Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.
- классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
- с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
- посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
- с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
Порядок оформления
Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.
При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.
Ответственность
Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.
Для чего нужны регистрационные книги
Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.
Как заполняется графа 1 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если предыдущую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них завершили на определенном номере, например, на 1000, то следующую книгу начинать с номера 1001 или с номера 1?
У работодателя книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них была прошита, пронумерована и опломбирована бумажной пломбой с печатью учреждения. Гострудинспекция при проверке сочла такую пломбировку нарушением. Не согласившись с позицией ГИТ, наказанный работодатель обратился в суд, где настаивал, что нигде в законе не установлена, какой должна быть пломба. Интересна позиция суда
Материалы по теме:
Должен ли работодатель – индивидуальный предприниматель вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Или же ведение этих книг – обязанность только работодателей-организаций?
В трудовом законодательстве нет установленных регламентов или правил для сшивания документации с помощью ниток. Соответствующие рекомендации можно обнаружить только в Приказе Росархива под номером 76, изданном в декабре 2009 года, а также в специальном ГОСТе Р 51141-98.
Для чего необходимо сшивать документы?
Потребность прошивки документации связана с необходимостью размещения бумаг в архивах. Многостраничные документы обычно заверяются подписями ответственных лиц и печатями организаций или предприятий, а затем сшиваются и передаются в архив.
Чем прошивают?
- По краю документа выполняется три прокола с помощью шила. Расстояние между ними не должно превышать 3-5 сантиметров.
- Игла с ниткой вводится через один прокол с тыльной стороны документа, при этом часть нити оставляется для последующего крепления (не больше 7-10 см).
- Затем игла пропускается через соседнее лицевое отверстие.
- После чего инструмент выводится в пока ещё свободное отверстие с тыльной стороны.
- На последнем этапе игла вводится в отверстие, расположенное посередине (с него начиналась работа по сшиванию).
- Оба свободных конца нити крепко связываются с тыльной стороны бумаг. А чтобы избежать случайного развязывания край нитей закрепляется с помощью вырезанного из чистой бумаги квадрата и канцелярского клея. Излишки клея удаляются после прижимания квадрата с помощью бумажной салфетки.