Ознакомление с материалами служебного расследования на предприятии

Обязательно принимает участие в работах начальник сотрудника, в отношении которого проводится проверка. Но для получения объективных результатов он не может входить в специальную комиссию. В результате этого в комиссию могут входить специалисты службы персонала и безопасности, в том числе профкома. В ее составе должно быть не меньше 3 человек. Во главе должен находиться руководитель службы безопасности.

Внутреннее расследование начинается с того, что начальник или любой работник компании выявляет факт проступка, который фиксируется в документах (служебной записке, акте на руководителя фирмы). В соответствии с этим документом назначается данная процедура. Важным является факт проведения и срок получения подобных сведений, иначе выполнение проверки может быть обжаловано в судебном порядке.

Порядок и сроки проведения

На допрос могут вызываться виновные и очевидцы случившегося события. Процедура добровольная, поэтому работники могут в ней не участвовать. Нельзя их принуждать к прохождению проверки на полиграфе или без полученного согласия делать осмотр или обыск.

Но следует отметить, что в этот период не должно включаться время, когда сотрудник отсутствует, будучи в отпуске или находясь на больничном, а также требуемое на то, чтобы учесть мнение представительского органа работников. Это неучитываемое время в сумме не должно превышать 6 месяцев. После истечения полугода же возможность применить дисциплинарное взыскание пропадает, кроме наказания за нарушения, выявленное ревизией или аудиторской проверкой – в его отношении этот срок составляет до 2 лет.

На предприятии могут быть предусмотрены различные процедуры по обжалованию результатов расследования, какие это будут процедуры, устанавливается локальными актами. Законодательством этот вопрос не регулируется, как мы уже упоминали, в нём вообще нет такого понятия, как служебное расследование, и тем более не установлены нюансы его обжалования.

Сроки

На любом предприятии рано или поздно происходит что-то, требующее провести служебное расследование и установить причины и виновников. Поэтому очень важно знать, как и в каких случаях оно проводится, а также как оформляются его результаты.

Служебное расследование — это специальный комплекс мероприятий, которые направлены на сбор, проверку и анализ материалов о том или ином отклонении в работе организации, которое привело или могло привести к материальному ущербу или навредить репутации. Разберемся, каков порядок проведения служебного расследования, и приведем образцы документов, которые понадобятся на каждом этапе такой проверки.

Когда проводится служебное расследование

Когда круг потенциально виновных лиц определен, а в некоторых случаях он может быть достаточно широк, комиссия собирает письменные объяснения. При этом объяснения могут собираться как с виновных лиц, так и с работников, которые так или иначе могут пояснить случившееся.

Что выясняет комиссия

• недостачи при инвентаризации;
• жалобы со стороны клиентов или персонала;
• нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
• нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
• разглашения коммерческой информации;
• нанесения материально ущерба организации или работникам;
• получения и дачи взятки;
• иных злоупотреблений.

Работника, в отношении которого проводилось служебное расследование, нужно ознакомить со всеми результатами в отношении него самого под подпись. Если расследование проводилось в отношении нескольких лиц, их нужно знакомить с материалами по отдельности, учитывая охрану персональных данных.

Если для того, чтобы установить объем и сумму нанесенного материального ущерба, была проведена инвентаризация, ее опись следует приложить к документам служебного расследования. Документы сторонних учреждений и организаций, имеющие отношение к делу (судебные решения, акты проверки протоколы и т. п.), также можно приложить к акту и сослаться на них в тексте.

Шаг 5. Заседание комиссии, рассмотрение обстоятельств

До окончания служебного расследования и издания приказа о применении дисциплинарного взыскания к виновным лицам у работников обязательно нужно запросить пояснение. Это предусмотрено нормами ст. 193 ТК РФ и подтверждено позицией Верховного суда РФ (п. 47 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2). Форма такого объяснения может быть произвольной, так как не регламентирована трудовым законодательством. Запросить объяснительную лучше письменно. Это особенно необходимо, если ситуация имеет конфликтный характер и шансы получить объяснение невелики. Требование необходимо вручить работнику под подпись. При его отказе от подписи составляется соответствующий акт. Однако если работник откажется от дачи пояснений на основании статьи 51 Конституции РФ , которая гласит, что человек не обязан свидетельствовать в отношении себя или своих близких, прямо в тексте объяснительной, такой акт можно не составлять.

Для того чтобы выявить факт злоупотребления полномочиями, проводится аудиторская проверка или привлекаются независимые аудиторы. Их услуги могут понадобиться для установления, например, обоснованности отпуска товаров, передачи в аренду имущества по заниженным ценам и др. Для акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью решение об аудиторской проверке принимается общим собранием участников (акционеров) юридического лица с целью подтверждения правильности бухгалтерской документации, финансовой отчетности и состояния текущих дел организации.

