Оформление карточек т-2 в архив

Инфо Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Как сделать архив карточек т 2 описи

Внутри дела договоры и контракты лучше все­го располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой ин­формации оперативным. Эту категорию докумен­тов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.

Как сшивать личные карточки работников

В связи с таким противоречием, допущенным Государственной архивной службой Республики Беларусь, автор рекомендует хранить все трудо­вые договоры и контракты 75 лет. Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника. Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с.

Прежде чем разбирать образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:

Что это за форма и когда она нужна

Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2023 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):

Общие правила заполнения

Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

Отсутствие личных карточек является нарушением трудового законодательства. За это работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Для юрлиц размер штрафа составляет от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 70 тыс. руб. для юрлиц, и до 20 тыс. для ИП. Точно такая же ответственность наступает и за ошибки, допущенные при заполнении формы № Т-2 (решение Московского городского суда от 18.07.19 № 7-7127/2023, 7-7207/2023, 7-7210/2023, 7-7126/2023, 7-7154/2023).

Кроме того, как уже упоминалось, форма № Т-2 является еще и документом воинского учета. А значит, эту форму могут проверять также военные комиссариаты и органы местного самоуправления. Поэтому целесообразнее все же использовать унифицированный бланк, а не документ собственной разработки.

Ошибки при заполнении формы Т-2

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Использование спецсимволов

• договор о принятии на работу;
• приказ, выписанный работодателем;
• паспорт;
• трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
• свидетельство о пенсионной страховке;
• диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
• для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
• автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать это карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут).

Так заполняем личную карточку Т-2 по воинскому учету для призывников:

• вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
• вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
• в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
• в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная» (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.

Т-2 и т.д.). Кроме того, указываются крайние даты дел, включенных в данную опись. Если имеются незадокументированные периоды, это должно найти отражение в дате 1986-1998, 1980.1993-2010 гг. После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации. В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.

Внутренняя опись т 2

В первой графе описи указываются порядковые номера единиц хранения (дел) по описи; во второй — индекс дела по номенклатуре: порядковый номер подразделения (как в номере описи, в данном случае — 06) и номер дел внутри подразделения (в данном случае — 07); в третьей — заголовок дела; в четвертой — крайние даты дела; в пятой — количество листов; в шестой — необходимые примечания.

Вопрос по формированию личных карточек работников

Важно При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту. Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет). После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.
Личная карточка оформляется в одном экземпляре. Хранение личных карточек Тематика: Самоучители по бухгалтерским программам Подготовка дел к сдаче в архив организации Составление описей дел Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.

• число символов записи не превышает 100 символов;
• район или область записывается в родительном падеже;
• аул, кишлак, село или станица прописываются полностью. Остальные населенные пункты сокращаются по стандартной схеме, например, деревня — дер., а город — гор.;
• кодировка места жительства установлена Общероссийским классификатором для административно-территориальных объектов.

Бланк в виде Т-2 собирает в себя все сведения и информацию о работнике, который трудится у указанного работодателя. Форма Т-2 является стандартным вариантом для хранения информации.

Общие сведения о заполнении карточки

• оформление производится только с помощью сведений, которые имеют документальное подтверждение;
• кодировка проводится с использованием шифров кодов общероссийского классификатора;
• имеются данные, которые не должны быть разглашены ответственным лицом;
• имеет удостоверение подписями сотрудника. В первый раз это происходит при принятии на работу, а в дальнейшем при вносимых изменениях в трудовую, в том числе при увольнении.

Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.

При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т. Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30—50 уволившихся в году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке Пример 7.

Опись карточек т2 для архива

Также возможны варианты отдельного формирования карточек по каждой форме — в каждое отдельное дело. Личная карточка и личное дело Личная карточка работника — учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей.

11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН). Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.

13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

Правила заполнения личной карточки работника Т-2

12) Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:
читаю и перевожу со словарем – код 1;
читаю и могу объясняться – код 2;
владею свободно – код 3.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй – степень его знания.

Бланк формы Т-2 утвержден постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Образец заполнения личной карточки Т-2, созданный на основе этого бланка, можно скачать на нашем сайте. Личная карточка Т-2, оформляемая отдельно на каждого принятого на работу сотрудника, содержит всю персональную информацию о нем: как возникшую до его поступления к работодателю, так и сформировавшуюся за период работы у него.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Так что буду по фамилии, а периоды в описи указаны, кому надо — найдут Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Саша Анхен Только руки дошли( Их сшивать надо?

Опись карточек т2 для архива

Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам. Как располагаются личные карточки? Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.