Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника. То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.
Документы кадрового учета
Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.
Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета
Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.
Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.
- Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдел кадрового учета.
- Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
- Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.
Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?
Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.
В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.
Немного терминологии
Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.
Штат организации: цели и нормативы расчета
Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2023 года.
- титульный лист — в нем указывается общая информация об организации;
- раздел 1 — таблица, в которую вносятся данные по обучению сотрудников;
- справка 1 — содержит сведения о численности персонала в разрезе отдельных категорий работников.
Документ состоит из титульного листа и двух разделов. Направить его в органы статистики разрешается как на бумаге, так и в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи. Порядок заполнения приведен в ведомственном приказе и непосредственно на официальном сайте Росстата.
Форма документа
В территориальных отделах Росстата ждут заполненный организацией бланк отчета 1-кадры в срок до 3 февраля года, следующего за отчетным. Сдавать этот документ в Росстат полагается не каждый год, его периодичность — один раз в 3–4 года. Ежегодно органы статистики формируют обновленный перечень респондентов и рассылают им уведомления о необходимости отчитаться. В 2023 году респондентов обязали направить сведения за 2023 год. Установлены стандартные сроки сдачи формы 1-кадры (статистика) в 2023 году — до 03.02.2023, так как это рабочая среда и переносов нет.
- конкретно-исторического подхода, который позволяет учитывать потребности общества в кадрах на данный момент и оценить фактические возможности их удовлетворения;
- легитимности, то есть принятия кадровых решений в соответствии с законом;
- системности работы аппарата госслужбы, которая обеспечивает единство целей и принципов с методами проведения кадровой работы;
- дифференцированного подхода к выполнению запланированных кадровых программ и концепций, учитывая особенности различных областей управленческой деятельности;
- предусмотрительности кадровых решений;
- органичного сочетания научных форм и методов с новаторскими проектами в кадровой политике;
- равноправия, обеспечения общего доступа к аппарату государственного и муниципального управления, запрета дискриминации и ограничений по полу, национальности, языку, вероисповеданию, политическим предубеждения, месту жительства или материального положения;
- соблюдения общепринятых моральных ценностей и гуманизма;
- защиты прав, свобод, достоинства человека и гражданина.
Зайти в Единую информационную систему управления кадровым составом можно через сайт gossluzhba.gov.ru. Указанный сервис признан базовым ресурсом, содержащим разностороннюю информацию о кадрах в государственных органах. Кроме того, Единая информационная система кадровым составом позволяет получать справки о доходах, имуществе, обязательствах госслужащего в упрощенном порядке.
Единая информационная система управления кадровым составом
Вторая группа – это правовые (формальные) методы, которые связаны с соблюдением законодательства в сфере государственной службы. Подразумевается ведение нормативно-правовой базы, состоящей из документов о расстановке, распределении кадров, аттестации, увольнении, их должностных инструкций и т. д. Такими документами являются приказы, административные и должностные регламенты, инструкции, которые могут носить императивно-предписывающий, рекомендательный, поощряющий, одобряющий или наказывающий характер.
Отчет о кадровом составе – это набор показателей, отражающих качественную характеристику персонала. Отчет делается за период и по отделам (или департаментам). Какие показатели важно отразить в отчете? Как сделать такой отчет максимально быстро? Разберемся в статье.
Отчет о кадровом составе. Показатели
- Численность сотрудников (за период или среднесписочная численность)
- Количество сотрудников по категориям (руководители, специалисты, рабочий персонал)
- Возраст сотрудников (средний возраст по компании или департаменту, а также срез по возрасту в % соотношении)
- Количество сотрудников, проработавших 1 год, 2 года и т.д.
- Количество вакансий (в том числе срез по категории – руководители, специалисты, рабочий персонал)
- Количество принятых сотрудников (также срез по категориям)
- Количество сотрудников, перешедших на другую должность внутри компании
- Количество закрытых должностей, срез по департаментам и за период)
- Данные об образовании (по департаментам и за период)
- Сведения об обучении (повышения квалификации, аттестации)
- Количество уволившихся сотрудников (срез по причинам, департаментам, за периоды, также важны причины увольнения и куда ушли – конкурент, свой бизнес)
Отчет о кадровом составе. Форма
- Простым и понятным (логика, структура, понятный язык),
- Достоверным (никаких предположений и интуиций, только цифры и выводы на их основе),
- Красивым (графически и визуально привлекательным – используйте графики и диаграммы, такая информация воспринимается в 1000 раз быстрее, а значит – ваш отчет будет вызывать положительные эмоции).
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.
- Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
- Случаи полной материальной ответственности работника.
- Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
- Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.
Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?
Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:
Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.
Аудит кадрового состава организации – это комплексный анализ одной из сфер деятельности, итоги которого учитываются при принятии управленческих решений. Важно, чтобы результаты такой оценки были достоверными и точными. Поэтому стоит проводить аудит кадровых процессов регулярно. Компания «Проверка Труда» предлагает клиентам свои услуги в этой сфере.
Суть аудита кадровых процессов организации
- Степень эффективности кадровой политики компании.
- Соответствие документации законодательству.
- Оперативность организации работы с персоналом и управления ею.
- Наличие незадействованных резервов для повышения эффективности.
- Риски, отрицательные факторы и допущенные ошибки, из-за которых снижается рентабельность.
- Пути решения имеющихся проблем.
- Численность сотрудников (за период или среднесписочная численность)
- Количество сотрудников по категориям (руководители, специалисты, рабочий персонал)
- Возраст сотрудников (средний возраст по компании или департаменту, а также срез по возрасту в % соотношении)
- Количество сотрудников, проработавших 1 год, 2 года и т.д.
- Количество вакансий (в том числе срез по категории – руководители, специалисты, рабочий персонал)
- Количество принятых сотрудников (также срез по категориям)
- Количество сотрудников, перешедших на другую должность внутри компании
- Количество закрытых должностей, срез по департаментам и за период)
- Данные об образовании (по департаментам и за период)
- Сведения об обучении (повышения квалификации, аттестации)
- Количество уволившихся сотрудников (срез по причинам, департаментам, за периоды, также важны причины увольнения и куда ушли – конкурент, свой бизнес)
Отчет о кадровом составе. Форма
Главный вопрос – какие показатели отражать в отчете? Обычно руководство компании не может конкретно ответить на этот вопрос и специалисту по кадрам приходится самостоятельно «придумывать» список таких показателей. Из самых основных предлагаем использовать следующие:
Отчет о кадровом составе. Показатели
Конечно, это неполный список. Ваш отчет может содержать еще больше показателей. Или наоборот, какие-то показатели не важны для вашей компании. В идеале, чтобы отчет получился полезным (а ведь именно для этого он и делается), поговорите с руководителем, пусть он своими словами объяснит, что хотелось бы отслеживать. И устройте «мозговой штурм» с коллегами – сообща приходят очень интересные идеи.