• заявление самого работника;
• претензия контрагента или жалоба потребителя;
• акт об обнаружении недостачи товара;
• заключение аудитора, акт инвентаризации;
• письменные и устные обращения граждан, представителей организаций, содержащие сведения о совершении работником проступка и др.

Сроки проведения расследования

Кроме того, к дисциплинарным нарушениям, за проверку которых возьмется специальная комиссия, относятся уклонение от медицинского освидетельствования (для работников некоторых профессий) и прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказ от заключения договора о полной материальной ответственности, если это является основной трудовой функцией работника.

Оспаривание решений комиссии не регламентируется трудовым законодательством в рамках служебного расследования. Только локальный акт может устанавливать возможность обжалования. Однако предусмотрено оспаривание решений, принятых работодателем. Сюда относят не сам результат проверка, а именно заключительный акт, а решение в виде мер воздействия.

То есть на этапе организации проверки руководство предприятия должно получить сведения о проблеме и обстоятельствах возникновения таковой, чтобы в дальнейшем можно было провести проверку и вынести решение.

Организация процедуры

Говоря о мерах ответственности, которые ожидают работника в случае вынесения комиссией соответствующего решения, их характер зависит от вида проступка. Последствия могут быть несерьезными, в виде выговора или предупреждения, а также приводящими к уголовной ответственности.

Факт получения ущерба обязан подтверждаться учётными регистрами (инвентаризационными описями, сличительными ведомостями, актами сдачи-приёмки). Отсутствие отражения в бухгалтерской документации освобождает от ответственности. Недостаточность доказательной базы не позволяет возложить на сотрудника обязательство о возмещении ущерба. Например, отсутствие защиты обеспечения сохранности материальных активов со стороны руководства (ограничение на вход посторонним лицам, средств сигнализации, возможность свободного доступа) не дают права на возмещении недостачи МОЛ, несмотря на заключение индивидуального договора.

Необходимость мероприятия

Определение термина «служебное расследование» законодательство не даёт. Однако необходимость проведения служебной проверки по ТК РФ возлагается на субъекта предпринимательской деятельности статьёй 247.

Определение и сущность служебного расследования

Днём обнаружения считается дата, когда непосредственному руководителю стало известно о совершении проступка. Однако по истечении шестимесячного периода взыскание не накладывается за исключением открытия уголовного дела правоохранительными органами.

Вот если уволят, тогда у вас появится право обратиться в суд с иском о признании приказа об увольнении незаконным и о восстановлении на работе в порядке ст.392 ТК РФ. И в суде вы уже сможете ознакомиться со всеми материалами, которые будут предоставлены вашим работодателем в суд, в том числе и с результатами служебной проверки.

Статьи законодательства, упомянутые юристами в ответах:

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Трудовой кодекс Российской Федерации

После распоряжения губернатора от 03.04.2023 г, мое предприятие попало в список не попадающих под указ президента о нерабочих днях. Я о нем сначала ничего не знал. Предприятие мое работало. Директор сказал писать заявление на увольнение по собственному желанию с 06.04.2023 г. еще 30.03.2023 г. в связи с тяжелым положением предприятия из-за коронавируса. После указа президента я на работу не вышел, т.к. сидел дома в изоляции и хотел написать заявление по окончании нерабочих дней, чтобы получить какие-то деньги. Теперь получается у меня прогул. Есть ли какой-то выход из моей ситуации?

К сопутствующим документам относятся пояснения работников о халатности ответственного лица, например, об отсутствии на непосредственном рабочем месте и свободном доступе в помещение посторонних, не закрытие склада или вверенного объекта на время технических и обеденных перерывов и т.д.

наименование организации, дату и место составления; перечисление председателя и членов комиссии, назначенной распоряжением руководителя; краткая информация о лице, по поводу исполнения обязанностей которого проводилась проверка; обозначение цели проведения мероприятия; выявленные в ходе расследования смягчающие или отягчающие обстоятельства; вердикт о вине или невиновности гражданина и предложения комиссии.

Оформление результата

Наряду с этим возможно и необходимо одновременное привлечение работника к имущественной (материальной — по нормам трудового права) или гражданско-правовой ответственности в случае, если его проступок повлек причинение имущественного вреда. В этом случае должны быть соблюдены правила и сроки, предусмотренные трудовым и гражданским законодательством.

На сегодняшний день нет стандартного унифицированного образца приказа о служебном расследовании в отношении провинившегося работника. Предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри предприятия, исходя из его потребностей (в этом случае форма приказа должны быть утверждена в четной политике фирмы).

