Нало сдавать в архив индивидуальные карточки

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Создание электронного архива

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

• 75 лет — срок хранения документов, оформление которых завершено до 2003 года, а также в отношении лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой;
• 50 лет — для документов, делопроизводство по которым завершилось после 2002 года.

Форму карточки работодатель вправе разработать самостоятельно. Но можно использовать и одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (с 2013 года оно стало не обязательным для применения):

Сроки хранения личных карточек

• трудовом договоре;
• Ф. И. О. и дате рождения;
• месте рождения и гражданстве;
• владении иностранными языками;
• образовании;
• профессии;
• стаже работы;
• состоянии в браке;
• семье;
• удостоверении личности;
• местах жительства (по месту регистрации и фактическом);
• номере телефона;
• связи с воинской обязанностью;
• кадровых перемещениях;
• аттестациях;
• повышении квалификации;
• переподготовке;
• наградах;
• отпусках;
• праве на социальные льготы;
• увольнении;
• иных данных.

В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.

Общий порядок передачи документов в архив

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Нюансы работы с документами

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

Нормативная база

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Архивное хранение документов в организации

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2023). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

Каждый бухгалтер, отвечающий за свой раздел учета, должен обеспечить формирование папок документов (дел) в соответствии с утвержденной номенклатурой бухгалтерских документов. Группировка исполненных документов в дела называется формированием бухгалтерских документов.
В п. 6.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР) приводятся требования к комплектации первичных учетных документов. Документы должны быть систематизированы за текущий месяц. Бухгалтеру следует проверить наличие всех бухгалтерских документов за текущий месяц. Наличие всех документов может быть установлено по номерам документов. Документы группируются по месяцам, но могут группироваться и за квартал, полугодие или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Для облегчения поиска документов могут делаться помесячные закладки.
Документы должны относиться к определенному учетному регистру. Первичные учетные документы обрабатываются путем отражения операций на счетах бухгалтерского учета в соответствующем регистре учета. Группировка первичных документов осуществляется применительно к учетному регистру по определенному счету. Так, следует отдельно комплектовать отчеты кассира, выписки банка с расчетного, валютного и прочих счетов в банках, авансовые отчеты, накладные, счета-фактуры, акты и пр. Соединение в одну группу различных первичных документов за текущий месяц является типичным нарушением.
Применение первичных учетных документов для целей бухгалтерского и налогового учета не влияет на их систематизацию. Каждая папка с первичными учетными документами оформляется согласно номенклатуре дел, имеет свой индекс, заголовок, период группировки документов. В зависимости от объема документов учетные регистры могут комплектоваться отдельно или по счетам бухгалтерского учета.
Документы должны комплектоваться в хронологическом порядке. Бухгалтеру необходимо соблюдать даты группировки документов. Каждый обработанный документ подшивается в свою папку в соответствии с номенклатурой дел. Следовательно, должен соблюдаться принцип — от раннего документа к более позднему. В хронологической последовательности операции должны регистрироваться в учетных регистрах. Хронологию можно также проследить по номерам документов или переходящим остаткам по счетам бухгалтерского учета. Например, несоответствие входящего сальдо последующей выписки банка и исходящего сальдо предыдущей выписки банка может свидетельствовать об отсутствии выписки банка.
Кроме того, при систематизации бухгалтерских документов необходимо обратить внимание на соблюдение дополнительных правил, установленных Основными правилами. Именно эти требования бухгалтеры часто не соблюдают на практике. В папку-дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые экземпляры документов или черновые записи. Учетные документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Это связано с соблюдением сроков хранения документов. В дело необходимо включать по одному экземпляру каждого документа.
В папку должны группироваться учетные документы одного календарного года. Нельзя комплектовать документы за несколько лет. Исключение составляют, в частности, переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации.
Дело должно содержать не более 250 листов при общей толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке. Этот порядок в большей степени относится к переписке, документам о взаимных расчетах и пр. Входящие документы группируются по датам поступления, исходящие — по датам отправления. Целесообразно документ-ответ помещать за документом-запросом. Можно группировать документы по контрагентам.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Например, к авансовым отчетам прилагаются документы, на основании которых они составлены. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы рекомендуется группировать отдельно от их проектов.
Как правило, в небольших организациях бухгалтеру приходится контролировать порядок оформления организационно-распорядительной документации и документов по учету кадров. Отдельные приказы, распоряжения имеют непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
Следовательно, приказ об утверждении учетной политики должен комплектоваться отдельно вместе с приложениями — рабочим планом счетов, формами учетных документов, положениями о порядке инвентаризации, документооборота, контроля. Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Причем приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.
Документы в личных делах работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. На каждого работника заводится личное дело. Личные дела систематизируются по алфавитному принципу. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Опции темы

