⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Нужен ли приказ для графика отпусков?. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.
Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.
- дата и место (город) составления;
- номер приказа (ставится согласно принятой в компании системы нумерации);
- ссылка на положения Трудового кодекса России (на статью №123);
- полное название предприятия;
- наименование документа;
- год, на который утверждается график отпусков;
- фамилия и инициалы ответственных за исполнение распоряжения, контроль лиц;
- перечень прилагаемых документов (график отпусков; поскольку данный документ достаточно весомый, в сам текст распоряжения его обычно не вносят, а лишь дают ссылку на него).
Обычно оформление приказа работодатель доверяет сотруднику отдела кадров, юристу либо своему секретарю. Ответственный за составление распоряжения выбирается исходя из наличия необходимого уровня знаний, владения основами Трудового кодекса России.
Кто и когда составляет распоряжение?
Так как приказ на утверждение графика отпусков является необязательным, он не имеет унифицированной формы составления. Разрабатывать его разрешается в произвольном виде. Важно придерживаться стандартной структуры. Она состоит из шапки, названия, основной части и заключения. В шапке приводятся реквизиты организации.
Прежде всего, разберёмся, должен ли порядок предоставления отпусков обязательно утверждаться руководством фирмы. Да, это так: ч. 1 ст. 123 ТК РФ указывает, что составление (и, как следствие, утверждение) – обязанность работодателя. Если этого не происходит, возможна ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако как на практике утверждается эта документация?
Что нужно знать перед составлением графика отпусков? Образец и правила оформления приказа о его утверждении
Как и в коммерческих или некоммерческих организациях, в органах местной власти и приказ, и график тоже должны быть подготовлены: ст. 123 ТК РФ распространяется на всех работодателей.
Как документ приобретает законную силу?
В отличие от формы, к моменту, когда должен быть утвержден график, закон требования предъявляет. То есть период, когда утверждается документация, касающаяся времени ежегодного отдыха работников, строго регламентируется: согласно ст. 123 ТК РФ, график должен быть готов за 2 недели до того, как начнётся очередной календарный год.
Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.
Федеральный закон от 11.10.2023 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.
О праве переноса отпуска на следующий год
Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.
Работники имеют право на отпуск, установленное трудовым законодательством. Во избежание конфликта интересов очередность отпусков устанавливается внутренним локальным документом организации – графиком отпусков.
Издаем приказ о составлении графика отпусков на 2023 год: образец
Организации, созданные в текущем (2023) году, должны составлять график отпусков только на следующий год – 2023. Нужно успеть это сделать не позднее чем за две недели до начала следующего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). По факту получается, что график должен быть составлен не позднее 17 декабря. Составлять график на год, в котором организация создана, не нужно.
График отпусков обязателен для всех
График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).
- Наименование работодателя (название организации или ФИО ИП).
- Дату составления документа и его номер.
- Дату утверждения графика с подписью и инициалами руководителя организации (ИП).
- Название документа (график отпусков на 2023 год).
- ФИО все сотрудников организации или ИП с указанием их должностей.
- Количество дней отпуска, которые сотрудник может взять в текущем периоде (основного и дополнительного).
- Предполагаемую дату отпуска (можно указать как точную дату, так и месяц, но в этом случае работнику придется писать перед отпуском заявление с указанием точной даты).
- Фактическую дату отпуска (указывается точный период времени, в течение которого сотрудник находился в отпуске).
- Графу «С графиком ознакомлен» (нужна, если для ознакомления с графиком не предусмотрена отдельная ведомость или лист ознакомления).
- Данные о перенесении отпуска (необходима для указания реквизитов документа, утвердившего перенос отпуска и даты, на которую он переносится).
- ФИО, должность и подпись руководителя отдела кадров, утвердившего составленный график.
- Данные об учете мнения профсоюза (если он создан в организации).
Минимальной численности, при которой работодатель освобождается от необходимости составлять график отпусков, закон не устанавливает. Из этого можно сделать вывод, что график обязателен, если в организации есть хотя бы один сотрудник.
Шаг 1. Сбор информации у сотрудников
График отпусков — внутренний документ работодателя (организации или ИП). Он обязателен как для работодателя, так и для работника (абз. 2 ст. 123 ТК РФ). Этим документом утверждается очередность ухода в отпуск всех сотрудников.
Пример: график отпусков на 2023 год надо утвердить не позднее 17 декабря 2023 года. Утверждается график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.
10 советов по составлению графика отпусков
В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.
Зачем нужен график отпусков
На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.
Сроки устанавливаются с учетом возможностей и специфики работы работодателя таким образом, чтобы обеспечить исполнение требования ст. 123 ТК РФ и без спешки и стрессов своевременно утвердить график отпусков (не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года).
В приказе (распоряжении) о разработке графика отпусков на будущий год указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению графика отпусков, определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении графика отпусков, например, собрать или зафиксировать пожелания работников относительно времени использования отпусков, определить работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное время, определить производственные возможности работодателя. В приказе (распоряжении) устанавливаются сроки каждого этапа составления графика, в том числе сроки учета пожеланий работников, сроки согласования графика с представительным органом, с юридическим отделом и др.
Приказ о разработке графика отпусков на следующий календарный год: что он дает и как его составить?
В законе нет такого требования. Можно не издавать. Но! Поверьте, это удобная штука. В средних и крупных компаниях, где разработкой графика могут заниматься несколько подразделений или хотя бы более 5 человек, такой приказ лучше издавать, поскольку он упорядочит работу по разработке и принятию графика. В этом документе Вы определите, кто за что отвечает и в какие сроки что должно делаться.
На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства.
Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.
Уведомление
Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.
Завершение работы с графиком отпусков нужно производить, когда от всех сторон трудовых отношений получено согласие на периоды предоставления отпуска. Только после этого можно начинать процедуру согласования графика отпусков на следующий год с профсоюзным органом.
- нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
- в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.
Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.
Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки
Длительность нахождения сотрудника в отпуске, время его начала и выхода на работу документально закрепляется графиком отпусков, обязательным для выполнения как работником, так и работодателем. Эта норма касается не только крупных предприятий, где предварительное планирование отдыха сотрудников определяется, прежде всего, необходимостью рациональной организации рабочего процесса, но и небольших компаний без профсоюзного органа.
Сроки
Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.
