⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Продукт работы персонального ассистента. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.
Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.
Важно понимать, как человек мыслит, может ли увидеть потребность клиента (в данном случае — мою) и решить её. Проще всего проверить это вопросом: «А что бы ты сам делал на моём месте?» Обычно, если человек об этом думал, он достаточно быстро начинает говорить. А если нет, либо ответит какую-нибудь ерунду, либо начнёт анализировать вслух. Все три варианта для меня показательны.
Ещё пример. Недавно вместе с партнёром мы летали на конференцию в Китай, и нам было необходимо свежее исследование местного рынка образования. Это довольно сложно, одним запросом в Google не обойдёшься. Нужно отобрать компании, найти их финансовые отчёты, узнать инвесторов, сопоставить цифры. Очевидно, что значительная часть информации на китайском языке. Обычный секретарь с подобной задачей бы не справился, а просить аналитиков компании в данном случае неэффективно. Во-первых, у них уже есть утверждённый план работ, достаточно плотный, отрывать их от него слишком дорого для компании. Во-вторых, часто мне нужна какая-то детальная информация очень срочно, и никто, кроме моего ассистента, не сможет её подготовить. Конечно, ассистент не робот, а потому, если задача большая, он может самостоятельно нанять сторонних аналитиков или любых других специалистов для решения.
Как я искал ассистента
Раньше мне приходилось самому искать тренеров, дизайнеров и заниматься подготовкой выступлений. Эти люди часто менялись, поэтому надо было вводить в курс дела новых исполнителей. Это отнимает кучу времени. Всю эту работу забрал бизнес-ассистент. Он уже знает, как и о чём я хочу рассказать на конференции, понимает, каких исполнителей нужно привлечь и в какие сроки сделать. Я вообще не думаю о том, кто рисует презентацию или откуда появляется тренер. Для меня это происходит незаметно.
Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент.
Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое.
Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен
Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.
Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?
Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.
- умение работать во всех офисных программах;
- высокая скорость печати;
- грамотность;
- знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
- знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
- умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
- знание основ действующего законодательства;
- грамотная, поставленная речь.
Личный помощник руководителя: обязанности и требования
Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.
Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
- Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
- Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
- Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
- Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
- Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
- Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
- Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.
В конце рабочей недели мы проводим встречу с Харитоном, на которой разбираем, какие процессы могли быть реализованы лучше. Если я что-то замечаю сама или руководитель дает обратную связь, я могу усовершенствовать свой чек-лист, внеся в него дополнительные пункты.
Многие ассистенты просто тонут в потоке рутины, потому что не вырабатывают систему работы. Например, работая в одной известной российской компании, я часто сталкивалась с тем, что ассистенты c-level-менеджеров тратили больше 50 часов в неделю в предновогодние праздники, решая проблемы с подарками для партнеров.
Обсуждаем, если что-то пошло не так
Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.
Конечно же, без личных помощников. Сейчас в компаниях cуществуют различные виды административных позиций, и в них легко можно запутаться. Давайте разберемся, в чем разница между секретарем-референтом, персональным ассистентом, личным помощником, и какие должности еще существуют.
Чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника
Говорят, что короля делает свита. Именно свита — это несокрушимый столп, на котором держится все королевство. Без кого же нельзя обойтись любой компании? Без кого начальники и руководители не представляют работу фирмы?
Вы, конечно, — не король, но свита вам нужна. Личный помощник, секретарь, бизнес-ассистент — все они должны обладать определенными качествами. Вот список основных требований, которые вы должны предъявить к сотруднику, приближенному к вам:
«В крупных компаниях для топ-менеджеров сначала пытаются найти ассистента среди своих сотрудников, – рассказывает эксперт, – но, как правило, хороший сотрудник хорош в одном и плох в другом. Бывают ситуации, когда проходит несколько месяцев поиска и результата ноль, тогда HRD любят обращаться к нам, в узкоспециализированное агентство».
В компанию Марины Егоровой, к примеру, в большинстве своем обращаются те, кто ищет помощника от 32 до 35 лет. «Это связано с тем, что руководители хотят стабильного ассистента на несколько лет, и именно в этом возрасте кандидаты, как правило, приходят уже с устроенной семейной жизнью», – объясняет гендиректор.
Профайл
Есть и более личные функции: отправка цветов жене на 8 марта, покупка подарков детям на успешное окончание учебного года (вспоминаем главную героиню «Дьявол носит Prada», которая носилась по издательствам в поисках еще неопубликованной книги о Гарри Поттере) или же подбор обслуживающего персонала для дома. «Бывает иногда нужна даже покупка мостика для собачки от берега до яхты», – смеется Марина Егорова. В результате в характере и пристрастиях начальника личный помощник начинает разбираться глубже, чем члены его семьи, правда, тут очень важно не перейти черту. У некоторых PA даже существует правило, по которым они не позволяют себе оставаться на ужин в кругу родных шефа, а как только рабочий день подходит к концу, они бегут домой.
