Иногда содержание объяснительной записки вызывает не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Но статус документа довольно высок, и чтобы не зачитывать в суде или проверяющим ГИТ сочинения, больше напоминающие юмористические рассказы или детские сочинения, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку.
Запрос от начальства
09.10.2023 г. мной были задержаны инвентаризационные описи по материалам, так как на их оформление потребовался дополнительный рабочий день. В данный момент описи оформлен кладовщиком, подписаны мной и передан руководителю.
Утрата документов
Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику лучше подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в записке. После того как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копия объяснительной записки с регистрационными данными вручается работнику. Никаких особых требований к их форме нет.
Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.
Когда могут потребовать объяснений от сотрудника.
В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.
Уведомление сотрудника о даче объяснения
11.12.2023 года я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, в результате чего подъезд залило кипятком и выйти в него из квартиры было невозможно.
Право работодателя истребовать у работников объяснения до момента дисциплинарного взыскания предусмотрено в статье 193 Трудового кодекса. На основании объяснительной записки определяется степень вины работника в случившемся, и выбирается наказание для него.
👩💼 Уведомление работника о необходимости дать объяснения. Как это происходит
Уведомить работника о необходимости дать объяснения через приказ или требование бывает не так просто: некоторые работники умышленно уклоняются от его получения. Тогда работодателю следует направить требование альтернативным способом: по смс, сообщением в мессенджере, заказным письмом и пр.
👇 Причины истребования
Объяснительная помогает работодателю посмотреть на случившееся глазами работника и сделать вывод о степени его вины. Какие из доводов работника можно считать уважительной причиной нарушения трудовой дисциплины, а какие – нет, работодатель определяет по своему усмотрению.
В законодательстве нет четких требований к оформлению и содержанию записки, поэтому ее формат регламентируется деловыми обычаями. В объяснительной необходимо правильно указать адресата и описать произошедшее событие. Авторы таких документов нередко изощряются в длинных художественных описаниях, но более эффективным является краткое изложение фактов от первого лица. Если речь идет о спорных ситуациях, не рекомендуется возлагать вину на других лиц – нужно лишь грамотно описать свои действия.
-
справки (от врача, из ГИБДД, от представителя организации, которую посещал автор объяснительной и т.д.); акты (о произошедшей аварии на коммунальных сетях, о ремонте дороги и т.д.); сообщения в СМИ о событиях, на которые идет ссылка в объяснительной записке; другие документы.
Содержание объяснительной записки
-
Разъяснение обстоятельств и причин события или факта – в эту категорию укладывается подавляющее большинство всех объяснительных, о которых пойдет речь ниже. Разъяснение полученных данных – объяснительные записки, касающиеся расчетов и отчетности в различных сферах деятельности.
А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.
Что такое объяснительная записка
Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.
Сроки написания
Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Кому адресовывать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Когда писать объяснительную
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
- подтвердить или опровергнуть факт нарушения;
- описать обстоятельства события (дата, время, место), его причины;
- охарактеризовать вину: умышленная, по неосторожности, ее отсутствие;
- привести свидетелей;
- выразить мнение о привлечении к ответственности;
- описать отношение к дальнейшей работе.
Объяснительную записку составляет сотрудник при предъявлении ему претензий о невыполнение или ненадлежащем выполнении обязанностей. В ней излагаются причины сложившейся ситуации. На ее основе руководство определяет: виновен работник или нет, и в какой мере. В итоге разбирательства решают вопрос о наказании. Возможны три варианта:
Кому она нужна и чем опасна
Устный запрос вызывает дискуссии среди юристов. Одна позиция: сотруднику в таком случае не следует предоставлять письменное объяснение. Необходимо вежливо настаивать на бумажном варианте требования либо давать устные комментарии о происшествии. Причина – незафиксированные претензии работодателя. Последнему также сложно будет доказать в суде факт запроса – потребуются свидетели.
Объяснительная записка
об отсутствии на рабочем месте В соответствии с уведомлением от 14.04.2023 № 2 о предоставлении письменных объяснений по факту моего отсутствия на рабочем месте свыше четырех часов сообщаю следующее: 13.04.2023 с 9.00 до 14.00 я отсутствовал на рабочем месте по причине дорожно-транспортного происшествия. Копию справки о ДТП прилагаю.
Основные права и обязанности работника названы в статье 21 Трудового кодекса РФ. Так, к примеру, он должен добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, дисциплину труда. Соответственно, если работник отсутствует на рабочем месте, то это может быть расценено как нарушение правил внутреннего трудового распорядка. Если так, то за отсутствие на рабочем месте (даже всего несколько часов), работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание.
Зачем нужна объяснительная работодателю
За совершение дисциплинарного проступка, то есть за виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей, к нему можно применить три вида дисциплинарных взысканий (ч. 1 ст. 192 ТК РФ):
Когда против вас выдвигают беспочвенные обвинения, вам обязательно следует защищаться: «Я не виновен в поломке устройства. Считаю необходимым отметить, что данное устройство часто используется в работе… Так как виновные в поломке не были установлены, прошу не удерживать из зарплаты стоимость…»
Ситуация 2
Как поступить, если вы допустили нарушение, и вас на этом поймали? Конечно, нужно признать свою вину и дать обещание не допускать в будущем подобного поведения. Такая тактика хорошо сработает, если это был единичный случай, а не постоянное злоупотребление.
