Ответ на запрос о предоставлении информации по заработной плате в администрацию

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

Как составить ответ на запрос

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

• суды и приставы в рамках дела или производства по нему;
• прокуратура и полиция в рамках конкретного уголовного дела или полученного заявления;
• налоговая в рамках проверки налоговых отчислений;
• адвокаты в рамках отдельных оказываемых услуг;
• Министерство обороны в рамках обеспечения обороноспособности страны.

В какие сроки надо подготовить ответ

Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

Ответ на запрос оформляется в определенный срок, прописанный во внутренних документах организации, ответственным за это сотрудником. Как правило, ответ готовится на фирменном бланке организации с нанесенными на нем фиксированными данными: Наименование и реквизиты. Прочая информация в ответе имеет следующий вид: Наименование адресата, кому направляется ответ. Дата ответа. Зарегистрированный порядковый номер.

Основные данные запроса:

Лицо, имеющее доступ к определенным сведениям, должно понимать свою ответственность за незаконные манипуляции с ними, например, передача третьим лицам без законных на это оснований, скрытие всей или какой-либо ее части, или других действий.

Образцы писем запросов о предоставлении информации

Любой запрос на предоставление той или иной информации должен быть оформлен в письменной форме. В каждой структуре есть свои требования к виду запроса. Где-то это определенный бланк, а где-то достаточно произвольного письменного заявления от запрашивающего лица.

Стандартный срок, чтобы подготовить и отправить ответ в прокуратуру, — 5 рабочих дней. Если сведения запрашиваются в рамках проверки соблюдения законов — в течение двух дней. В исключительных случаях, если имеет место угроза жизни или здоровью, интересам государства или государственной собственности, — в течение суток.

• при защите прав и законных интересов граждан государственными органами, муниципальными и организациями всех форм собственности;
• при проведении госзакупок;
• в воинских органах и частях;
• при осуществлении уголовного преследования и при исполнении наказаний.

Когда прокуратура запрашивает информацию

• наименование адресата, куда направляется ответ;
• наименование организации, подающей информацию, ее юридический и фактический адреса, контактные данные;
• реквизиты обращения, полученного организацией: дата получения, исходящий номер прокуратуры и входящий номер организации;
• кратко суть требования.

Запрос трудовой инспекции. В соответствии с пп. «б» п. 13 Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 N 875, запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и иных организаций и безвозмездно получать от них документы, объяснения и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, имеют право государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного надзора в сфере труда. На это также указывают ст. 356 и 357 ТК РФ.

Сведения о заработной плате работника относятся к его персональным данным. В соответствии со ст. 2, 3, 5 и 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) персональные данные причислены к информации, доступ к которой ограничен.

Характер сведений о заработной плате

За разглашение персональных данных в законодательстве установлены различные виды ответственности. Так, в соответствии со ст. 13.11 КоАП РФ нарушение предусмотренного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, признается персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон № 152-ФЗ).

Персональные данные

Понятие «заработная плата» включает в себя не только должностной оклад или тарифную ставку работника, но и положенные ему выплаты компенсационного и стимулирующего характера (надбавки, доплаты, премии) (ч. 1 ст. 129 Трудового кодекса РФ).

Доступ к персональным данным

В отдельном пункте положения о персональных данных работников следует указать, что информация может быть предоставлена родственникам или членам семьи только с письменного согласия самого работника (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).

