⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Нужно ли писать приказ на график отпусков. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.
Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.
Работники имеют право на отпуск, установленное трудовым законодательством. Во избежание конфликта интересов очередность отпусков устанавливается внутренним локальным документом организации – графиком отпусков.
Издаем приказ о составлении графика отпусков на 2023 год: образец
Летняя пора – это традиционное время отпусков. Однако все хорошее быстро заканчивается, и нужно не забыть составить график отпусков на следующий год. Лучше это сделать заранее, не откладывая на потом. Поэтому осенью самое время вспомнить об этом и издать приказ о составлении графика отпусков на 2023 год. Для чего это нужно и как это сделать, расскажем в статье.
График отпусков обязателен для всех
График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).
Прежде всего, разберёмся, должен ли порядок предоставления отпусков обязательно утверждаться руководством фирмы. Да, это так: ч. 1 ст. 123 ТК РФ указывает, что составление (и, как следствие, утверждение) – обязанность работодателя. Если этого не происходит, возможна ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако как на практике утверждается эта документация?
Что нужно знать перед составлением графика отпусков? Образец и правила оформления приказа о его утверждении
Как и в коммерческих или некоммерческих организациях, в органах местной власти и приказ, и график тоже должны быть подготовлены: ст. 123 ТК РФ распространяется на всех работодателей.
Нужно ли утверждать?
- «Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».
- «Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».
- «Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».
При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2023 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.
График отпусков на 2023 год: особенности составления, форма
Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.
График отпусков на 2023 год: кому и как составлять и чем опасно отсутствие
Как утвердить график отпусков на 2023 год
В приказе (распоряжении) о разработке графика отпусков на будущий год указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению графика отпусков, определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении графика отпусков, например, собрать или зафиксировать пожелания работников относительно времени использования отпусков, определить работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное время, определить производственные возможности работодателя. В приказе (распоряжении) устанавливаются сроки каждого этапа составления графика, в том числе сроки учета пожеланий работников, сроки согласования графика с представительным органом, с юридическим отделом и др.
Сроки устанавливаются с учетом возможностей и специфики работы работодателя таким образом, чтобы обеспечить исполнение требования ст. 123 ТК РФ и без спешки и стрессов своевременно утвердить график отпусков (не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года).
Приказ о разработке графика отпусков на следующий календарный год: что он дает и как его составить?
В законе нет такого требования. Можно не издавать. Но! Поверьте, это удобная штука. В средних и крупных компаниях, где разработкой графика могут заниматься несколько подразделений или хотя бы более 5 человек, такой приказ лучше издавать, поскольку он упорядочит работу по разработке и принятию графика. В этом документе Вы определите, кто за что отвечает и в какие сроки что должно делаться.
Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.
График отпусков
При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.
Порядок составления и утверждения графика отпусков
Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.
Заполнение расписания делается в течение года. Эта обязанность может входить в список необходимых дел для специально назначенного сотрудника или самого работодателя. Расписание отпускных может корректироваться, дополняться, меняться в зависимости от сложившейся ситуации. Стоит отметить, что основанием вносить правки в уже утвержденный график отпускных, согласно Трудовому Кодексу, является приказ от работодателя. Сотрудник пишет заявление, которое рассматривается руководством. Если решение о внесении изменений в утвержденный акт положительное, работодатель издает приказ.
Инструкция оформляем приказ об утверждении графика отпусков
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.
Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков
- Утвердить график отпусков с обязательным отражением периода его действия (год), а также реквизитов графика отпусков.
- Назначить ответственное лицо, которое будет контролировать его исполнение.
- Назначить ответственного сотрудника, который будет производить финансирование расходов на предоставление отпусков
- Назначить ответственного лица, которое будет производить ознакомление с данным документом.
