Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как собрать документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:
Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?
Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.
Приведем несколько примеров
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.
С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2023 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:
Изменения с 1 июля 2023 года
Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.
- документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
- ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
- содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
- документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.
К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2023 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.
Товарный чек
- наименование организации и ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
- наименование документа и признак расчета;
- регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
- адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
- номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- ставка и сумма НДС;
- система налогообложения;
- код товара.
Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.
Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.
Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета
Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.
В самом словосочетании «авансовый отчет» слышится расшифровка смысла – отчет по выданному авансу. Выдается аванс подотчетному лицу на целевое расходование средств, подтвержденное должным образом заполненными первичными документами.
Что такое авансовый отчет
Если сотрудник не отчитался по ранее выданному авансу, выдать ему новый нельзя. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных сумм, это не служит основанием для невыдачи очередных подотчетных средств.
Какие налоги можно уменьшать
Документально подтвержденные командировочные расходы освобождаются от страховых взносов и учитываются при расчете налога на прибыль. Также, суточные в размере не более 700,00 рублей на каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500,00 рублей за каждый день в зарубежной командировке не облагаются НДФЛ. На сумму превышенного расхода придется начислить НДФЛ. Важно отметить, что расходы на питание входят в сумму суточных и не могут учитываться отдельно.
При покупке товара или оказании услуги подотчетному лицу на руки выдается документ – чек ККТ (контрольно-кассовой техники). Он может быть кассовым или товарным. Для авансового отчета важно, чтобы в этом чеке содержалась следующая информация:
Чеки для авансового отчета: какие можно принимать?
Эти документы должны содержать имя, отчество и фамилию продавца, ИНН, а также дату и сумму сделки. В расписке указывается сотрудник, получившей товар или услугу, либо наименование организации, если он действует по доверенности. В бланке строгой отчетности могут быть указаны только ФИО, так как эта форма оформляется при оказании услуг населению. В этом случае прописывается наименование товара или услуги и ФИО подотчетного сотрудника, а в своем отчете он обосновывает принадлежность трат организации.
Чеки для авансового отчета: есть ли альтернатива?
Все эти требования к чекам прописаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом фиксированной формы для составления товарного чека нет – продавец или поставщик услуги вправе самостоятельно составлять этот документ, ориентируясь на требования законодательства к его содержанию.
Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.
В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).
Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом
Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2023 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.
1 Полное название документа — «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержден решением совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, приведен в письме Центробанка России от 4 октября 1993 г. № 18.
Дело в том, что многие налоговики считают: если бы человек заранее взял на предприятии деньги, а затем принес оправдательные документы, то проблем бы не было. Но поскольку он сделал покупку на свой страх и риск, не получив «благословения» руководства в виде подписи на расходном ордере, заплатил продавцу свои деньги, то и право собственности на продукцию получил сам работник, а не фирма. Так что недостаточно просто прийти и отчитаться о расходовании «казенных» сумм, как в случае с обыкновенным «подотчетником». В данном случае организация должна перекупить товар у своего сотрудника. Такой точки зрения придерживается начальник отдела налогообложения физических лиц УМНС России по г. Москве Георгий Карамаев 2 . С этим согласны и в МНС.
Подтверждающие документы
Кроме того, существует письмо УМНС России по г. Москве от 13 мая 2002 г. №28-11/21263, где утверждается, что подотчетные средства, отраженные по дебету счета 71, не являются объектом обложения единым социальным налогом. С этим согласился ФАС Центрального округа, который в постановлении от 8 января 2004 г. № А54-2875/03-С21 отметил, что подотчетные суммы числятся на счете 71, то есть не отнесены к расходам. Значит, с них не берется ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).
На бумажном чеке, подтверждающем расходы, в таком случае ставят подпись продавца как ответственного лица. Дополнительные сведения, необходимые для отчетности в соответствии со ст. 1 закона №192-ФЗ от 03.07.2023 и письмом Минфина №03-01-15/75371 от 19.10.2023, отображаются в фискальном документе, если товары приобретаются от имени компании или ИП. Без этих данных, считает Минфин (письмо №03-03-07/74934 от 30.09.2023), ФКЧ не вправе обосновывать «экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности».
Нормативная база
Напечатанный на бумаге с применением ККТ или распечатанный электронный чек для отчетности в бухгалтерию не подойдет в качестве первичного документа, если на нем отсутствуют в соответствии со ст. 4.7 закона №54-ФЗ и письмом Минфина №03-01-15/63722 от 20.08.2023 следующие сведения:
Какими документами подтверждают расходы?
Начиная с июля 2023 года согласно ст. 1 закона №192-ФЗ от 3 июля 2023 г., если товар приобретается для организации или ИП, электронный фискальный кассовый чек (ФКЧ) должен содержать данные ИНН покупателя, номер таможенной декларации, страну происхождения товара и сумму акциза. Его разрешено использовать в качестве приложения к авансовому отчету — так указано в письме Минфина №03-03-06/1/10344 от 18.02.2023.
