Командированный приехал в место назначения. Каждый день от гостиницы ему нужно добираться до места проведения работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте разберемся.
Проезд по городу во время командировки
Если обратиться к Положению о служебных командировках, то пункте 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они находятся за пределами населенного пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне. Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.
Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу
Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчета о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
- подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
- другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация». Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.
Отсутствие подтверждающих документов
Дело в том, что существуют правила возмещения неподтвержденных расходов для организаций госсектора. Например, федеральные учреждения в этом случае возмещают сотруднику расходы в размере минимальной стоимости проезда:
Если чемоданы были загружены в багажный отсек автобуса, то пассажиры могут получить груз сразу по прибытии. Если багаж транспортировали в автомобиле, то доставка может запаздывать. В большинстве случаев выдача груза осуществляет на следующий день. В случае рейсов на дальние дистанции допустимо опоздание на 2-3 дня.
Правила транспортировки детально описаны в постановлении правительства Российской Федерации «Об утверждении правил перевозки пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом» от 14.02.2009 № 112.
Что относится к багажу
Ручной кладью называют небольшую сумку, которую пассажир может взять с собой в салон. Размеры клади должны быть такими, которые бы позволяли поставить сумку на колени или в ногах под креслом, стоящим впереди пассажира. Если сумка слишком велика для этого, то она уже не считается ручной кладью, а переходит в разряд багажа. Ставить чемоданы в проходе категорически запрещается.
Эта статья для пассажиров автобусов и маршруток, особенно для дачников с тележками, женщин с большими хозяйственными сумками и мужчин с рюкзаками. Полезной она будет и для тех, кто намеревается в общественном транспорте на колесах провезти большую поклажу.
Автобус, маршрутка, такси – в чем разница
В салоне автобуса городского и пригородного маршрутов пассажиру не придется платить за ручную кладь, если она не больше 120 см (в сумме длина, ширина и высота), также смело можно заходить в автобус с детской коляской или санками. Здесь важно напомнить, что перевозчик вправе установить свои нормы по размеру ручной клади для бесплатного провоза. Не нужно платить и за провоз одной пары лыж, но их лучше предварительно зачехлить. Перевозимые вещи должны быть чистыми, не загромождать проход в салоне автобуса и не мешать другим пассажирам входить и выходить на остановках. Если эти условия не соблюдать, водитель вправе отказать в провозе ручной клади.
За что не надо платить
Невостребованным считается багаж, который не забрали в течение 30 суток с того дня, когда автобус прибыл в пункт назначения. Тогда перевозчик имеет право его реализовать. Вырученные за реализацию своего багажа финансы пассажир может потребовать в течение года, за вычетом суммы, по праву принадлежащей перевозчику и потраченной на организацию продажи. При этом нужно обязательно предъявить багажную квитанцию.
В последнее время Минфин разрешает включать затраты на такси до аэропорта в командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. А в качестве подтверждающих документов потребуется заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанции на оплату пользования легковым такси (приложения 4 и 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112, письма Минфина России от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621).
ФЗ, а также подпункта 2 пункта 1 и пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. На практике проверяющие из фондов пытаются доначислить страховые взносы, даже если компенсация платы за упаковку багажа прописана в локальных документах и есть чеки.
Можно ли возместить командированному работнику расходы на провоз багажа
Вопрос В командировку работник ехал по приобретённому билету эконом класс базовый, по которому предусмотрено только провоз ручной клади до 10 кг. Работник провозил ручную кладь 8кг. и багаж 12кг, за что с него дополнительно взяли 2000 руб. В локальном акте у нас прописано — возмещение расходов за провоз багажа, можем ли мы оплатить работнику этот перерасход по норме или нужно ссылаться на ст.252 НК РФ- все расходы д.б. экономически обоснованы? Работник утверждает, что он вёз вещи, необходимые для командировки. Ответ Да, можете. Так как возмещение командированному работнику расходов на провоз багажа предусмотрено локальным нормативным актом, компенсируйте сотруднику данные расходы и учтите их в прочих расходах при расчете налога на прибыль на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
В силу производственной необходимости работник был срочно направлен в командировку. Чтобы вовремя добраться до места назначения, работник был вынужден использовать свой автомобиль, на котором прибыл в аэропорт, откуда проследовал в пункт назначения. Автомобиль был оставлен на платной стоянке в аэропорту. Работник оплатил стоимость стоянки в сумме 2000 руб. (НДС не облагается, организация, оказывающая услуги парковки, уплачивает ЕНВД). Такая форма проезда была изначально одобрена руководителем организации, что закреплено в приказе о направлении работника в командировку. Оплата стоянки произведена из подотчетных сумм, выданных перед командировкой. Доходы и расходы в целях налогообложения определяются методом начисления…
Вопрос: Наш работник был направлен в командировку. До аэропорта он добирался на своем автомобиле и оставил его там на платной стоянке. По возвращении он представил кассовый чек на оплату четырех суток парковки. У нас действует положение о командировках, предусматривающее возмещение затрат командированных работников на парковку личных автомобилей в аэропорту в течение двух суток. Можно ли учесть затраты на парковку автомобиля в аэропорту при исчислении налога на прибыль? Облагается ли сумма возмещения НДФЛ и страховыми взносами? («Зарплата», 2023, N 10)
Вопрос
- Как отразить в учете организации расходына платную парковку личного автомобиля работника, на котором он добирался ввиду позднего рейса в аэропорт, оставленного им на стоянке аэропорта на период командировки?
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле: СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком где:
Предприниматель утвердил Положение о служебных командировках, в котором установил, что расходами по проезду являются затраты по проезду любым транспортом общего пользования к месту командировки и обратно, комиссионные сборы, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров, оплата услуг по оформлению проездных документов, расходы по проезду в общественном транспорте к местам отправления и от мест прибытия, расходы на проезд в такси в аэропорт, на вокзал, в случае отправления в период с 23.00 до 09.00 местного времени, провоз багажа, расходы на проезд личным автомобильным транспортом.
Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ
Вопрос: Наш работник был направлен в командировку. До аэропорта он добирался на своем автомобиле и оставил его там на платной стоянке. По возвращении он представил кассовый чек на оплату четырех суток парковки. У нас действует положение о командировках, предусматривающее возмещение затрат командированных работников на парковку личных автомобилей в аэропорту в течение двух суток. Можно ли учесть затраты на парковку автомобиля в аэропорту при исчислении налога на прибыль? Облагается ли сумма возмещения НДФЛ и страховыми взносами? («Зарплата», 2023, N 10)
Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Оплата провоза багажа в командировке сотрудникам фсин
- Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
- Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
- Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
- Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
- Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.
Оплата сверхнормативного багажа в командировке
- Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
- Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
- Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).
Относительно возмещения расходов на упаковку личного багажа необходимо сказать следующее. В числе расходов, которые работодатель обязан возмещать работнику в случае направления в служебную командировку, ст. 168 ТК РФ называет «иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя”. Но порядок и размеры возмещения таких расходов нормативно не установлены.
Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:
Оплата багажа в командировке
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле: СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком где:
Для целей страховых взносов и НДФЛ это дополнительные расходы в командировке, которые связаны с трудовыми обязанностями. А такие выплаты не облагаются взносами и НДФЛ. Данный вывод следует из подпункта «и» пункта 2 части 1 и части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г.
Если в коллективном договоре или локальном нормативном акте закреплено положение о возмещении расходов на парковку автомобиля командированного сотрудника, такие затраты при соблюдении критериев, установленных в п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.
Когда сотрудникам уис компенсируются транспортные расходы?
Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.
Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку.
