⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Нумеруется ли оглавление в журнале по служебной подготовке. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.
Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.
В качестве основополагающего документа выступает журнал по охране труда (далее – ОТ). Он используется в целях фиксирования проведенных инструктажей. В рамках организации необходимо обеспечить разработку порядка оформления, а также назначить ответственное лицо. Немаловажную роль играет соблюдение периодов хранения, которые определены приказными бумагами.
Агентство Бизнес-Нововведений
Ключевое обязательство работодателя – обеспечение безопасности сотрудника. В рамках ст. 212 ТК РФ отмечено, что есть определенный перечень обязанностей в плане ведения документов, необходимых для информирования персонала о базовых нормативных требованиях. Поэтому каждая компания должна владеть персонально разработанной системой и рациональным порядком в отношении ведения делопроизводства.
Решаем юридические и финансовые вопросы
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.
В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!
Как прошивать журнал учета
Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.
Нумерация
На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.
При адресовании служебных документов не более чем в четыре адреса слово «Копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не печатается. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.
Например:
11) Наименование документа.
Наименование документа (далее именуется — заголовок) включает в себя краткое содержание документа и должно быть согласовано с видом документа.
Служебный документ формата А4 должен иметь заголовок. Служебный документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка.
Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?»: «О выделении. «, «Об утверждении. «, «О командировании. «.
Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от реквизита «Вид документа». Заголовок располагается: в служебных письмах — от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру.
Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
II. Основные виды служебных документов, составляемых (издаваемых) в Вооруженных Силах
7. Служебная переписка с учреждениями, организациями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Российской Федерации за рубежом ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны и Управление внешних сношений Министерства обороны.
Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
Как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал
- Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
- Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
- Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
Пошаговое руководство по прошивке
Готовим документ Прошиваем Связываем концы нити узелком Заверяем
В основном, служебные записки являются документами внутреннего пользования, отражающими многие факты хозяйственной жизни (отсутствие тех или иных сотрудников на рабочих местах, необходимость в выдаче предметов труда и так далее).
Журнал регистрации служебных записок
Журнал должен иметь твердый переплет, что обусловлено необходимостью длительной сохранности подобных документов. При этом ликвидация журнала ввиду того, что он обветшал, противозаконна. В частности, исходя из Приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010г., срок хранения журнала регистрации служебных записок составляет 5 (пять) лет после окончания его ведения не зависимо от состояния.
Преимущества регистрации служебных записок в организации посредством журнала
Следовательно, любая компания, рано или поздно, столкнется с проблемой их фиксации. Если на вопрос, нужно ли регистрировать служебные записки внутри организации, управленец ответит положительно, журнал заводится. Но это – далеко не единственная причина его оформления.
Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне
Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.
В нем должно присутствовать определенное количество распоряжений, приказов касательно стажировки, разрешения к самостоятельному труду, закрепления ответственных лиц. Его ведение осуществляется в едином экземпляре в общем порядке.
Нумерация листов.
За счет рациональной прошивки бумаги подлежат систематизации. Кроме того, сокращается вероятность их подмены, подделки, порчи или утраты. Для прошивки и нумерации используются стандартные правила государственного стандарта ГОСТ.
Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.
Как прошивать журнал учета
Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.
Нить для прошивки
Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.
Конечно, данный перечень позиций, подлежащих заполнению, не является исчерпывающим и окончательным. Каждое предприятие может добавлять свои собственные графы. Например, если это необходимо, можно отдельной графой вносить номер изучаемой на занятии инструкции по охране труда. Если сотрудник, проходивший обучение, находится на стажировке, можно дать информацию об этом.
Вопрос Книга учета и движения трудовых книжек закончилась, и мы хотим завести новую. Подскажите, как нам следует поступить: внести запись в нее под номером 1 или продолжить нумерацию старой? Ответ На ваш вопрос сложно ответить однозначно.
Нумерация страниц в журнале преследует две цели:
Иванов Образец сшивания документов указан ниже по тексту. Если журнал имеет твердый переплет, то при сшивке страниц журнала сшивной материал ( нитка, веревка, жгут) выводится с внешней стороны последнего листа перед обложной, концы сшивного материала приклеиваются к обложке переплета и опечатываются так же как указано выше. О перечне обязательных журналов: Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой.
