Можно ли произвести закуп за счет подотчетных средств в выходной день

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Содержание

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Порядок выдачи подотчетных сумм

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Требование об обязательном составлении авансового отчета больше не действует. Организация самостоятельно установит срок, в течение которого осуществляются расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, и когда подотчетник обязан отчитаться об использованных суммах и вернуть остаток в кассу.

Изменения с 30.11.2022

В 2022 году вступило в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, — чеков — бумажных и электронных. Хотя список, какие документы требовать от подотчетников во втором полугодии, не изменился, — чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы предоставленные подтверждения соответствовали уже новым требованиям. Как избежать новые риски в расчетах с подотчетниками — проверять все предоставленные документы на соответствие новым требованиям.

Оформление кассовых документов в электронном виде

Что касается электронных чеков, то они приравнены к бумажным. Работник вместе с авансовым отчетом вправе предоставить распечатанные чеки на купленные товары и услуги, которые он получил в SMS или на e-mail. Аналогичные нормы действуют для отчета о расходах на покупку в интернет-магазинах и за электронные деньги.

  1. Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.
  1. В течение установленного работодателем количества рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Общие правила выдачи денежных средств под отчет

Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2022 № 3210-У. Сотрудник должен:

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП). Или письменному заявлению работника. Составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке. На который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату выдача денежных средств под авансовый подотчет. Есть сроки выдачи денег под отчет. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели. Которые прописаны в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Читайте также:  Как заполнить 3 ндфл на налоговый вычет за продажу автомобиля 2022 году

Что такое деньги подотчет ?

Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2022 № 03-11-11/42288).

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

    Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления лица, по распорядительному документу руководителя организации. Причем, распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег .

Работник вправе получить авансом любую сумму денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выдаваемая ему наличными сумма ограничивается 100 000 руб. по одному контракту.

В 2022 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт №4416-У от 19.06.2022, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2022. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Как работать по новым правилам

Алгоритм возмещения необходимо описать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах. Как оформить выдачу подотчета по новым правилам в этой ситуации, устанавливают в учетной политике и в положении о выдаче денег под отчет сотрудникам.

Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.

Вы нашли нужную информацию, за которой пришли?
Да, то что нужно информация.
20.33%
Непонятно, еще обращусь за помощью к юристу.
11.48%
Нет, буду сам искать еще.
68.2%
Проголосовало: 305

Приведем несколько примеров

  • отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
  • когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
  • отсутствует дата составления;
  • не заполнены графы «количество», «цена товара»;
  • отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.

  • НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
  • НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

Расчеты с подотчетными лицами

Кассовый чек, полученный покупателем в электронной форме и распечатанный им на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке, идентичны направленному покупателю в электронной форме кассовому чеку (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

Расходы по найму жилого помещения возмещаются различным категориям служащих бюджетного учреждения различным образом. Так в пункте 18 Указа №813 сказано, что для федеральных гражданских служащих не установлен предельный размер по найму жилого помещения, но, в то же время, он не должен превышать размер, определенный для служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», то есть, стоимости двухкомнатного номера, а для остальных служащих — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера. А при непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья, федеральным государственным гражданским служащим возмещаются расходы по найму жилого помещения в размере 30% от установленной нормы суточных (в настоящее время — 100 рублей) за каждый день нахождения в служебной командировке.

Читайте также:  Я ветеран труда рф, пенсионер, но работаю, должны ли с меня удерживать налог с зарплаты

Сумма страхового взноса включается в стоимость проездного документа (путевки) и взимается с пассажира (туриста, экскурсанта) при продаже проездного документа (путевки). Пассажиры (туристы, экскурсанты), пользующиеся правом бесплатного проезда в Российской Федерации, подлежат обязательному личному страхованию без уплаты ими страхового взноса.

Иные расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя

Если командированный работник был вынужден сделать остановку по пути следования, то в этом случае, возмещение расходов по найму жилья будет производиться только при наличии подтверждающих документов. В случае отсутствия таких документов ни 12 рублей, ни 30% от установленной нормы суточных не выплачиваются.

