Медицинская документация, особенно первичная, играет основополагающую роль в правоотношениях между пациентом и медицинской организацией, поскольку удостоверяет факты и события, отражающие ход диагностики, лечения, и иных мероприятий. Обязанность по хранению медицинской документации в соответствии с пунктом 12 части 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» возложена на медицинскую организацию. В соответствии с частью 1 статьи 17 данного Федерального закона организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Как известно, за нарушения правил хранения медицинской документации статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность. При этом, в настоящее время единый нормативно – правовой акт, определяющий порядок хранения медицинской документации отсутствует. Такая ситуация порождает множество вопросов. В частности, многих волнует тема сроков хранения медицинской документации.
О письме Минздрава России от 07.12.2023 № 13-2/1538
Впрочем, Приказ № 1030 был отменен еще в 1988 году и так же как и письмо не имеет нормативной силы, содержа лишь рекомендательные нормы. Более важно, на наш взгляд, остановиться на сроке хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у).
О противоречиях в установленных нормативными правовыми актами сроках хранения
Однако, помимо данного факта также заметим и то, что в письме указан далеко не исчерпывающий перечень форм медицинских документов. Поэтому при возникновении вопросов о сроках хранения тех или иных форм медицинских документов следует также не забывать, что:
А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.
Внести сведения и хранить копии — большая разница
Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.
Нет цели — нет права хранить копии
В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.
На едином портале размещения проектов нормативных актов обсуждаются 2 законопроекта, которые поставят точку в вопросе, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника, для всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Из первого документа следует, что при сборе персональных данных операторов придется обезличивать эти данные.
Кстати, информация, что ввели запрет на 9 документов в личных карточках сотрудников, — не более чем предупреждение, основанное на законодательстве. Но рекомендуем перестраховаться и убрать из дел сотрудников те бумаги, которые не нужны для реализации задач и обязанностей работодателя.
Условия, при которых хранение копий безопасно
- обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
- содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе;
- обеспечения личной безопасности работников;
- контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
чтобы оформить карту ребенку, я сама покупала тетрадь и обложку к ней. какое-то время она хранилась в поликлинике. однажды пришли на прием к невропатологу, но в регистратуре нашу карту не нашли. я с ребенком на руках бегала по этажам в поисках карты: кабинет педиатра, прививочный, сестринская…невропатолог отказалась нас осмотреть. карта нашлась через 3 дня. на следующий день я забрала её из поликлиники и храню дома, просьбы мед. сестры игнорирую.
моя районная поликлинника хромает тем, что потеряла уже 4 моих карты. Есть основание полагать, что поскольку в них почти нет записей, они пошли на школьные тетрадки детям сотрудников. Но поскольку я окончательно зареклась в серьезный случаях прибегать к бесплатной медицине, то меня это не сильно тревожит.
МБУЗ Детская городская поликлиника УЗА г. Новороссийск
В редакцию интернет-портала NashGorod.ru в раздел проблемы пришло письмо от тюменки Натальи, которая обратилась в детскую поликлинику, чтобы взять медкарту ребенка для визита к врачу в другом учреждении и получила отказ. «Раньше я могла взять карту, чтобы прочитать историю болезни, — рассказывает женщина, — при получении расписывалась в специальном журнале». Запрет на выдачу оригинала документа в регистратуре объяснили постановлением департамента здравоохранения Тюменской области. Наталье предложили сделать копию медкарты, однако ждать ее нужно в течение трех дней.
Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Что допускается, но с согласия работника
Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2023, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
Столько же хранится паспорт врачебного участка льготников — пациентов с правом на набор соцуслуг. То же время отведено для вторых экземпляров заключений: о медосмотре сотрудников безопасности транспорта и о наличии/отсутствии опасных инфекций.
Документация по результатам медсоцэкспертизы и детей, и взрослых хранится 75 лет. Этот период считается со следующего года после: получения бессрочной инвалидности; отказа в присвоении группы; неявки на переосвидетельствование.
25 лет
Тот же срок хранения у журнала регистрации и выдачи медсправок о врачебном заключении форм № 086/у и 086-1/у. Это те самые справки, которые оформляются после медкомиссии при трудоустройстве или поступлении на учебу.
В такой ситуации возникает вопрос о том, как же правильно действовать, если Вам не выдают медицинскую карту на руки, чтобы наиболее простым и быстрым способом получить полный доступ до мед документации с целью проведения оценки качества оказания медицинской помощи.
Почему медкарта должна храниться в поликлинике
В Министерстве здравоохранения и соцразвития России объяснили, что, в соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 22.11.2004 г. № 255, медицинская карта амбулаторного больного хранится в регистратуре. Поскольку карта является юридическим документом, она не должна выдаваться на руки пациенту. Хранение медкарт на руках у пациента противоречит п. 6 ст. 30, чч. 3, 4 и 5 ст. 31, ч. 1 ст. 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан (ОЗ РФ). Если вы переходите на медобслуживание в другое лечебное учреждение, то оттуда должны сделать запрос на вашу медкарту.
ПИСЬМО МИНЗДРАВСОЦРАЗВИТИЯ РФ ОТ 04.04.2005 N 734/МЗ-14 “О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ АМБУЛАТОРНОЙ КАРТЫ”
Все необходимые выписки из медкарты больного должен делать участковый или лечащий врач-терапевт бесплатно (!), даже если вы обслуживаетесь по полису добровольного медстрахования. Если вам отказываются давать выписку, ссылайтесь на ст. 31 ОЗ РФ, где прописано, что человек имеет право на информацию о состоянии своего здоровья. В любой момент вам обязаны бесплатно выдать карту на руки, чтобы вы могли на месте ознакомиться с документом и самостоятельно сделать необходимые выписки.
Ни в коем случае. Её не имеют права отдать. Нужно обращаться к своему лечащему врачу либо с заявлением в администрацию поликлиники. Оригинал карты на руки получить нельзя, об этом важно помнить и обращаться за её копией заранее.
У пациента должна быть одна амбулаторная карта, но может быть введён её дубликат в исключительных случаях. Например, когда страховая компания ведёт проверку. Если человек ходит в разные поликлиники, больницы, у него в каждой будут амбулаторные карты. И ни в одной из них карты не должны отдавать пациенту.
Как быть, если она потерялась?
Законный представитель. В информированном добровольном согласии на виды медицинских вмешательств, которое заполняет пациент, есть пункт, куда заносятся сведения о выбранных им людях (обычно это родственники), которым в соответствии с законом может быть передана информация о состоянии его здоровья. Здесь человек может указать законных представителей, но у нас таких случаев очень мало. Люди боятся кому‑то доверять свои данные.
Сроки хранения медицинской документации также регламентированы отдельными нормативно – правовыми актами в области здравоохранения. Например, протокол паталого – анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патологоанатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного) (форма 013/у) (п. 35 Приказа Минздрава России от 06.06.2013 № 354н).
Статьей 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» закреплено право организаций создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Выдача медицинской документации пациенту
ЭПК занимается уничтожением тех форм медицинских документов, которые содержат значок ЭПК в нормативных документах, регулирующих сроки хранения. Такие нормативные документы были представлены в настоящей статье.