Необходимость подготовки заявления на отпуск зависит от того, как он указан в графике: в виде точной даты или месяца. Если отпуск прописан в графике точной датой, то писать заявление не нужно. Если в графике указан только месяц, то с сотрудника желательно взять заявление с указанием точной даты.
В каких случаях нужно писать заявление на отпуск
По общему правилу, право на отпуск у сотрудника возникает после того, как он отработает в организации более 6 месяцев. Можно уйти в отпуск и раньше, но только, если работодатель не против. Некоторым работникам отказать в отпуске нельзя, даже, если они не отработали положенный срок. К ним относятся (ст. 122 ТК РФ):
Нужно ли заявление, если отпуск запланирован по графику
Нельзя требовать заявление от работника даже тогда, когда необходимость его предоставления прописана в локальном акте организации. Независимо от того, есть ли такое заявление или нет, при наличии графика отпусков работодатель обязан предоставить отпуск в тот период, который указан в графике.
- Издание отдельного приказа мобилизует всех ответственных лиц. Здесь всеми заинтересованными лицами принимается чётко спланированный процесс с точными датами, где указано: кто, когда и что должен сделать. При этом все понимают, что «косяки» со сроками приведут к задержке следующих этапов и могут сорвать всю процедуру в целом. То есть уровень ответственности вырастает, и при этом все осознают свой вклад в успешное завершение процедуры.
- Когда на предприятии установлено, что ознакомление с графиком должно пройти с участием каждого (через подпись), распоряжение придаст веса этой процедуре. Проверено на практике, что, как правило, этот нелёгкий процесс проходит более гладко и просто.
- Руководству и кадровым сотрудникам эффективнее в плане использования рабочего времени утвердить одно распоряжение, а сами графики отпусков по отделам оформить в качестве приложений. В этом случае достаточно, чтобы сами отпускные реестры завизировали начальники подразделений и кадровик.
- Помимо всего сказанного, такой документ попросту облегчает жизнь ответственным лицам. Для исполнителей по сбору информации и её систематизации в реестре здесь есть информация, что нужно сделать, на что обратить внимание, установлены сроки (что очень стимулирует). А для кадровика, являющегося координатором всего процесса, приказ является документом, который фактически назначает его руководителем процедуры. Все ответственные лица (даже выше рангом) должны подчиняться указаниям координатора. Отмахнуться, нарушить сроки, завизировав лист ознакомления с распоряжением, по обыкновению, не осмеливается никто.
- Работодатель обязан подготовить шаблон документа, где будет записан каждый работающий на предприятии человек.
- Начальникам подразделений нужно обсудить фактически с каждым своим подчинённым его пожелания по времени отпуска (в первую очередь — со льготниками), состыковать всех сотрудников, чтобы производственный процесс шёл своим чередом.
- Сделать это рекомендуется к середине ноября — началу декабря.
- Далее должно пройти согласование с профсоюзом.
Аргументы в пользу приказа по утверждении графика отпусков
- «Шапка» документа — лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:
- Название организации или ИП, согласно установленным в учредительных документах данным, рекомендуется указать и полное и сокращённое имя фирмы (если есть).
- Согласно требованиям общего делопроизводства, в реквизитах компании можно указать квалификационное коды — ИНН, КПП (если это юр. лицо), а также ОКПО организации (заметим, что это желательные, но необязательные реквизиты).
- В наименовании документа должно присутствовать конкретизация, что это «приказ (распоряжение)», лучше использовать оба названия, как это делается в стандартных формах. Также приказу присваивается порядковый номер, который фиксируется в журнале распоряжений. Коды, которые ему могут быть присвоены, отдаются на откуп составителю (к примеру, это может быть аббревиатура графика отпусков или общей документации).
- Далее, следует основная тема распоряжения, где указывается, что документ составлен для утверждения графика отпусков на определённый год.
- Финальные данные в шапке — слева проставляется город, где расположено предприятие, справа — дата его ратификации.