Необходимо рассказать и о том, какова «работы бюрократа». Люди часто ругают государственных чиновников за то, что не могут добиться от них толкового ответа на свои вопросы. Но не все так просто. Специалисты не имеют права делать так, как им, возможно, хочется. Они работают под строгим контролем законодательства. Как говорится, шаг вправо – и увольнение или неприятности с компетентными органами. Мы уже говорили, первая фаза рассмотрения обращения – это выявление органов и подразделений, в чью компетенцию входит решение проблемы. Их может быть много, не один и не два. А ответ следует сделать комплексным. Законодательство не разрешает разбивать его на составные части и информировать о каждом кусочке отдельно. Следовательно, необходимо назначить ответственного за проект ответа на обращение граждан. Кто им может оказаться? Как правило, главным в этом деле будет тот отдел или организация, к которой проблема относится в наибольшей степени. Но не всегда. Решение принимает руководитель. И он выбирает ответственного, учитывая персоналии. Лучше поручить собирать ответ тому, кому доверяешь, кто опытнее в этом деле и так далее. Потому иногда исполнителем (автором текста) может оказаться человек, занимающийся по инструкции несколько иными обязанностями. Это законодательно не запрещено. А руководителю необходимо позаботиться о репутации организации. Конечно, сложные вопросы он поручает тому, у кого достаточно управленческого опыта, кто знает закон в теории и на практике умеет им пользоваться.

Не считайте приведённый пример абсурдным. Еще не такие письма приходится рассматривать специалистам. И ошибиться, нарушить порядок рассмотрения нельзя ни в коем случае. Приходится заниматься рутиной работой. Берет работник образец ответов на обращения граждан и повторяет обязательную схему. Она состоит из таких этапов:

Приблизительный план работы

1. Выявить, к компетенции какого подразделения (органа) относится вопрос.
2. Если ответчиков несколько, направить им копии.
3. Проинформировать заявителя о том, куда передано его обращение.
4. Поставить вопрос на контроль.
5. Назначить ответственного за оформление документа.
6. Собрать все ответы и сформировать текст, направляемый заявителю.
7. Проанализировать соответствие законодательству предоставленной информации.
8. Проконтролировать сроки ответа на письменное обращение граждан.
9. Направить сводную информацию заявителю.

Запросы о предоставлении информации могут направляться только в государственные органы и органы местного самоуправления. Таким образом, круг адресатов запросов о предоставлении информации уже, чем установленный для жалоб граждан. Однако это в значительной мере компенсируется тем, что запрашиваемая информация не ограничена вопросами деятельности органа, в который направляется запрос (см. далее).

Авторы запросов [  ]

• если запрашиваемая информация была опубликована в средствах массовой информации либо размещена в сети «Интернет», ответ может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация (ч. 3 ст. 19);
• если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен. В случае, если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, государственный орган или орган местного самоуправления обязан предоставить запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа (ч. 4 ст. 19);
• если запрашиваемая информация ранее предоставлялась обратившемуся (п. 5. ч. 1 ст. 20);
• если в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых государственным или муниципальным органом, о проведении анализа деятельности государственного или муниципального органа, его подразделений или подведомственных организаций или о проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав обратившегося [1] (п. 6. ч. 1 ст. 20).

Содержание запроса [  ]

Федеральный закон от 09.02.2009 № 8−ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» устанавливает право на обращение к государственным органам и органам местного самоуправления с запросами о предоставлении информации. Этот закон регулирует не только рассмотрение запросов граждан, но и целый ряд других вопросов (опубликование информации о деятельности органов власти, размещение этой информации в сети Интернет и т. д.). Собственно работе с запросами в законе посвящена лишь небольшая часть текста.

Справку можно оформить и в произвольной форме. Главное, чтобы в ней были указаны все сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице. Такое разъяснение дано в вышеназванном Письме Минтруда.

За разглашение персональных данных в законодательстве установлены различные виды ответственности. Так, в соответствии со ст. 13.11 КоАП РФ нарушение предусмотренного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

Характер сведений о заработной плате

На основании п. 7 и 8 ст. 86, ст. 87 и 88 ТК РФ в учреждении должен быть разработан и утвержден локальный нормативный акт, в котором регламентируется порядок обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников, — положение о персональных данных работников.

• реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
• причина отклонения просьбы;
• констатация отказа.

• В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
• В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
• В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
• В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
• В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
• В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Когда требуется?

В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2023 года № 01-19/412 о возможности устроиться в нашу компанию на должность главного бухгалтера, сообщаю, что ООО «Эксим» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, предъявляемым к должности главного бухгалтера, а именно: