Второй важный этап регламентации – построение системы согласования, утверждения документов. Следует отметить, что при работе с аутсорсером рационально стремиться к минимизации этапов согласования. Это существенно упростит сотрудничество, оптимизирует процесс передачи и получения документов.
Без регламента никуда!
Итак, с чего же начинается регламент? Правильно, с разработки форм первичной документации. Если у вас новая компания, создание таких форм очень актуально. Кстати, эту функцию вы можете передать на аутсорсинг. Если первичка давно сформирована, закажите экспертизу документов аутсорсеру. Специалисты проверят формы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства.
Как разрабатывается регламент?
Последний способ становится все более популярным. Он позволяет оптимизировать процесс формирования, регистрации, передачи, получения документов. Также ЭДО минимизирует риск потери документов, как это часто бывает с бумажными образцами.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
Какие документы можно отправлять?
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
Возможен ли обмен документами между двумя системами?
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .
Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Теперь встал выбор, кто мне подключит эту систему ЭДО. Мой банк работал только с двумя операторами. Оба оператора очень известные. Звоню первому, объясняю ситуацию, что менеджер сказал, банк, документы и так далее. И тут началось! Подключение 10 000р, плюс выезд специалиста, плюс сложная интеграция с 1С и тоже за большие деньги, куча условий, документов и прочее. В общем я был в замешательстве, как все сложно!
Что такое ЭДО и как им пользоваться
Теперь по ценам. Это вообще меня порадовало. Прием всех документов, то есть все входящие письма полностью бесплатные (сам в шоке, что такое бывает). Даже если Вам прислали документ на подпись, например какой-то договор или счёт, Вы его подписали и отправили, то это не считается за отправку документа! То есть, платить за подписанный документ Вы ни чего не будете!
Цены на отправку по системе ЭДО
Теперь об ЭДО в трёх словах. Если сказать просто, то это обычная электронная почта, только все присланные и отправленные документы подписываются электронной подписью. Это удобно тем, что Вам больше не нужно бегать к директору за каждой его подписью, ставить везде печати, покупать конверты, бегать на почту и прочее. Тут всё просто, получили документ, подписали подписью за 2 секунды и отправили обратно. Мои знакомые бухгалтера, получают так счета на юр. лиц от провайдеров связи за интернет. А я, как дурак, бегал за бумажными счетами, чтобы оплатить интернет в конторе. В общем стоит только попробовать, потом уже не слезть, на столько все просто и удобно.
В нашей компании в 2012-2013 годах документооборотом занимались больше десяти сотрудников, и они все равно не успевали. Задержки при оформлении документов иногда достигали нескольких месяцев. Проанализировав ситуацию, мы одними из первых решили уходить от использования бумаги. Уже в 2013-2023 годах мы разработали и внедрили собственный инструмент «АТИ-Доки». Это позволило нам перевести на электронный документооборот свою бухгалтерию и предоставить новую услугу клиентам как сервис. В итоге мы получили колоссальную экономию – после внедрения оформлением всех документов в компании стал заниматься один сотрудник (вместо 10), а все закрывающие документы – отправлять в течение недели.
Дорогая бумага и экономный ЭДО
Казалось бы, выгоды от ЭДО очевидны, а значит, бумажный документооборот давно должен был уйти в прошлое. Однако повсеместного перехода, которого мы ждали еще в начале прошлого десятилетия, не произошло до сих пор. Причины для этого есть. Во-первых, это общий консерватизм, который мешает внедрению в жизнь любых информационных технологий. Новую систему нужно изучить, внедрить, параллельно изменить бизнес-процессы в своей компании. К слову, и мы столкнулись с сопротивлением собственной бухгалтерии.
Фальстарт нового сервиса
Наконец, прошедшие месяцы самоизоляции в целом вынужденно повысили компьютерную грамотность и доверие к электронным средствам общения и электронным документам. Соответственно, теперь преодолевать сопротивление консервативно настроенных сотрудников будет значительно проще.
К слову, санкции могут быть различными: от штрафа до реального срока. Что грозит руководителю компании, зависит от масштабов и продолжительности деяния. Конечно, законодательство предусмотрело, что и главбух отвечает за свои ошибки, подробнее об этом мы рассказывали здесь. Но статистика последних лет свидетельствует о том, что количество возбужденных дел за налоговые правонарушения растет, доля же привлеченных главбухов все так же ничтожна.
- правильность регламентированного учета налогов;
- своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
- обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).
Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера
Задумываетесь о том, чтобы сконцентрироваться на бизнесе, а непрофильные функции, в частности бухгалтерский учет выделить на аутсорсинг? Это решение, требующее перестройки части бизнес-процессов вашей компании и в некоторых случаях предоставляющее ей существенные преимущества.
- Продавец продал покупателю товар на сумму 895 420 руб. (в т. ч. НДС 149 236,67 руб.).
- Покупная стоимость товара — 762 710 руб. (в т. ч. НДС 127 118,33 руб.).
- Стоимость доставки товара перевозчиком по соглашению с продавцом составила 26 630 руб. (в т. ч. НДС 4438,33 руб.).
П. 3 ст. 485 ГК РФ предусмотрено, что в договоре реализации можно поставить пункт об изменении стоимости товара при наступлении определенных обстоятельств. Как вариант, можно внести условие: если доставку товара до покупателя организует поставщик, то стоимость товара увеличивается на стоимость транспортировки товара до покупателя.
Способ 1. Посреднические услуги
По посредническим услугам представляем покупателю отчет посредника с указанием в нем суммы своего вознаграждения (ст. 999 ГК РФ). Форму отчета разрабатываем самостоятельно с ее обязательным утверждением в учетной политике.
