Из опубликованного нами выше перечня ошибок, которые наиболее часто выявляются проверяющими при проведении проверки правильности списания ГСМ в учреждении, можно сделать вывод о том, что чаще всего к ответственности за нарушения норм законодательства на этом участке учета привлекаются должностные лица. К ним применяется дисциплинарное взыскание. Однако в ряде случаев за нарушение правил списания ГСМ учреждение может быть привлечено к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ, если проверяющие докажут факт грубого нарушения правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влекут наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 2000 до 4000 руб.
Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Напомним, что нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением N АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:
Нарушения в оформлении путевого листа
Ошибка 2. На основании норм п. 6 Приказа N 152 дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Отсутствие времени возвращения в путевом листе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя: можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько времени ушло на дорогу.
Издавая приказ об утверждении нормы ГСМ, организация ориентируется на рекомендуемый распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-Р объем расхода топлива. В нем отражено нормирование горюче-смазочных материалов по видам автомобиля и порядок пересчета при особых условиях эксплуатации автомобиля.
Когда издается такое распоряжение
Многие компании используют в своей деятельности автомобильный транспорт. При эксплуатации автотранспорта неизбежно возникновение затрат на приобретение горюче-смазочных материалов. Строго нормированного порядка списания для коммерческих организаций, установленного государством, сейчас не существует, и организация вправе установить собственные, издав приказ о нормах расхода ГСМ. Необходимость нормирования продиктована требованиями контролирующих органов: любые затраты должны быть обоснованы и документально подтверждены. С другой стороны, установка расхода топлива по четким нормативам позволяет контролировать его приобретение ответственными лицами.
Нормативная база
Объем затрачиваемого топлива на любое транспортное средство зависит как от базового нормированного объема списания, так и от условий его эксплуатации, и распоряжение о нормах расхода топлива и ГСМ устанавливает объем списания, рассчитанный с учетом всех сторон.
Это самый легкий и бюджетный способ дистанционного контроля за топливом. Но сами по себе штатные датчики топлива несовершенны – погрешность в их показаниях может составлять 15% от объема бака. На точность в определении времени, мест и объема заправок здесь рассчитывать сложно. Автопарки, которые контролируют топливо по CAN-шине, могут сталкиваться с возникновением “мертвых” зон (5-10% верхнего и нижнего объема бака), “ложными” сливами и непонятными подъемами/падениями топливного графика в программе мониторинга. В итоге на автотранспорте с большим расходом ГСМ неконтролируемый объем может достигать 100 литров – в первую очередь, на большегрузах. И надо понимать, что такой способ не всегда помогает обнаруживать случаи прямого воровства ГСМ. На картинке ниже показан график уровня топлива, полученный со штатного датчика.
4. Контроль расхода топлива с помощью расходомера (ДРТ)
- Преимущества: нет
- Недостатки: отсутствие объективных сведений о работе транспорта
- Эффективность контроля расхода топлива: низкая
- Вероятность махинаций: высокая
- Где может применяться: любой автопарк, где отношения с сотрудниками построены на доверии или нет заинтересованности экономить на топливе
3. Контроль расхода топлива с помощью штатного датчика через CAN-шину
Плюс ни один автопарк не застрахован от сливов топлива, заправок мимо бака и махинаций с излишками. Не менее вероятны простои на холостом ходу, использование транспорта в личных целях или нерациональная эксплуатация, которая ведет к перерасходу топлива. Без вспомогательных решений определять такие факты сложно, а доказать прямое воровство нереально.
Формы путевого листа обязательны к применению только для профессиональных перевозчиков. Непрофильные компании вправе разрабатывать свои бланки и отражать их как приложение с образцом в учетной политике. Следует помнить о таких моментах:
- Отчет о движении горюче-смазочных материалов, оформляемый материально ответственным за выдачу ГСМ работником на основании актов, требований, товарно-транспортных накладных, карточки учета расхода ГСМ, ведомости учета возврата талонов. В документе указываются сведения о получившем топливо сотруднике, разновидности ГСМ, единицы измерения, цель выдачи, остаток на начало/конец отчетного периода, поступление, выбытие.
- Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. В документе указывается выданное всем работникам топливо. Водители предъявляют путевой лист или другой документ, итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости, вместе с наименованием и маркой ГСМ, информацией об автомобиле (регистрационный номер, модель, марка), информацией о водителе (ФИО, день выдачи топлива, табельный номер), сведения о ГСМ, необходимых в период техобслуживания и ремонта ТС (на основании накладных и лимитно-заборных карт).
Типичные ошибки
Важно! Периодически необходимо проводить сверку данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическими остатками. Что касается определения норматива расходования бензина, разрешается установить базовый норматив и повышающие коэффициенты для поездок по перегруженным трассам, для поездок зимой и т.д.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Что такое путевой лист
На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.