- Гораздо проще издать один приказ, а сами реестры с датами отпускных периодов по подразделениям сделать как приложения к нему. Особенно если отделов, цехов много, ведь каждое подразделение, как правило, готовит свой отдельный график. В этом случае гендиректор просто визирует один общий документ, а приложения к нему подписывают ответственные лица.
- Одним из важнейших моментов здесь будет точное планирование всех шагов и дат по ним при утверждении графика, здесь можно указать:
- В какой срок руководители подразделений должны сдать графики по своим отделам (и кому).
- Когда профсоюз должен собраться и высказать своё мнение по вопросу (если он есть на предприятии).
- Установить ответственных лиц по каждому этапу, включая контроль за выполнением всех пунктов, который нужно фиксировать.
- Если в компании принято решение, что с графиком должен быть ознакомлен каждый сотрудник, здесь можно установить этапы, финальный срок, когда все работники должны оставить визы на документе, и ответственное лицо, которое будет координировать процесс (как правило, это кадровик).
- Отметим, что с таким документом кадровым работникам гораздо проще работать с персоналом. Они в этом случае выступают координаторами общего процесса и руководят им, а приказ фиксирует этот статус. Отмахиваться и нарушать сроки, подписав лист ознакомления с приказом руководства, как правило, не решается ни один даже самый ярый «противник бумажек».
Стоит учесть: кадровые работники с серьёзным стажем работы рекомендуют ознакомить с этим документом каждого сотрудника, получив со всех подпись. Иначе призывать работников к выполнению установленных периодов для отдыха будет затруднительно. Сделать это можно двумя способами:
Когда издаётся распоряжение об утверждении графика
Зная нерасторопность сотрудников и даже руководителей подразделений в этом вопросе (всем нужно подумать, посоветоваться со второй половинкой, посмотреть, когда не учится ребёнок и т. п.), можно предположить, что рассмотрение документа будет проходить основательно и не спеша. Но кадровику и руководству компании нужно строго соблюдать сроки утверждения графика, так как за отсутствие в положенный срок этого документа и фирме, и директору грозит административная ответственность:
График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.
Что нужно знать перед составлением графика отпусков? Образец и правила оформления приказа о его утверждении
- «Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».
- «Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».
- «Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».
Пример составления приказа
Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.
Причём нормами трудового права установлен определённый период, когда реестр отпускных периодов персонала должен быть документально утверждён. За 14 дней до начала календарного года, когда соответствующий график вступает в силу и подлежит исполнению всеми участниками, он должен быть на 100% составлен (в нём должны быть учтены все работники компании) и утверждён руководством.
Правила и порядок издания приказа об утверждении графика отпусков и о внесении изменений в него
Казалось бы: после прохождения всех этапов согласования график подписан, дело сделано. Да, совершенно верно, нормативные акты не регламентируют, что график отпусков должен утверждаться отдельным приказом.
Для чего нужен график отпусков и распоряжение по нему — нормы права и порядок вынесения
- «Шапка» документа — лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:
- Название организации или ИП, согласно установленным в учредительных документах данным, рекомендуется указать и полное и сокращённое имя фирмы (если есть).
- Согласно требованиям общего делопроизводства, в реквизитах компании можно указать квалификационное коды — ИНН, КПП (если это юр. лицо), а также ОКПО организации (заметим, что это желательные, но необязательные реквизиты).
- В наименовании документа должно присутствовать конкретизация, что это «приказ (распоряжение)», лучше использовать оба названия, как это делается в стандартных формах. Также приказу присваивается порядковый номер, который фиксируется в журнале распоряжений. Коды, которые ему могут быть присвоены, отдаются на откуп составителю (к примеру, это может быть аббревиатура графика отпусков или общей документации).
- Далее, следует основная тема распоряжения, где указывается, что документ составлен для утверждения графика отпусков на определённый год.
- Финальные данные в шапке — слева проставляется город, где расположено предприятие, справа — дата его ратификации.
