Объяснительная пример в пенсионный фонд

На первый взгляд, объяснительная записка кажется чем-то несущественным, но это не так. Это документ, который поможет руководству разобраться в случившемся и принять верное решение о необходимости дисциплинарного взыскания.

8606 По своей сути, несвоевременное предоставление документов – это невыполнение прямых должностных обязанностей, ведь ряд профессий предусматривает именно работу с документацией. Если какая-либо бумага не была предоставлена в срок, это может спровоцировать задержку других процессов на работе или же просто негативно отразиться на результате. Если работник допустил такой недостаток в своей работе, начальство вправе потребовать от него объяснительную записку, в которой следует изложить причины, приведшие к задержке с документацией.

Как пишется объяснительная записка по факту выявленных нарушений при проведении проверок

ФАЙЛЫ Составляется записка по общим принципам делопроизводства, то есть с указанием адресата (начальника), собственной должности, обязательного проставления даты и личной подписи. Рекомендации по формулировке содержания: не пытайтесь переложить собственную оплошность на кого-то другого; встречные обвинения в объяснительной записке не сработают в вашу пользу;

«Сообщаем вам, что в отчете по форме СЗВ-М за июнь 2023 года ошибки и неточности отсутствуют. А количество застрахованных лиц в нем уменьшилось по сравнению с отчетом за май 2023 года в связи с увольнением из организации следующих сотрудников:

Можно ли не отвечать на уведомление? Если ошибок в СЗВ-М нет, в общем-то делать это вы не обязаны. Никаких штрафов за непредставление в ПФР пояснений в законе нет. Но лучше все-таки его не игнорировать. Так будет спокойнее и фонду, и вам.

Зачем фонду пояснения по СЗВ-М

Ответить фонду на уведомление лучше в течение 5 рабочих дней с момента его получения. Столько времени отводится на исправление ошибок в индивидуальных сведениях (п. 37 Инструкции «О ведении персучета», утв. приказом Минтруда от 21.12.2023 № 766н). С сообщением об их отсутствии, полагаем, целесообразно уложиться в тот же срок.

Как сделать корректировку в ПФР? В поле «Номер корректировки» титульного листа корректирующего расчета в ПФР нужно указать цифру, которая соответствует по порядку номеру уточнения за соответствующий отчетный период (следует начинать с «001»). В скорректированный расчет включаются не только данные, которые были исправлены, но и остальные данные расчета, включая те, которые были верны и не требовали исправления. Вместе с тем, с 2023 года действует более простой порядок внесения исправлений в отчет. Организация — страхователь может вносить корректирующие сведения в отчет за текущий период, в котором обнаружены ошибки, в строке 120 раздела 1 и разделе 4 формы РСВ-1 ПФР за текущий период. Упрощенный порядок внесения исправлений по ошибкам предыдущих периодов рекомендован плательщикам только тогда, когда истекут два месяца после окончания квартала, в котором допущена ошибка.

В нижнем колонтитуле вы можете выбрать три собственных поля или использовать стандартные. Описания могут быть интегрированы с использованием свободных текстовых полей. Так же, как можно больше свободы, чтобы определить, как часто отправляется отчет и как он отображается.

Автоматизация отчетов

• адресат — ФИО и должность руководителя, название организации, документ обязательно должен иметь указание на то, для кого он предназначен;
• название документа и его заголовок;
• дата написания;
• подпись работника;
• текст с описанием события и объяснением случившегося.

Если работник допустил такой недостаток в своей работе, начальство вправе потребовать от него объяснительную записку, в которой следует изложить причины, приведшие к задержке с документацией. ФАЙЛЫ Составляется записка по общим принципам делопроизводства, то есть с указанием адресата (начальника), собственной должности, обязательного проставления даты и личной подписи.

Содержание Штрафных санкций за непредставление не предусмотрено, но игнорировать требования налоговой не стоит, поскольку, не получив ответа, ИФНС может доначислить налоги и насчитать пени. Обратите внимание: если налогоплательщик относится к категории тех, кто обязан подавать налоговую декларацию в электронном виде согласно п. 3 ст. 80 НК РФ (например, по НДС), то он должен обеспечить прием от ИФНС электронных документов, направляемых в процессе камеральной проверки.