В ряде случаев руководитель может делегировать своему помощнику некоторые свои функции — например, в части информирования коллектива предприятия о каких-либо значимых управленческих решениях. Безусловно, сотрудник на рассматриваемой должности часто выполняет работу, связанную с обеспечением комфорта деятельности своего начальника — в части слежения за тем, чтобы в его кабинете был оптимальный микроклимат, всегда наличествовал, условно говоря, свежий чай, чтобы основная техника, которой пользуется руководитель, стабильно функционировала.
Помощник руководителя: обязанности и требования
Типичный набор навыков, которыми должен в большинстве случаев обладать помощник руководителя, таков: знание распространенных иностранных языков, владение популярными компьютерными программами для работы с документами, изображениями, презентациями. Важный аспект требований к квалификации помощника руководителей — личные качества. К таковым принято относить вежливость, внимательность, доброжелательность, ответственность, готовность к решению новых задач. Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет. Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.
Режим работы
В «классической» трактовке словосочетания «помощник руководителя» работа человека на соответствующей позиции может быть приближена к функциям референта, делопроизводителя или, например, офис-менеджера. В трудовой книжке помощника руководителя, скорее всего, будет запись «секретарь» или «референт», хотя многое, безусловно, зависит от корпоративных стандартов, принятых в конкретной организации.
Еще не будучи опытным сотрудником, в Школе вам предложат пройти стажировку, чтобы поработать личным помощником и почувствовать эту профессию на себе. Не советую отказываться, даже если на данный момент свободного времени у вас впритык. Почему? Потому что вы всегда сможете отказаться, даже в середине стажировки, и никто вас за это не накажет. Зато у вас будет реальный шанс устроится к инфобизнесмену на работу. Некоторые руководители рассматривают стажировку, как тестовый период, когда можно присмотреться к стажеру и понять подходит он для его проекта или нет. Удобно обеим сторонам — период стажировки не оплачивается, и это возможность остаться в проекте на постоянку.
Многие раскрученные ИБ устраивают конкурс на должность помощника, и при этом предлагают пройти тестовое задание. Я согласна, что некоторых специалистов, например, копирайтеров невозможно подобрать к себе в команду без проверки. Поэтому вам могут предложить написать серию постов от одного до десятка по конкретной тематике, где ИБ будет смотреть на ваши способности к писательству.
7. Работа в стартап — проекте
Я считаю, это самый существенный плюс Школы, так как найти работу самостоятельно будучи «зеленым» сотрудником сложно, а порой невозможно. Хотя на своем опыте могу сказать, что я нашла работу не из готовых вакансий Школы, а самостоятельно. К сожалению, на мои самостоятельно отправленные предложения, никто не откликнулся, хотя резюме было составлено грамотно, а сопроводительное письмо одобрено куратором Школы. До сих пор не понимаю, почему из тридцати с лишним отправленных писем с резюме, ответили всего лишь два инфобизнесмена, да и то отказом. Мои сегодняшние работодатели нашли меня сами, причем случилось это после того, как я разместила пост о поиске работы на своей странице в соц. сети. Вот так.
В резюме информация должна быть расписана более подробно, но в то же время лаконично. Четко структурируйте резюме и обязательно приложите фотографию. Если опыт небольшой, подробно распишите, что входило в ваши обязанности на предыдущей работе или чему вы научились в ВУЗе, на курсах. Не забудьте указать контакты и прибавить в конце фразу, которая привлечет внимание.
Специфика задач зависит от специальности руководителя. Если вы сотрудничаете с маркетологами или SMM-специалистами, нужно отвечать на сообщения в социальных сетях, отслеживать отзывы, обновлять контент. Если вас нанял руководитель интернет-магазина, потребуется ведение переписки через электронную почту и общение с поставщиками.
Актуальность профессии: как найти работу ассистента?
Успех большинства фрилансеров зависит от их квалификации: чтобы стать востребованным программистом или тестировщиком, кроме образования нужен стаж, который нарабатывается годами. Зато личный помощник без опыта никого не удивляет: я пришла в эту профессию, имея за спиной только стаж написания курсовых за деньги.
Точно как есть профессия офис-менеджера для офиса или секретаря для руководителя, с развитием интернета появилась новая – удалённый личный помощник. На мой взгляд это один из самых универсальных видов занятости.
Удаленный личный помощник — работа не для всех
Есть такие профессии, в которых сложно определить, что тебе нужно, чтобы войти в нее. И это одна из них. Что вам понадобится кроме определенных личных качеств и базовых умений, приведенных выше, сказать практически невозможно. Из-за большого разбега обязанностей я сомневаюсь, что можно постичь профессию как-либо, кроме собственного опыта.
Виды личных помощников и их обязанности
Средние заработные платы помощников приведены ниже. На самом деле хотелось бы сказать более точные цифры, но это практически невозможно. Точно также как зарплата директора газпрома отличается от зарплаты директора регионального рекламного агентства, точно также отличаются и зарплаты их помощников.