Папки с документами, передаваемыми в архив, должны оформляться. Для хранения документов в архиве должны соблюдаться условия хранения, которые предусмотрены Основными правилами.
В п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете предусмотрены общие требования к выдаче учетных документов из архива. В частности, отмечается, что выдача учетных документов из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Поиск по теме

Индекс
дела Заголовок дела Кол-во
ед. хр. Срок хранения
и N статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Бухгалтерия
06-05 Бухгалтерские
балансы и
отчеты годовые 1 Постоянно
N статьи по перечню
типовых управленческих
документов 135б) —

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Как сдать документы в архив на государственное хранение

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

Оформление дел

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

Проведение экспертизы ценности документов

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

В государственный (муниципальный) архив сдаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документы по личному составу. Дела сдают в государственный (муниципальный) архив после того, как они полностью оформлены.

ü Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;

Перечень документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив:

В соответствии с архивным законодательством государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

В случае положительного письменного ответа на предложение архивного учреждения готовится проект договора о включении в Список организаций – источников комплектования архива. Если же такого согласия архив не получил, но он заинтересован в документах конкретной негосударственной организации или общественного объединения, то возможно заключение договора о сотрудничестве – это позволит наблюдать за сохранностью документов организации / объединения и будет способствовать принятию ими впоследствии решения о передаче своих документов в архив.

Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива?

1. Проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, по реестрам органов государственной регистрации юридических лиц, статистическому регистру хозяйствующих субъектов и др.
   Кроме того, дополнительно архивным учреждением проводится анализ организаций:
   • действовавших ранее, но не включенных в Списки источников комплектования архивного учреждения по каким-либо причинам, а также
   • проявивших инициативу по их включению в Списки (на основании письма организации-заявителя).
2. Далее у претендентов изучаются учредительные документы; это позволяет установить подведомственность, юридическую самостоятельность организации, форму собственности, профиль деятельности, масштаб деятельности, юридический адрес.
3. Уточняется наличие негосударственных организаций, созданных на базе государственных, являвшихся ранее источниками комплектования государственных архивов. Такие негосударственные организации включаются в Списки источников комплектования соответствующего архива (без заключения договора) и находятся в нем до момента передачи архиву документов государственной организации-предшественника.
4. На стадии выявления проводится классификация организаций: по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности, по организационно-правовой форме, по форме собственности (государственная, муниципальная, частная). В результате определяется: количество однородных (аналогичных) организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, как в составе определенных ведомств, так и в целом с учетом негосударственных организаций; разделение организаций на производственные и непроизводственные, осуществляющие определенные виды деятельности; разделение общественных объединений на общественно-политические партии, общественные движения, общественные фонды, общественные учреждения, организации общественного самоуправления, затем – по разным целям создания и разного уровня (общероссийские, межрегиональные, региональные, местные общественные объединения).
   Среди критериев отбора выделяется:
   • особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческая преемственность ее документов);
   • место среди других организаций в зоне комплектования государственного, городского или муниципального архива (является ли организация градообразующей или наиболее типичной для данной территории).
5. Из каждой классификационной группы выбираются организации для дальнейшего анализа. Такие организации включаются в рабочий Перечень организаций для определения источников комплектования соответствующего архива.
6. В завершение составляется Экспертное заключение и справка об организации как источнике комплектования государственного / городского / муниципального архива.

Рассмотрим ситуацию с ликвидацией организации

На основе проведенного анализа в негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования конкретного архивного учреждения.

Лицевые счета работников по заработной плате формируются в самостоятельные дела в пределах календарного года с расположением фамилий работников в строгом алфавитном порядке. В случае если толщина дела превышает 2,5 см. его разбивают на тома с обозначением в заголовках каждого тома букв алфавита фамилий работников, которые включены в данный том. Все документы (копии приказов, справки, заявления, расчёты начисления денежных сумм), прикладываемые к лицевому счёту, при архивном формировании дела изымаются.

Опции темы

В случае закрытия (ликвидации) организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы, подлежат обязательной передачи в организацию право-приемник, либо при отсутствии таковой в архив (государственный или коммерческий).

Формирование дел с лицевыми счетами работников

В случае если в организации лицевые счета на работников были утрачены, либо не велись, их заменяют собой расчетно-платежные ведомости по заработной плате, которые передаются на архивное хранение вместо лицевых счетов.