Бесплатная юридическая помощь

Размер штрафа при срыве сроков подачи формы СЗВ-М составляет 500 рублей за каждого работника. Штрафы за несвоевременную сдачу СЗВ-М в 2023 году грозят не только непосредственно организации, под штрафные санкции рискует попасть также руководитель или иное должностное лицо, которое отвечает за своевременную подачу отчетности, а также предоставление полной и достоверной информации.

Организации, отправляя отчетность, могут столкнуться с техническими сбоями, неполадками у провайдера, ошибками в формате документа и т. д. что может привести к задержке представления отчетности. За опоздание предусмотрен штраф — 5 процентов суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30 процентов указанной суммы и не менее 1000 рублей (ч. 1 ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ)).

Опоздали с отчетностью? Объяснитесь

Основная часть документа, то есть сам текст, состоит из двух взаимосвязанных частей – фактической и причинно-следственной. В первой указывается нарушение, послужившее поводом для написания объяснительной, а во второй – причины, по которым это произошло. Пример с составлением записки из-за прогула или опоздания не является единственным из возможных вариантов. Написание объяснительной может потребоваться и по результатам проведенной внутренней или внешней ревизии, инвентаризации кассы, основных средств с выявлением факта недостачи, для уточнения или корректировки проведенных бухгалтерских операций или внесения несущественных изменений в налоговые регистры отчетных форм.

Написание объяснительной записки

Даже если специалисты ПФР не обратят внимание на объяснительную записку к расчету РСВ-1 и начислят максимальный штраф, фирма может оспорить их действия в суде. Арбитры, так же как и контролеры, вправе снизить штраф в случае наличия смягчающих обстоятельств. Как отмечают судьи, перечень таких обстоятельств не является исчерпывающим (пост. ФАС ДВО от 21.02.2011 № Ф03-344/2011). Санкции могут быть уменьшены до такого размера, который они сочтут уместным в каждой конкретной ситуации.

Лучше постараться сослаться на сложившиеся обстоятельства — большая загруженность на работе, большой и непрерывный поток клиентов, механическая ошибка из-за напряженного дня, плохое самочувствие или иная причина.

Объяснительная записка об ошибке в работе

• Ф.И.О. сотрудника, допустившего нарушение, его должность на предприятии;
• точная дата на момент составления объяснительной;
• суть нарушения;
• сопутствующие нарушению обстоятельства;
• причины совершения проступка.

Выявление сути нарушения

Чтобы работодатель смог оценить степень участия конкретного человека и его ошибки в допущенном ущербе, необходимо от него получить объяснительную записку. На основании акта, в котором определено нарушение, руководитель организации выдвигает к работнику письменное требование о написании объяснительной записки с указанием срока исполнения требования.

Даже если специалисты ПФР не обратят внимание на объяснительную записку к расчету РСВ-1 и начислят максимальный штраф, фирма может оспорить их действия в суде. Арбитры, так же как и контролеры, вправе снизить штраф в случае наличия смягчающих обстоятельств. Как отмечают судьи, перечень таких обстоятельств не является исчерпывающим (пост. ФАС ДВО от 21.02.2011 № Ф03-344/2011). Санкции могут быть уменьшены до такого размера, который они сочтут уместным в каждой конкретной ситуации.

Сдали отчетность не вовремя — придется объясняться

Разновидность служебной записки — объяснительная записка . Составляется с целью объяснить причину случившегося, например, опоздания, прогула, невыполнения поручения и т. д. Объяснительная записка может выступать в качестве основного документа либо быть дополнением к другому документу, поясняя его отдельные положения.

Написание объяснительной записки

Объяснительная записка составляется в произвольной форме. Начать следует с того, какая отчетность и за какой период была представлена не вовремя, а также обозначить дни просрочки. Далее нужно указать причины, которые помешали своевременной сдаче отчетности. Это может быть поломка компьютера у самой фирмы, технические сбои у интернет-провайдера или спецоператора. Причины могут быть разными, и, поскольку перечень обстоятельств, исключающих и смягчающих вину, открыт, компании следует привести как можно больше доводов в свою защиту. К пояснениям нужно приложить подтверждающие документы: справку от спецоператора о технической поломке или отчет от интернет-провайдера.

