Способность к решению сложных задач достигается за счет профессионализма персонала и количества сотрудников. Работа организации со временем может усложняться. В этом случае возникает потребность в расширении штата. Для реализации этой потребности нужна служебная записка о необходимости нового сотрудника.
Функции служебной записки
Служебная записка – это документ внутреннего характера. Составляется для донесения до высшего начальства какой-либо информации. Как правило, в записках содержатся просьбы. Если специалисты не справляются с нагрузкой, если объем работы увеличился, можно составить записку о необходимости принятия на работу нового сотрудника.
Образец служебной записки
Записка оформляется в свободной форме. Но в ней должны присутствовать обязательные сведения. В частности, это ФИО и должность просителя, сформулированная просьба, основание для этой просьбы. Нужно также указать руководителя, которому адресуется записка.
В первом случае заявка подается в кадровую службу. Составляет ее руководитель подразделения, нуждающегося в новом работнике. Формируется она в упрощенном варианте (возможно, в виде обычной служебной записки) и содержит только сведения, дополняющие информацию, и так уже имеющуюся в кадровой службе.
Способы подбора персонала
Разрабатывается такой бланк, как правило, кадровой службой. А заполняется он и руководителем будущего работника, и кадровиком. Последний для этого использует сведения из внутренних нормативных актов, действующих у работодателя, в частности, из:
Содержание заявки на подбор персонала
При поиске работника через кадровое агентство туда помимо сведений, характеризующих вакансию, требования к конкретному человеку и условия его труда, необходимо будет также дать информацию о самом работодателе, описав:
Допустим, ваша компания занимается проектированием, а вам в электротехнический отдел требуется работник по специальности Инженер-электрик на должность Инженера-проектировщика. В этой части бланка заявления на персонал можете перечислить профессиональную лексику, терминологию, аббревиатуру, относящиеся к специфике проектирования в данном проектном отделе, пример:
— проектирование объектов класса напряжения 0,4/6/10 кВ;
— выполнение разделов проекта «Электроснабжение, электроосвещение, электрооборудование»;
— разработка комплектов чертежей марок: ЭС, ЭО, ЭН, ЭМ.
Заявка на подбор персонала
Вы можете использовать шаблон данной заявки для подбора рабочих (электрика, сантехника, сварщика, монтажника и д.р.). Но при заполнении заявки на работников квалифицированного ручного труда, нужно обратить внимание на разделы бланка:
Как заполнять заявку на подбор персонала
Техническое задание обычно включает в себя: 1) основные требования, предъявляемые к услуге; 2) исходные данные для выполнения; 3) область применения услуги; 4) стадии работ; 5) состав задания; 6) сроки. Такой «технократический» подход к подготовке заявки на поиск и подбор специалиста будет способствовать более оперативной и точной работе кадрового агентства , чем в случае с обычной формой заявки. Рекрутинговое агентство быстрее и точнее выполнит поиск и подбор сотрудника.
Для придания веса резюме рекомендацию возможно запросить не только у директора организации, но и у непосредственного руководителя отдела, бригадира, коллеги. Каждая характеристика позволит узнать соискателя с разных сторон: как он работает в команде, сотрудничает с коллегами, берет личную ответственность и др.
Прошло то время, когда для устройства на работу связи были важнее опыта. Качественное резюме стало пропуском в карьеру, визитной карточкой соискателя. Чтобы устроиться на хорошее место работы, надо быть ярким, амбициозным кандидатом, уметь представить работодателю сильные профессиональные навыки. Хороший способ усилить впечатление от резюме — предоставить рекомендацию. Мнение бывшего руководителя, выраженное в форме официального письма, положительно характеризует соискателя и вызывает расположение.