Непосредственно составлением приказа занимается секретарь организации, либо тот сотрудник, который является полномочным представителем руководителя. При этом сам приказ всегда пишется от лица директора компании и обязательно должен быть заверен его подписью (в случае его отсутствия на рабочем месте – заместителем, действующим по доверенности).

Кто пишет приказ

При некоторых видах правонарушений проведение расследования является обязанностью работодателя, в других же случаях оно является добровольной инициативой руководителя. Если такое расследование не провести, то сотрудник в дальнейшем сможет обжаловать дисциплинарное наказание, которому был подвергнут.

Обязательно принимает участие в работах начальник сотрудника, в отношении которого проводится проверка. Но для получения объективных результатов он не может входить в специальную комиссию. В результате этого в комиссию могут входить специалисты службы персонала и безопасности, в том числе профкома. В ее составе должно быть не меньше 3 человек. Во главе должен находиться руководитель службы безопасности.

Главной целью реализации внутреннего служебного расследования в организации становится потребность в наложении дисциплинарного взыскания на сотрудника при доказательстве его вины. Также расследование позволит защитить компанию от разбирательства в суде при увольнении специалиста по необоснованным причинам.

Когда оно проводится?

Внутреннее расследование начинается с того, что начальник или любой работник компании выявляет факт проступка, который фиксируется в документах (служебной записке, акте на руководителя фирмы). В соответствии с этим документом назначается данная процедура. Важным является факт проведения и срок получения подобных сведений, иначе выполнение проверки может быть обжаловано в судебном порядке.

1. Наименование документа, место и дату его составления.
2. Состав комиссии (ФИО и должности);
3. Сведения о человеке, в отношении которого проводилось СР (ФИО, должность).
4. Основная часть с указанием цели проведения СР и обстоятельств, которые привели к нарушению.
5. В заключительной части, выносится решение о виновности/невиновности сотрудника. В случае, если вина доказана, определяется вид дисциплинарного взыскания.
6. Приложение, подписи всех членов комиссии.

Созданная комиссия начинает собирать информацию, позволяющую подтвердить факт совершения проступка сотрудником организации. Основными источниками сведений, позволяющими обнаружить нарушения, выступают следующие документы:

1. Руководитель издает приказ

Комиссия с помощью уведомления обязана запросить письменную объяснительную с человека, в отношении которого проводится внутренняя проверка. Предоставить ее необходимо в течение двух дней с момента получения уведомления.

Привлечение третьих лиц к проведению расследования (аудиторов, переводчиков, экспертов и т.д.) возможно только с их согласия. Не запрещает закон и направление различных запросов в государственные и муниципальные органы.

Какой проступок может повлечь служебную проверку?

После получения объяснений от сотрудника комиссия занимается установлением факта совершения проступка. Для этого собираются необходимые документы и материалы, опрашиваются сотрудники организации и привлекаются эксперты со стороны (при необходимости).

Шаг 2. Выяснение обстоятельств, послуживших причиной совершения проступка

Перед проведением служебного расследования нужно задокументировать факт совершения дисциплинарного проступка. Для этого составляется служебная записка на имя руководителя организации. Записку можно составить в письменной или электронной форме, но лучше это сделать на бумаге.

• Нарушение трудового распорядка (опоздание, ранний уход, и т.д.)
• Неисполнение порученной трудовой функции (подкрепленное жалобами клиентов, других сотрудников и др.)
• Нарушение должностной инструкции (отдельных ее положений)
• Нарушение техники безопасности, противопожарной безопасности
• Причинение работодателю материального ущерба (выразиться может в виде порчи имущества, оборудования, техники, растрате или недостаче вверенных ценностей)
• Могут встречаться и другие проступки. В зависимости от деяния, в нем могут быть и признаки уголовного правонарушения, влекущие за собой уголовную ответственность (кража, мошенничество и др.).

Какие могут быть проступки

Возможность работодателя привлечь своего сотрудника к ответственности согласно трудовому законодательству нашей страны является правом, а не обязанностью (ст. 22 ТК РФ), поэтому он должен определить, стоит ли затевать служебное расследование, и есть ли возможность обойтись мерами профилактического и морального-психологического характера (беседа, внушение и т.д.).

Сроки расследования и меры ответственности

Заключая трудовой договор обе стороны, и работник, и работодатель приобретают и права, и обязанности, закрепленные ст. 21-22 ТК РФ, которые необходимо соблюдать. Поэтому, работодатель вправе наказать сотрудника, допустившего определенные нарушения по работе. Правда, чтобы наказать человека, необходимо установить, что это конкретно он совершил проступок, что взыскание соответствует закону и наложено в срок. Именно эту цель и преследует, в конечном итоге служебное расследование.