознакомления адресата записки с ее содержанием и вынесения решения по обозначенному в тексте документа вопросу.
- Дождаться уведомления о результате.
Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.
Оформление служебной записки
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк.
Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2023 году
При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле. Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.
Работники Жолин С.Л. и Которский Е. Р. в течение 2-х (двух) месяцев добросовестно выполняют свои должностные обязанности и перевыполняют рабочую норму. На этом основании прошу Вас премировать работников Жолина С.Л. и Которского Е. Р. денежной премией. Прилагаю подробную информацию о выполненном этими сотрудниками объеме работы.
Служебная записка представляет собой разновидность докладной. Это документ информационно-справочного типа, необходимый для информационного обмена и взаимодействия внутри организации между отделами, структурными подразделениями одного управленческого уровня (на горизонтальном уровне). То есть, если обратиться к руководителю или специалисту другого отдела, то составляется именно служебная записка, а если обращение происходит к начальнику вышестоящего уровня, то будет использоваться уже докладная. Разница между ними только в этом.
Для каких целей необходим документ этого типа
На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).
Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.
Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:
Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции
Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:
Служебная записка считается наиболее распространенным внутренним документом в организациях, который позволяет запросить информацию у параллельных подразделений для решения ряда производственных задач. Представленная документация требует правильного оформления относительно структуры и внешней подачи. Рассмотрим основные особенности в представленной статье.
Общее определение
На текущий момент на территории отечественного государства действует государственный стандарт Р7.0.97 – 2023 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Для организационно-распорядительной документации имеется отдельная статья, где представлены основные особенности и нормативные указания. В пункте 5.15 располагается упоминание относительно СЗ. Важно отметить, что документ носит рекомендательный характер.
Оформление служебной записки по ГОСТ
При условии внесения пункта-отсылки к ГОСТ представленные нюансы нужно будет соблюдать. В самом документе детальное регулирование относится к внешнему виду, особенностям оформления на различных типах бумаги, в том числе регулирование по форматированию. По краям должны располагаться поля 10 и 20 мм справа и слева соответственно. Все документы должны заполняться только на русском. Справа в верхнем углу вписывается адресат, слева наименование бумаги, дата регистрации, регистрационный номер. В заголовке должна отражаться суть служебной записки.
