Образец письма клиенту о работе офиса в сокращенном режиме

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2023 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

Как правильно написать письмо клиенту

[Дата] я отправил Вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет? Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от Вас оплаты в течение недели.

Письма после встречи

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Предпраздничными днями, в соответствие с трудовым законодательством, являются те рабочие дни, которые идут непосредственно перед государственными праздниками России. Такие праздники определены в Трудовом Кодексе, в сто двенадцатой статье: с первого по пятое января – празднование Нового Года; седьмое января – Рождество; двадцать третье февраля – День Защитника Отечества; восьмое марта – Международный Женский День;

Объявление о сокращенном предпраздничном рабочем дне

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов. Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь.

Информационное письмо о предпразничном дне

Чтобы написать уведомление о том, какая дата объявляется сокращенным днем, кадровику или руководителю не потребуется много времени. Зато эта информация станет полезной и для сотрудников, которые построят свои планы с учетом изменившегося графика работы, и для клиентов и поставщиков, которые решат вопросы с компанией заранее.

Письмо направляется адресату посредством Почты России. При срочном переезде допускается направить его копию факсом или по электронной почте с обязательной досылкой оригинала. Рекомендуется также удостовериться в получении письма по телефону с последующим составлением телефонограммы.

Аналогичным образом составляется уведомление о переезде контрагентов организации. Дополнительно рекомендуется заверить заказчиков, партнёров и других заинтересованных лиц о том, что все текущие обязательства будут выполнены в полном объёме и в оговоренный срок.

Образец письма-уведомления о переезде офиса для клиентов

При смене юридического и/или фактического адреса офиса необходимо уведомить сотрудников организации, а также контрагентов о предстоящем переезде в другое место. Первое регулируется требованиями Трудового кодекса Российской федерации. Второе, как правило, прописано в договоре, составленном в соответствии с нормами Гражданского кодекса.

Обычно такие объявления составляют в печатном или письменном виде, а потом просто приклеивают на двери офиса. Приходя в организацию, люди видят это объявление и узнают о предпраздничном сокращенном рабочем дне в организации.

Руководители организаций должны уведомить о сокращении продолжительности трудового дня не только своих работников, но и клиентов. Сделать это можно в виде объявления. Объявление о сокращенном предпраздничном рабочем дне должно быть доведено до сведения клиентов. О том, как это сделать, и как его правильно составить, вы можете узнать из следующей статьи.

Как составить объявление

Предпраздничными днями, в соответствие с трудовым законодательством, являются те рабочие дни, которые идут непосредственно перед государственными праздниками России. Такие праздники определены в Трудовом Кодексе, в сто двенадцатой статье:

В большинстве случаев с работниками, принимаемыми в организацию, заключается трудовой договор. С течением времени обстоятельства могут повлиять на изменение некоторых его пунктов. При существенных переменах работодатель обязан уведомить об этом сотрудника.

Часы лишние, но не сверхурочные

Основной локальный нормативный акт в рамках данной процедуры — приказ об изменении графика работы. Он должен содержать обоснование соответствующего решения работодателя, а также регламентировать, каким образом фирма будет исполнять предписание ст.

Алгоритм изменения режима рабочего времени по инициативе работодателя и работника – оформление и образцы документов

Приказ об изменении графика работы образец и бланк. После всех выше указанных процедур работнику предприятия выдается уведомление. Унифицированной формы уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора нет.

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

После отправления письма

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

Нередко сотрудники предприятия задаются вопросами: Когда будут праздники? Полагается ли укороченный день накануне отдыха? Чтобы избежать неразберихи и четко организовать рабочий процесс, кадровикам работодателей рекомендуется заранее составлять объявление о сокращенном предпраздничном рабочем дне. Какие сведения необходимо указывать в этом документе – подскажет наш материал.

Для чего нужно объявление на предпраздничный рабочий день

В целях соблюдения актуальных норм трудового законодательства все работодатели (как ИП, так и юрлица) обязаны сокращать длительность рабочего дня перед государственными праздниками (стат. 95). Не требуется предоставление укороченного дня (смены), если предпраздничный день выпадает на общепринятые выходные, то есть субботу или воскресенье. Перечень официальных праздников установлен в стат. 112 ТК, отдельные выходные могут переноситься путем ежегодного принятия Правительством соответствующих нормативных актов.

