⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Электронный документооборот по кадрам. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.
Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.
Как видим, суд придерживается прогрессивной позиции. При наличии в компании системы электронного документооборота, если она функционирует при соблюдении всех необходимых условий, апеллировать к буквальному соблюдению норм ТК РФ о собственноручной подписи работника не обязательно.
Говоря о финансовой составляющей бумажного документооборота, надо учитывать, что речь идет не просто о расходах на бумагу и не только о закупке расходных материалов для принтера. Традиционный документооборот подразумевает большое количество логистических операций, требующих времени, трудозатрат, складских площадей.
Судебная практика в тренде цифровизации
Сегодня у российских компаний есть все основания для того, чтобы переходить на новую степень цифровизации. Одним из таких оснований является экономическая целесообразность. Благодаря использованию безбумажных технологий процессы в компании ускоряются, становятся прозрачными, более контролируемыми, и уже только за счет этого компания получает ощутимый бизнес-эффект. Немаловажным фактором становится то, что сокращаются издержки на хранение бумажных документов. Сюда входят затраты и на печать, и на транспортировку, и на аренду складских площадей.
В связи с этим форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документом, отправленным работодателем, лучше предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами. Кроме того, обмен ЭД между работником и работодателем совсем необязательно осуществлять через оператора электронного документооборота.
Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид
Для справки. Распоряжением Правительства РФ от 23.12.2023 года №2660-р был внесен законопроект 686611-6 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти)», рассмотрение которого 21.05.2023 года было отложено Государственной Думой РФ. Пока никакой дополнительной информации нет.
Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?
Использование электронных документов (далее – ЭД) в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.
Более того, в большинстве организаций руководитель для сдачи налоговой отчетности уже имеет квалифицированную усиленную ЭП, выданную одним из аккредитованных удостоверяющих центров. Такие же подписи используются при участии организации в торгах на электронных площадках в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Самое главное — кадровые СЭДО подпадают под действие Федерального закона N 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных», который устанавливает требования к оператору персональных данных (ПДн) и его информационным системам. Подробно требования к информационным системам, содержащим персональные данные, указаны в документе, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (далее — Требования). Самое существенное в этой области — требования законодателя об обязательности мер по защите персональных данных.
Плюсы и минусы
В Письме Роструда от 09.01.2013 N 2-ТЗ «О формах первичных учетных документов (документов по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда), применяемых негосударственными организациями с 1 января 2013 г.» говорится о том, что «с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой N Т-2), разработанными ими самостоятельно».
— работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи (установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).
Электронное взаимодействие работника и работодателя при оформлении трудовых отношений
В настоящий момент внедрять использование электронных подписей на тех документах, для которых ТК РФ установлена необходимость подписания: трудовом договоре, дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании, высоко рискованно.
Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений
В 2023 году в РФ была утверждена «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2023 — 2030 годы», в рамках которой реализуется программа «Цифровая экономика». Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей и должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.
Электронный кадровый документооборот обладает огромным количеством преимуществ перед традиционными способами ведения документации. Так, к положительным аспектам внедрения электронного кадрового документооборота в организации можно отнести следующие его особенности:
Электронный кадровый документооборот в организации
Однако, электронный кадровый документооборот имеет и ряд существенных недостатков, как связанных с нормативным урегулированием этого вопроса, так и глобальных, свойственных подобному механизму взаимодействия в принципе. К минусам электронного кадрового документооборота в организации можно отнести следующие особенности подобного способа организации взаимодействий:
Плюсы и минусы перехода на электронный кадровый документооборот
- Трудовые договоры. Российское законодательство позволяет удаленное заключение трудовых договоров в электронном виде, пусть и с последующим их физическим дублированием при оформлении дистанционных работников. При этом в обязательном порядке должна использоваться усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись.
- Трудовые книжки. Внедрение электронных трудовых книжек стало еще одним шагом по диджитализации российского правового поля и трудовых взаимоотношений. С начала 2023 года все сотрудники могут принять решение о том, какой документ им следует оформить — традиционную бумажную трудовую книжку или электронную. Однако с 2023 года планируется полный отказ от бумажной документации — и снятие ответственности с работодателей за ее хранение. Конечно, продолжать использовать старые трудовые книжки пока что запрещать не планируют, однако новые в будущем выдаваться не будут.
- Оформлениеотпусков. Работодатель вправе предусмотреть возможность связи по электронным каналам со своими работниками и принятие от них заявлений путем простого направления письма на электронную почту или иными способами коммуникации. Такие возможности допускается использовать только при согласии сотрудников, и только если это предусмотрено локальными нормативными актами.
Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:
- безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
- сохранность носителей персональных данных;
- доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
- использование средств защиты информации;
- выполнение иных обязательных мероприятий.
2. Эффективно работать с претензиями и исками
С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.
- в системе «1С:Документооборот» удаленный сотрудник делает соответствующую заявку (на отпуск, командировку и т.д.) и подписывает ее электронной подписью (ЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись сотрудника от руки;
- в автоматическом режиме из шаблона формируется заявление с отметкой, что документ подписан ЭП, и прикрепляется соответствующий Word-файл в «1С:Документообороте»;
- заявление тут же попадает на согласование соответствующим руководителям. После их согласования сотрудник получает уведомление;
- в онлайн-режиме документ попадает в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» (для этого в «1С:ЗУП» мы разработали специальные web-сервисы), а затем в автоматическом режиме формируется соответствующий документ (отпуск, командировка и т.д.). К нему бесшовно «привязывается» документ из «1С:ДО». Это значит, что вы можете из «1С:ЗУП» открыть документ, который был сформирован и подписан сотрудником в «1С:ДО»;
- далее в «1С:ЗУП» появляется задача для специалиста по кадровому делопроизводству. Он заполняет необходимые данные, и далее автоматически создается «Приказ», который также попадает в «1С:ДО» на ознакомление сотруднику;
- в программе «1С:ЗУП» специалист по расчету производит начисление денежных средств.
Всё больше и больше компаний открывают филиалы по всей России, некоторые из них организуют целую филиальную сеть внутри одного города. И это отлично — бизнес растет! При таком формате работы компания должна грамотно выстроить организационную структуру управления удаленными подразделениями.
Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?
Как правило, фирмы с удаленными сотрудниками имеют во главе Управляющую компанию (УК), которая централизует большинство сервисных подразделений, таких как: бухгалтерия, юридический отдел, финансовый департамент, технический отдел, отдел кадров и т.д. Такая структура имеет множество плюсов, но и отрицательные стороны тоже имеются. Об одной из них мы и поговорим в этой статье.
2) Определите порядок использования электронных документов и подписей в специальном положении и соглашениях с работниками. Это даст людям больше ясности, а суды и контролирующие органы обязаны будут его учитывать, поскольку компания по закону имеет право устанавливать свои правила регулирования трудовых отношений и требовать их исполнения работниками.
Выход из положения – оформление документов в электронном виде. Так проще и быстрее получать необходимые подписи, контролировать статус подписания и находить нужный документ. Тем не менее 99% компаний оформляют документы на бумаге.
Какая польза от трудовой электронной книжки
Уже несколько лет готовится законопроект, расставляющий все точки над «i» и окончательно легализующий электронные кадровые документы. В апреле 2023 г. Минтруд объявил о тестовом внедрении электронного документооборота в крупных компаниях: РЖД, «Яндексе», «Ростелекоме» и др. В конце 2023 г. эксперимент должен завершиться, затем по меньшей мере еще несколько месяцев понадобится на то, чтобы закон был принят и вступил в силу. Однако уже сейчас можно внедрить электронный кадровый документооборот – и с минимальным риском неправильного толкования закона чиновниками. Вот четыре рекомендации.
Бумажный документооборот уже на протяжении нескольких лет активно заменяется электронным, организациями занимающимся различными видами деятельности. Все это связанно с тем, что электронные документы в настоящее время приобретают все большую популярность за счет сокращения времени работы с ними, возможностью удаленно заниматься кадровой службой и, как следствие, сокращение бумажной волокиты [4, с. 275]. Электронный документ — это документированная информация, представленная на электронном носителе, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Система электронного документооборота — это компьютерное программное обеспечение, система которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками [3, с.79–80].
Организация внедрения систем электронного документооборота в кадровой службе
Во-первых, большая вовлеченность в использовании электронного документооборота со стороны руководящего состава предприятия. Оперативное решение организационных вопросов, связанных с внедрением систем электронного документооборота в кадровой службе, также влияние коллектива, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленных целей.
Библиографическое описание:
Все документы и задачи в кадровой службе обрабатываются с помощью компьютерной техники, что намного упрощает работу, делает ее более оперативной и качественной. Именно поэтому многие предприятия за последние 5–10 лет стали внедрять электронную систему документооборота (СЭД) для упрощения работы и улучшения качества [2, c. 3].
