В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).
Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.
Порядок выдачи подотчетных сумм
С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2023 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:
- Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
- Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
- После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.
- Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
- Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
- Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.
Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
Кассовые и товарные чеки — как их принимать?
Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру (смотрите письмо ФНС от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).
При проживании в гостинице во время командировки в квитанции гостиницы указывается ИНН. Если же гостиница не зарегистрирована как ИП или юридическое лицо, а в документах указала неверные реквизиты, то подотчетное лицо не несет ответственности. Опираясь при выборе гостиницы на местоположение, цену и удобства, у компании нет возможности проверить достоверность информации.
При обнаружении ошибок в авансовых отчетах подотчетные суммы могут быть не приняты к расходам работодателя, а сотруднику доначислят налог. Частые ошибки, которые приводят к доначислению НДФЛ при налоговой проверке описаны ниже.
В товарном чеке нет расшифровки товара
Расходы, которые не принимаются к налогообложению, перечислены в ст. 270 НК РФ. При проверке авансового отчета налоговики обращают внимание на цели затрат. И если в чеке указаны представительские расходы, доказанные нормативными документами фирмы, то на них не уменьшается сумма налога.
- документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
- ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
- содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
- документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.
Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.
Требования к документам, подтверждающим расходы
Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?
Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.
Возмещаем затраты сотруднику правильно
Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2023 № 3210-У. Сотрудник должен:
Общие правила выдачи денежных средств под отчет
Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.
- Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
- Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
- Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
- Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
- Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
- Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
- Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).
Документы, соответствующие установленным для оправдательных документов требованиям, используются для записей в регистрах бухгалтерского учета с целью систематизации включенной в эти документы информации о хозяйственных сделках предприятия. После проверки оправдательного документа на нем указывается проводка по книгам (контировка) или обеспечивается расшифровка этой проводки (контировки), если проводка по книгам осуществляется в электронной форме.
Авансовый отчет: приложение документов на отдельных листах
Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.
Допустим, работник купил товар от своего имени и получил от продавца чеки. После того как он передаст покупку своему предприятию и получит от него деньги, налоговики станут утверждать: физическое лицо продало товар организации. В этом случае под удар попадает сотрудник, так как ему придется заплатить НДФЛ.
Вопросы на тему налоги
В этом разделе важно сказать и о ситуации, когда сотрудники покупают нужный товар на рынке. И хотя там продавцы также должны выбивать кассовые чеки, на практике это бывает редко. Обычно выдают чек товарный, где стоит лишь печать продавца. Однако к авансовым отчетам с такими оправдательными документами налоговики наверняка придерутся. И, скорее всего, предприятию не поможет даже акт, где подробно расписаны дата и место покупки, количество и цена товара, реквизиты продавца. Поэтому всех подотчетников лучше предупредить, чтобы они старались не покупать товары на рынках.
Вопросы на тему НДС
А еще лучше, если расходовать собственные деньги будут подотчетники, которым в бухгалтерии выдали хотя бы небольшие суммы. Только совершать сделки они должны всегда от имени организации. Тогда, даже если сотрудник выйдет за рамки аванса и добавит из своего кошелька, налоговики не смогут доказать, что он кредитовал фирму. Для этого следует в приказ о подотчетниках добавить, что они вправе действовать от имени предприятия. Кроме того, таким работникам надо выдать доверенности. Напомним, такую бумагу выдают на 15 дней. В исключительных случаях по решению руководства этот срок может быть увеличен до 30 дней.
Обратите внимание: за опоздание с выплатами работнику положена компенсация в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Это прописано в ст. 236 ТК РФ. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. При этом обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП). Или письменному заявлению работника. Составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке. На который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату выдача денежных средств под авансовый подотчет. Есть сроки выдачи денег под отчет. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели. Которые прописаны в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
Что такое деньги подотчет ?
Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.