Как написать объявление о сокращенном предпраздничном дне

В отдельной статье мы рассмотрели вопрос, требуется ли разработка и утверждение специального распоряжения руководителя о предоставлении персоналу укороченного дня. Поскольку эта законодательная норма является федеральной, работодатели могут и не издавать каких-то специальных кадровых документов. Даже при отсутствии последних сотрудникам все равно полагается сокращение времени работы накануне праздников. Но в целях повышения эффективности рабочего процесса и информирования не только персонала, но и клиентов (партнеров) организации рекомендуется выпустить приказ, а также объявление о предпраздничном дне. О том, как его составить – далее.

При этом важно понимать, что при продаже сложных или дорогих продуктов призыв к действию на этапе первого контакта должен быть направлен не на покупку прямо сейчас, а на продолжение диалога. Вот несколько примеров:

• Уважайте время клиента. Помните: чем короче письмо, тем лучше. Возьмите за правило не превышать объём 200 слов (1500 знаков с пробелами) в письмах. Это поможет вам писать сообщения по существу. Если нужно донести большой объём информации – договоритесь о встрече или звонке.

6. Добавьте информативную подпись

После того, как вы освоитесь с этим базовыми принципами, вы можете начать составлять собственные шаблоны и цепочки продающих писем. Чтобы увеличить конверсию в продажи, тестируйте различные варианты каждого элемента писем и выбирайте лучшие связки.

Обязательный перевод на удаленку в настоящее время действует только в Москве, где мэр требует отправить работать дома по крайней мере 30% численности персонала — подробности здесь. Несоблюдение этой обязанности грозит компании солидными штрафами.

Нужно ли переводить работников на дистанционную работу в связи с коронавирусом?

Текст уведомления начинается с вежливого обращения к трудящемуся по имени отчеству, далее следует непосредственно предложение перейти на новый режим труда удаленно из дома в связи с распространением коронавируса в РФ и повышенной опасностью заражения.

Обязательно ли составлять уведомление о переводе на удаленный режим?

Важно запомнить, что перевод на удаленный режим обязательно должен документально оформлен правильно. Недостаточно просто отправить работника домой и сказать, что теперь он дистанционный сотрудник. Нужно составить приказ, получить согласие от сотрудника, внести изменения в трудовой договор, согласовать порядок взаимодействия, новый режим работы, часы труда и отдыха, порядок оплаты, способы связи и прочие моменты.

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Пример 1

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Часто в договорах, содержащих условие о форс-мажоре, может закрепляться список документов, прилагаемых к уведомлению. Если такого перечня нет, то стороне стоит самостоятельно подготовить бумаги, подтверждающие факт невозможности исполнения обязательств.

Если компания, столкнувшаяся с пандемией, осознаёт, что ввиду установленных запретов и ограничений ей не удастся выполнить взятые на себя обязательства, ей следует подготовить письмо о форс-мажоре в связи с коронавирусом.

Уведомление о форс-мажоре (коронавирус)

К СОЖАЛЕНИЮ, ИЗ-ЗА ПАНДЕМИИ КОРОНАВИРУСА в настоящий момент страдает не только мировая, но и российская экономика. Закрытие границ, отмена транспортного сообщения, остановка работы предприятий могут приводить к невозможности исполнения различных контрактов. В этом случае стороне соглашения стоит осуществить уведомление контрагентов о форс-мажоре в связи с коронавирусом.

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

• дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
• обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
• адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
• обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

образец делового письма на Английском

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

Совет: если для адресанта важно получить ответ на письмо-просьбу в определённый срок, необходимо упомянуть об этом в основном тексте: например, «Мы ждём Вашего ответа не позднее…» или «Надеемся на получение разъяснений в срок до…». Иначе получатель, никакими обязательствами в отношении документа не связанный, может затянуть с ответом, что создаст для отправителя дополнительные сложности.

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Какой вид письма выбрать

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.