Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай — разумный) вид.
Что писать
Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов — от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит – устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай – он просто ждет, пока выполнится операция.
Цели отчетов
Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в виде диаграмм и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.
Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.
В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?
- Обосновать расходы на зарплаты работникам. Наниматель всегда хочет знать, за что он платит деньги своему штату. Фонд оплаты труда — большая статья расходов компании.
- Поддерживать дисциплину труда. Если в компании практикуется распределение задач между работниками и месячные планы с отчетами по ним, то работники начинают рационально планировать свое время и стараются выполнить план.
- Быстро ответить на вопросы работодателя, кто из работников, в какие сроки и когда выполнил ту или иную работу. Также руководитель структурного подразделения, имея перед глазами отчеты своих подчиненных, всегда знает, какие задачи наиболее сложные, какие выполняются быстрее.
- Рассчитать нормы выработки для сотрудников. На основании отчетов руководитель может решить, какие задачи можно добавить в месячный план, какие убрать и т.д. Если работники перевыполняют план, то нормы можно увеличить (в разумных пределах).
- Предоставить сведения контрагентам о выполненной работе по различным договорам своими работниками. Организации-подрядчики должны отчитываться заказчикам, отчеты работников помогут сформировать акт выполненных работ.
Функции отчета о проделанной работе
Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:
Одиннадцатый документ – Акт ввода в эксплуатацию смонтированной и налаженной системы. Особое внимание обратите на то чтобы в этом документе ОБЯЗАТЕЛЬНО была проставлена ДАТА в полном формате, исключающем неверное толкование. Как правило, гарантийный срок на смонтированную Вами систему Вы несете исчисляя с момента приема системы в эксплуатацию. По этому, внимательнее.
Вот и все документы, входящие в Технический отчет систем противопожарной автоматики. В заключение скажу, что отнестись к наличию и подписанию перечисленного отчета необходимо со всей серьезностью, поскольку каждая из этих бумажек прикроет Вам известное место, если не приведи (здесь каждый может вставить данные, в зависимости от собственных убеждений – Бог, Аллах, Будда, Коммунистическая партия, Случай, Карма и прочее) что случится. Заказчику, как Вы понимаете, указанный Технический отчет также необходим как воздух, так как обстоятельства монтажа будут забыты по прошествии года от силы, если не 2-3 месяцев, и для того чтобы память освежить в указанном направлении – папочка просто необходима. Тем более, при поисках виноватого, тьфу-тьфу если случись пожар и что то не так, да и понимать нужно когда случилось начало эксплуатации для того чтобы посчитать когда наступит конец эксплуатации, в связи с истекшим сроком годности системы.
Технический отчет – для чего он нужен?
Итак, Технический отчет распечатывается в двух экземплярах минимум (один из экземпляров принадлежит Подрядчику), в Технический отчет входит 13 форм документов. Первый из них – Титульный лист. Ну с этим все понятно – заполняйте под себя и все.
Ежеквартально бухгалтерия сдает в ФСС России отчет по форме 4-ФСС (форма утверждена Приказом ФСС России от 26.09.2023 № 381). Подача этой отчетности — задача бухгалтера, но у специалиста по охране труда в том числе спросят данные о спецоценке условий труда и медосмотрах. Предоставить их нужно до 25 января, если отчет сдают в электронном виде, или до 20 января, если в печатном виде. Такие же даты установлены для сдачи другого квартального отчета в ФСС России — за финансовое обеспечение предупредительных мер (Приказ Минтруда от 10.12.2012 № 580н).
Подготовить отчетную (статистическую) документацию работодателя по вопросам условий и охраны труда — трудовая функция специалиста по охране труда согласно требованиям профстандарта, утв. Приказом Минтруда России от 04.08.2023 № 524н.
Виды отчетности по охране труда
Если вы попали в выборку, подайте сведения о состоянии условий труда 1-Т — условия труда в территориальный орган Росстата до 21 января. Форма № 7-травматизм (годовая) должна поступить в Росстат до 25 января. Не тяните до последнего, при высокой нагрузке серверы Росстата могут работать недостаточно оперативно.
