- адресата – работодателя;
- ФИО кассира, допустившего ошибку;
- название документа без кавычек;
- подзаголовок «Об ошибочно пробитом чеке»;
- в тексте непременно указать дату, название кассового аппарата и его номер, номер чека, который был пробит неверно, сумма, указанная в нем, причина допущения ошибки;
- подпись с расшифровкой;
- дата написания.
Кассир в течение рабочего дня выполняет много однотипной работы, требующей кропотливого внимания. Вследствие человеческого фактора вполне могут иметь место ошибки в пробитии кассовых чеков. Поскольку это финансовые документы, влияющие на отчетность, все эти неточности должны быть зафиксированы и оформлены в установленном порядке. Нужно принять меры к тому, чтобы в будущем максимально снизить количество таких ошибок, а для этого изучить их причины.
Пример объяснительной записки о неправильно пробитом чеке
Случается, что допущенная ошибка замечается сразу после допущения и может быть тут же исправлена. Например, неправильно пробита цена товара, покупатель указал на это, кассир пробил товар верно. Но информация об ошибочном чеке уже зафиксирована в памяти ККМ. Чек с ошибкой должен быть «легализован» специальным отчетом в конце дня и приложенной к нему объяснительной запиской кассира вкупе с испорченным чеком.
Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а Налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.
Какими документами можно оправдать оплату
- Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
- Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).
Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов
Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.