Ситуация 7
Не исключено, что у вас есть свидетели, в таком случае следует использовать такие обороты как: «Мои слова может/могут подтвердить ФИО», также могут быть использованы показания камер видеонаблюдения и т.п. При наличии смягчающих обстоятельств можно использовать такие фразы: «В связи с происшествием я находился в шоковом состоянии», «Были сломаны в результате аварии водопровода» и т.д.
Уважительными причинами считаются и те, которые закон определяет как обстоятельства непреодолимой силы. К ним относят стихийные бедствия, аварии на дороге, военные действия и т. д. Если вы не явились на работу в связи с независящими от вас факторами, и вопрос дошел до увольнения, закон дает вам 30 дней для оспаривания решения в суде.
Стараетесь придумать убедительную причину? Вы можете сослаться на визит к врачу из-за острой зубной боли, семейные обстоятельства, проблемы с ребенком в школе или в детском саду. Но в любом случае решение руководства скорее зависит от того, на каком вы счету, чем от текста записки.
Объяснительная записка о невыполнении обязанностей из-за опоздания: чего писать не надо
Признаю свою вину в нарушении режима работы канцелярии. Я всегда стараюсь придерживаться инструкции по делопроизводству в своей работе, и впредь буду стремиться исполнять свои должностные обязанности, вовремя информируя соответствующие службы о независящих от меня обстоятельствах.
В тексте объяснительной четко, кратко и ясно описывается суть проблемы, причина, по которой произошел тот или иной инцидент, его последствия. Указываются и обстоятельства, ставшие причиной возникновения ситуации. Желательно также указать, что вы осознаете свою вину и впредь постараетесь быть внимательнее.
Любой работник может допустить ту или иную ошибку в работе. Причиной может быть как физическое состояние сотрудника, так и незнание своих должностных обязанностей. Невыполнение служебных обязанностей может быть наказано вынесением различного рода взысканий. Для того чтобы избежать или смягчить их, работник может составить объяснительную записку, в которой укажет причины допущенного проступка.
Когда и почему составляется записка?
- Обвинять в случившемся коллег или, тем более, начальство. Это лишь приведет к еще большим неприятностям.
- Указывать, что вы не ознакомлены со своими прямыми обязанностями или забыли их. Ссылаться на данный аргумент можно лишь в том случае, если при заключении трудового договора вы действительно не были ознакомлены с обязанностями и не расписывались в соответствующем документе.
- Приводить в качестве аргументов ложные факты, которые легко проверить.
При возникновении нестандартной ситуации и постановке вопроса о применении дисциплинарного взыскания к работнику законодательство требует соблюдения установленного регламента. Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей с комментариями сотрудника – своеобразный смягчающий буфер, служащий для гашения наказания или смягчения.
Цель документа
Панацеи от неправильного заполнения не существует, поскольку работодатели различаются по требованиям, выделению главного и второстепенного, однако примеры объяснительных записок о нарушениях, содержащих типичные ошибки можно разбить по группам:
Порядок составления
- Шапка для объяснительной – информационные данные об адресате в дательном падеже и адресанте в родительном.
- Основной текст в официально-деловом стиле без риторических отступлений и эмоций, выстроенный в порядке:
- работник совершил мелкое нарушение, по поводу которого не проводится служебное расследование;
- при совершении работником проступка работодатель сначала берет у него письменные объяснения, а затем принимает решение о целесообразности проведения служебного расследования.
h2 2,0,0,0,0 —>
Объяснительная по факту выявленных нарушений
По факту моего отсутствия на рабочем месте вчера, 12.02.2023 поясняю. В этот день у меня было сильно повышено давление, по поводу которого я обращалась в медицинское учреждение, что подтверждается приложенной справкой.
По факту выявленных нарушений
Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.
Пропуск рабочего дня и последовавшее невыполнение должностных обязанностей грозят увольнением. По этой причине сотрудник заинтересован в том, чтобы объяснительная была правдоподобной. Важно обосновать и отсутствие на рабочем месте: если вас не было больше 4 часов, оно приравнивается к прогулу.
Если вы не выполнили часть должностных обязанностей, не указывайте, что забыли инструкцию или не были с ней ознакомлены в полном объеме. Также не пишите ложные факты, которые несложно проверить. Если нет возможности оправдаться, признайте оплошность, но не старайтесь обвинить других работников или руководство.
Пример объяснительной записки при допущенных ошибках: пишите по образцу
На многих предприятиях существует система электронных пропусков: время прихода на работу отмечается автоматически. Без письменных объяснений в подобных случаях не обойтись, но вы исправите ситуацию, если по согласованию с руководством задержитесь после смены или в обеденный перерыв.
