Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Правила составления письма-просьбы
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
Согласно пункту 1 части 3 статьи 66 Закона о контрактной системе первая часть заявки на участие в электронном аукционе в случае включения в документацию о закупке в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 33 Закона о контрактной системе проектной документации должна содержать исключительно согласие участника закупки на выполнение работ на условиях, предусмотренных документацией об электронном аукционе (такое согласие дается с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки).
При возникновении спорных вопросов, наличии несостыковок в законах или при отсутствии практики рассмотрения жалоб по определенному вопросу заказчики и поставщики обращаются за официальными ответами в антимонопольную службу. Это ведомство, которое обеспечивает:
Когда обращаются за разъяснениями в ФАС
В соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 33 Закона о контрактной системе при закупке работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту или сносу объекта капитального строительства в документации о закупке должна содержать проектную документацию, утвержденную в порядке, установленном законодательством о градостроительной деятельности, за исключением случая, если подготовка проектной документации в соответствии с указанным законодательством не требуется и случаев осуществления закупки в соответствии с частями 16 и 16.1 статьи 34 Закона о контрактной системе, при которых предметом контракта является в том числе проектирование объекта капитального строительства.
Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.
Письмо-просьба может быть служебным и просто деловым, оно имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.
О выделении денежных средств
«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Наконец, мы запустили полноценный сервис онлайн-отслеживания отправлений: просто получите номер поставки, введите его на нашем сайте — и посмотрите, в какой точке страны находится ваш груз! Услуга предоставляется совершенно бесплатно.
Более того, мы разработали специальную систему отслеживания отправлений, доступную каждому клиенту: вы получаете индивидуальный номер партии, после чего, введя его на официальном сайте «Всегда на колёсах», можете мгновенно узнать, где сейчас находится ваше письмо, посылка или контейнер. Это просто и совершенно бесплатно — а чтобы добавить вам уверенности, мы предлагаем бесплатные (!) услуги экспедитора на стадии погрузки и разгрузки. Не забудьте упомянуть о них перед составлением договора — эта опция вносится в него отдельным пунктом.
Образец №2
Чтобы узнать обо всех нововведениях и ознакомиться со вступающим в силу с 1 декабря текущего года прейскурантом, зайдите на сайт нашей компании — он доступен по той же ссылке, что и раньше. Связаться с нами Вы можете, позвонив по указанному ниже телефону или отправив письмо по электронной почте.
Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2023 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».
Образец письма-запроса о предоставлении информации
Разъяснительные письма оформляются на бланках выдающей его аккредитованной организации. Текст, по сути, представляет собой набор цитат из норм законодательства. Содержание сводится к тому, что запрашиваемый товар не подлежит обязательной сертификации (не содержится в перечне продукции). Бумага заверяется гербовой печатью уполномоченного ведомства. Отказные письма, выдаваемые ВНИИС отличаются дополнительной голограммой.
Когда пишется письмо о предоставлении информации
Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2023 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.
- Письмо после телефонного звонка (этот приём вызывает доверие у получателя, особенно если вы договаривались обменяться контактами).
- Чёткий акцент на основную проблему (предложение партнёру конкретного способа решения проблемы, оговорка насчёт прибыли от совместного сотрудничества).
- «Шокирующее» заявление (оцените минусы деятельности клиента и собственные преимущества, затем правильно изложите их, не отходя от делового стиля письма).
- Строгая демонстрация предложения (после обращения к адресату нужно сразу перейти к сути письма и проявить заинтересованность в сотрудничестве).
- Презентация «товара лицом» (прикрепить к письму иллюстрации, презентацию и прочие варианты демонстрации услуги – их следует разместить на самом видном месте).
Цель предоставления информации о ценах
Стандартный образец запроса котировок не имеет зафиксированной формы по 44-ФЗ, но существует ряд параметров и пунктов, касаемых правильности заполнения и предоставления информации, которые обязательно должны быть выполнены для принятия заявки к участию. В первую очередь это касается самой формы подачи:
Особенности
Важно осознавать, что запрос цен представляет собой чётко продуманный план сотрудничества. В идеале организация должна заранее иметь несколько таких заготовок. Используя оригинальный подход, можно продать любой товар, но существует как минимум 5 сценариев за счёт которых можно представить коммерческое предложение в выгодном свете:
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку
Как писать сопроводительное письмо к документам
Что же касается правил хранения, то подобные официальные послания хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию, в течение пяти лет. По истечении этого срока следует провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить.
Образец сопроводительного письма к договору
Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.
Естественно, письмо, направляемое предпринимателю средней руки, по духу будет сильно отличаться от официального послания с просьбой о содействии к председателю госкорпорации. Однако структура всех писем-просьб приблизительно одинакова; составителю достаточно уяснить себе, какие элементы обязательно должны присутствовать в любом письме, какие можно варьировать и от каких лучше совершенно отказаться. Сделать это значительно сложнее, чем написать докладную записку, но всё же возможно. Разобраться в ситуации поможет приведённая далее инструкция.
Письмо — это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.
Правила составления письма-просьбы
- Вы являетесь выдающимся экспертом в области…
- Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
- Ваш отдел является ведущим…
- Вы можете решить сложнейшие вопросы в сфере…
- На протяжении многих лет накоплен положительный опыт взаимодействия между…
[Дата] я отправил Вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет? Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от Вас оплаты в течение недели.
Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.
Если клиент не выходит на связь
CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.
Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:
- сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
- затем – дата составления и исходящий номер документа;
- заголовок, отражающий суть вопроса;
- обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
- суть вопроса;
- благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
- благодарность;
- должность, ФИО и подпись отправителя.
Структура письма
Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.
Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.
Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.
Об отсрочке платежа
СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.
Следующее преимущество телемаркетинга — полная прозрачность хода выполнения проекта, и предоставление детальной статистики по тому, как идут телефонные продажи и по всем состоявшимся контактам. В результате, после завершения проекта, Вы получаете не только готовые продажи, но и базу данных Ваших потенциальных клиентов. В эту базу попадают те клиенты, которых по каким-либо причинам (предложение не актуально по времени, по цене, по специфичным потребительским свойствам) данные холодные звонки не заинтересовали, но они готовы рассматривать Ваши предложения в дальнейшем. Работу с этой базой продолжают Ваши собственные специалисты, профессионально «закрывая» продажи.
Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки.
Активные продажи по телефону
Это может быть географический признак (расположение в определенном городе, или конкретном районе города, например — для предприятий, оказывающих услуги населению), или персональные данные физического лица (возраст, пол), или определенные параметры юридического лица (отрасль деятельности, размер компании) и так далее.