Назначение рекомендательного отзыва
Так как в получении рекомендации заинтересован сотрудник, следует обратиться с официальной просьбой в письменной форме в виде заявления или в устной — попав на прием. Следует иметь в виду, что давать или не давать запрашиваемый документ остается на усмотрение руководства. Перед написанием или выдачей сотруднику готовой рекомендации необходимо заручиться письменным согласием на обработку его персональных данных, в котором перечислить обрабатываемые сведения. В соответствии со ст. 9 ФЗ №152 от 27.07.2006 «О персональных данных», согласие должно содержать Ф.И.О., наименование организации, цель обработки персональных данных, перечень обрабатываемых персональных данных, срок действия согласия, производимые действия с персональными данными, подпись субъекта.
Я нашла предложенную вами вакансию менеджера по подбору персонала интересной. Мне бы хотелось поработать в такой крупной компании, большое значение имеет возможность карьерного роста. Также большим плюсом является ваша заинтересованность в развитии работников.
Структура документа
Я нашла предложенную вами вакансию менеджера по подбору персонала интересной. Мне бы хотелось поработать в такой крупной компании, большое значение имеет возможность карьерного роста. Также большим плюсом является ваша заинтересованность в развитии работников.
Для соискателя без опыта работы
Сопроводительное письмо является немаловажным пунктом, на который работодатель обратит внимание, прежде чем ознакомиться с основным документом. Обычно оно представляет собой небольшой текст, раскрывающий получателю дополнительную информацию о вас. К составлению письма следует подойти ответственно, руководствуясь определенными правилами и требованиями.
По правилам делопроизводства нужно оставить поля 1,5 – 2 сантиметра, чтобы вложенный в дело документ был виден полностью. Обращаться к потенциальному руководителю нужно по имени и отчеству. Если в объявлении о вакансии указано другое контактное лицо, нужно использовать имя, указанное в объявлении.
Направление письма потенциальному работодателю — это вовсе не бюрократическая процедура, проводится она в интересах самого претендента на работу. Никакой обязательной формы письма нет, да и составлять его необязательно, однако именно этот документ может сыграть решающую роль при отборе кандидатур.
Как оформить документ?
Письмо составляется отдельным документом и прикладывается либо к резюме, либо направляется самостоятельной бумагой. Писать нужно на качественной ровной бумаге с двойным или полуторным интервалом между строк, чтобы было легче читать и воспринимать информацию.
Назначение данных писем в том, чтобы донести до адресата информацию о названии и объеме прилагаемых документов и материалов. Подобного рода письма оправдывают себя в тех случаях, когда содержат дополнительные разъяснения к приложенному документу. Структура сопроводительного письма предполагает наличие ссылки на приложение.
Письмо-запрос
Сердечно поздравляю Вас с профессиональным праздником – Днем металлурга. От всего сердца желаю Вам удачи в воплощении самых смелых замыслов! Желаю крепкого здоровья, уверенности в собственных силах, финансового благополучия, счастья!
Письмо-подтверждение
Что касается сроков подготовки писем и ответов на них, стоит отметить, что в случае подготовки ответа на запрос контролирующих органов письмо должно быть написано в сроки, определенные в ранее полученном от такого органа письме.
Как можно понять из вышеприведенной информации — инициировать увеличение штата может даже простой рядовой сотрудник, который понимает, что данная процедура необходима. Однако данную информацию также необходимо донести до руководства предприятия и конкретных лиц, ответственных за принятие решения об увеличении штата сотрудников.
В вопросах расширения штата сотрудников, необходимо понимать, что оно может проводиться двумя путями. Так, увеличение штата работников может предусматривать как непосредственно создание новых должностей в штатном расписании, так и увеличение штатной численности трудящихся на уже существующих должностях. Каждый из этих аспектов может иметь свои особенности правового регулирования в рамках локальных нормативных документов и актов.
Кто инициирует увеличение штата сотрудников
- Повышение объемов нагрузки на персонал.
- Временную потерю трудоспособности одного или нескольких работников.
- Выход работника в декрет или перевод его на другую должность.
- Открытие новых структурных подразделений.
- Усложнение технологических или организационных процессов.
- Появление новых задач, нуждающихся в решении.
- Необходимость расширить объемы производства или оказываемых услуг.