Поэтому если вы в похожей ситуации получите из ПФР акт камеральной проверки, в соответствии с которым вашу организацию привлекут к ответственности и предложат заплатить штраф за СЗВ-М дополняющую, не торопитесь исполнять требование Фонда. Пишите возражения, и, возможно, акт отменят.

Заметим, что аналогичная ответственность в НК РФ несколько мягче. Например, непредставление или просрочка 2-НДФЛ «стоят» дешевле — 200 руб. за документ (ст. 126 НК РФ). А на 500 руб. штрафуют лишь за те справки, сведения в которых оказались недостоверными (ст. 126.1 НК РФ). При этом есть возможность избежать ответственности — при условии обнаружения и исправления ошибок до того, как их найдут налоговики.

Штрафуют за несданную СЗВ-М, сданную не вовремя (опоздание) или с ошибками

Затруднения вызывает и такой вопрос, на каком основании исчисляется сумма штрафа. Базовый размер наказания 500 рублей за одного застрахованного умножается на количество всех застрахованных работников или только тех, в отношении которых были поданы неверные сведения? И снова судебная практика не дает точного недвусмысленного ответа.

Председателю Арбитражного суда г. Москвы Н. А. Новикову специалиста отдела делопроизводства Марьяновой Р.М. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА О несвоевременном предоставлении документа Я, Марьянова Раиса Михайловна, являясь молодым специалистом, работаю в суде с 12.09.2023 г.

Чтобы поймать вас на ней или, наоборот, удостовериться, что вы все сделали правильно, он направит вам уведомление. Периодичность и критерии для направления уведомлений нормативно не закреплены, каждое отделение фонда устанавливает свои. Поэтому получать такие уведомления вы можете хоть ежеесячно — по каждому сданному отчету.

Объяснительная директору о несвоевременной сдачи сзвм

В подобном случае размер штрафа может составлять от 300 до 500 рублей. Российское законодательство не предусматривает какого-либо рода смягчающих обстоятельств, которые бы оправдали страхователя, не подавшего вовремя отчет.

Законодательно не установлено требования о том, что работник обязан написать объяснительную. Поэтому он может не передавать никаких разъяснений работодателю о причинах случившегося, если посчитает ненужным давать пояснения или полагает, что они могут только навредить (статьи 21, 192 Трудового кодекса РФ). Но отказ в написании документа не означает вины работника в случившемся и того, что он совершил проступок намеренно. Как и не лишает работодателя права привлечь работника к дисциплинарному взысканию по нормам абзаца 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ (многие ошибочно полагают, что при отказе от написания объяснительной работодатель не сможет объявить работнику выговор или уволить его). Уволить сотрудника за отказ от оформления объяснительной не могут – сделать это возможно только за проступок, причины которого требовалось объяснить.

• опоздание на работу;
• отсутствие на рабочем месте в течение четырех часов и более;
• нахождение на работе в состоянии опьянения;
• нанесение ущерба личному имуществу работодателя;
• нарушение правил охраны труда;
• представление руководству недостоверных сведений о состоянии дел.

👩‍💼 Уведомление работника о необходимости дать объяснения. Как это происходит

Уведомить работника о необходимости дать объяснения через приказ или требование бывает не так просто: некоторые работники умышленно уклоняются от его получения. Тогда работодателю следует направить требование альтернативным способом: по смс, сообщением в мессенджере, заказным письмом и пр.

Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.

Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.

Если пробки, снегопады и соседи затопили

Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.

• Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
• За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
• Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
• Доступны готовые шаблоны документов, которые можно

Скачайте документы из статьи

Юридическая практика в таких ситуациях, к сожалению, не имеет единой направленности. Некоторые судьи считают, что дополняющая форма представляет единый текст с первичной отчетностью, поэтому применение наказания неправомерно: см., например, Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 05.10.17 № А78-1989/2023. Но может быть и обратный вариант, когда правым признают Пенсионный фонд, так как в исходном документе сведений об этих лицах не было (Постановление от 25.12.17 № Ф03-5001/2023).

Что делать: судебная практика

Предоставление персонифицированных сведений о всех застрахованных лицах, работающих в организации, в том числе внештатно, позволяет ПФР проводить мониторинг работающих пенсионеров и своевременно актуализировать решения по пенсионным выплатам.