Известны случаи, когда суд признавал доходом работника суммы, которые были переведены на карту сотрудника с основанием выдачи в подотчет. Естественно, размер переведенных средств был достаточно большим. Эти деньги не сдавались в кассу организации, а также не было никаких доказательств, что средства предназначались на хозяйственные нужды организации. Поэтому, одним из нюансов подготовки авансового отчета является оформление сопутствующих документов:

Срок предоставления отчета работником по подотчетным суммам установлен в 3 рабочих дня, однако, если этот день выпадает на выходной (больничный, командировочный день), то датой отчета будет считаться день выхода подотчетного лица на работу.

Что такое авансовый отчет

Если работник не предоставил подтверждающих документов на командировку, то расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль, также необходимо начислить на них страховые взносы. А вот на НДФЛ по закону можно сэкономить и не начислять его в пределах установленных лимитов налогооблагаемых расходов (700,00 и 2500,00 рублей).

Авансовый отчет – это документ, подтверждающий расходование полученного работником аванса. Соответственно лица, получившие в установленном порядке под отчет денежные средства для последующего расходования их в интересах выдавшей их организации, являются подотчетными лицами. Они обязаны отчитаться за полученные денежные средства путем представления авансового отчета с подтверждающими расходы документами.

Отсутствие авансового отчета

Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля поступления (зачисления) средств и их использования.

Последствия пропуска сроков представления авансового отчета

  • Следует издать приказ с перечнем сотрудников, которым будут выдавать денежные средства
    в подотчет, и локальное (внутреннее) положение о командировках.
  • Со всеми сотрудниками, которым организация планирует выдавать деньги в подотчет, следует заключить договоры о полной материальной ответственности.
  • Выдача денежных средств в подотчет осуществляется на основании письменного заявления
    в произвольной форме, но с обязательным указанием даты, запрашиваемой суммы и срока, на который берется эта сумма. Данное заявление должно быть подписано у руководства.
  • Перед выдачей денежных средств необходимо проверить, нет ли задолженности по подотчетным суммам у данного сотрудника, так как при наличии задолженности по счету 71
    («Расчеты с подотчетными лицами») выдавать очередную сумму в подотчет нельзя.
  • Сдать авансовый отчет в бухгалтерию подотчетное лицо должно в течение трех дней с момента окончания срока, указанного в заявлении, или с момента выхода на работу после возвращения
    из командировки.

На составление авансового отчета и передачу его в бухгалтерию работнику дается 3 рабочих дня после возврата из командировки или окончания срока пользования средствами под отчет. Если авансовый отчет не был представлен, то вся подотчетная сумма становится долгом сотрудника перед работодателем.

Читайте также:  Как Оформить Тройку Для Школьника

Работодатель вправе выдавать работникам денежные суммы под отчет на различные административно-хозяйственные приобретения и прочие нужды. Это могут быть средства для приобретения товарно-материальных ценностей или на командировочные расходы.

Можно ли удержать из зарплаты подотчетные суммы

Удерживаемая задолженность из доходов подотчетного лица не может превышать 20% от суммы зарплаты после уменьшения ее на НДФЛ. Указанные ограничения приведены в ст. 138 Трудового кодекса и приведены в разъясняющем письме Минздравсоцразвития от 2011 года №22-2-4852.

Порядок ведения кассовых операций изменялся неоднократно. На момент написания материала действует Указание Банка России от 11.03.2022 № 3210-У. Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства. Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств. Документ зарегистрирован в Минюсте России 23.05.2022 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28.05.2022. Указание № 3210-У вступило в силу с 01.06.2022, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2022 года. Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утратило силу Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

03. Порядок выдачи денежных средств в подотчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

07. Как правильно отчитаться по подотчетной сумме

Можно. Минфин России рекомендует использовать такой способ расчетов с подотчетными лицами (письмо Минфина от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728). Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей. Но чтобы налоговики не расценили перечисленные на карту работника суммы как зарплату при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды».

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Приказ о выдаче денег в подотчет

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Деньги в подотчет директору

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Мария Сергеевна
Специализация: адвокат по семейным делам, адвокаты для представительства в суде, защита в суде, представительство в судах общей юрисдикции, представительство в суде, составление документов, составление жалоб, составление и проверка юридических документов, составление искового заявления, составление претензии, устная консультация, юристы для проведения независимых экспертиз, юристы и адвокаты по автомобильному праву, юристы по административному праву, юристы по жилищным вопросам, юристы по защите прав потребителей, юристы по семейному праву. Помогу Вам решить самые сложные и нестандартные проблемы.
Оцените автора
Простые ответы на юридические вопросы