Однако для такого порядка рассмотрения обращений представляется необходимым нормативно закрепить в Уставе одно важное положение — обязанность командиров (начальников), не наделенных полномочиями принятия окончательного решения по существу поставленных в обращении вопросов, передавать их по команде в установленные сроки независимо от собственной позиции по этим вопросам, т.е. если такой командир (начальник), получивший обращение военнослужащего, считает, что оно не подлежит удовлетворению по каким-либо основаниям, то он, мотивированно изложив на нем свою точку зрения, должен передать его в порядке подчиненности для вынесения решения компетентным должностным лицом. Именно такой порядок предусмотрен, например, ст. 10 Положения о порядке прохождения военной службы (далее — Положение) при решении вопроса о заключении военнослужащим контракта о прохождении военной службы сверх предельного возраста. Независимо от мнения нижестоящих командиров по поводу заключения такого контракта с их подчиненным рапорт этого подчиненного должен поступить соответствующему должностному лицу, указанному в Положении, для принятия им окончательного решения. Заключения нижестоящих должностных лиц о целесообразности (или о нецелесообразности) заключения контракта излагаются как на рапорте, так и в представлении, оформляемом в порядке, установленном п. 7 Инструкции по организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в Вооруженных Силах Российской Федерации утвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации от 30 сентября 2002 г. N 350.
Обращение в порядке подчиненности в случаях, подобных вышеуказанным, по аналогии с подачей по команде жалобы, оправданно только тогда, когда военнослужащий не знает, к кому конкретно следует обратиться для решения вопроса по существу, либо когда такой порядок обращения прямо предусмотрен действующим законодательством.
ВАЖНО !
Именно отсутствие первичной (на стадии исполнения рапорта) регистрации и механизма контроля передачи письменного обращения по команде от начальника к начальнику до момента его поступления в делопроизводство воинской части является причиной того, что рапорты военнослужащих зачастую «теряются» начальниками младшего звена, не желающими удовлетворять обращение военнослужащего по тем или иным причинам. Да и доказать, что обращение вообще имело место, представляется не всегда возможным. Возникает справедливый вопрос и о сроках рассмотрения поданного по команде рапорта. В соответствии со ст. 116 Устава обращение военнослужащего должно быть рассмотрено в срок до 30 суток со дня регистрации. Вместе с тем, с момента обращения по команде и до момента принятия решения по нему указанный срок может оказаться значительно больше, и формально — без какого-либо нарушения Устава, поскольку такое обращение до его регистрации еще должно пройти по «цепи» должностных лиц, не принимающих решение по существу просьбы, но налагающих стандартную резолюцию: «Ходатайствую по существу рапорта…». Срок нахождения рапорта у каждого из таких лиц Уставом вообще не ограничен. Даже если, исходя из ст. 114 Устава, предположить, что этот срок не должен превышать семи дней (хотя в действительности, как может убедиться читатель, обратившись к указанной статье, из буквального ее содержания следует, что этот срок установлен именно для должностного лица, получившего обращение после его регистрации, а значит, данное правило формально не распространяется на тех лиц, которые получают по команде незарегистрированные рапорты), то становится понятным, что время рассмотрения обращения с момента его подачи непосредственному начальнику и до его разрешения по существу может значительно превышать 30-дневный период. Это противоречит положениям Закона, по смыслу которого, срок рассмотрения обращения начинает течь именно с момента его подачи (не считая трех дней на регистрацию обращения) и включает в себя все его перемещения между должностными лицами одного органа управления.
● …понимать, что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.
Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей. В этом случае секретарь должен передать документ с подобной резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием (инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического документа и др.
Характер резолюций
Резолюция иногда может выглядеть, как отметка на документе, и содержать глагол «Ознакомлен» и подпись, которые означают, что решение руководителем не принято, конкретное поручение отсутствует, информация получена для сведения, решение вопроса отложено. Внутренний документ с подобной резолюцией (например, служебную записку) секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего корреспондента, – передать в профильное функциональное подразделение или сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и составляет его документальный фонд.
Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.
Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.
Классификация
— документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь, под редакцией А.Н. Азрилияна, Институт новой экономики, 1999);
Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования компании «Вертикаль» безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения компания «Вертикаль» и выделила дополнительное финансирование.
Такие письма относятся к деловой корреспонденции, которая представляет собой неформальную обратную связь. Кроме того, для работодателя принципиальной и особенно значимой является переписка, освещающая сделки и услуги, которые курирует он сам. Если секретарь учитывает данные нюансы, то документооборот осуществляется без задержек, а производственный цикл остается непрерывным.
Резолюция: что это такое
Для руководителя особенно важно своевременно знакомиться с перепиской, которая длится уже некоторое время. Бывает, что пройдя определенный производственный цикл, деловое письмо возвращается опять к руководителю, поскольку последний адресат нуждается в официальном разрешении или в запрете на выполнение какого-то профессионального действия.
По значимости и юридической силе, резолюцию можно приравнять к распределительному документу. Если её проставили на бумаге, она сразу становится полноценным распорядительном документом, но только тогда, если она оформлена с учетом всех правил и требований. Но, большее количество владельцев компаний, особенно, если говорить о мелком бизнесе, не считают необходимым заниматься оформлением распорядительных документов.
2. Функции резолюции на документах
Сроки исполнения можно не устанавливать, если данная бумага имеет типовые сроки или они присутствуют в формулировке документа. Последняя запись в резолюции, это личная подпись и дата создания. Здесь стоит помнить о том, что распорядительные реквизиты могут оставить не только лица из руководства компании, а и руководитель структурного подразделения или его заместитель.
4. Как правильно оформить резолюцию
Самый важный орган ООН – это Генеральная Ассамблея. Она обладает представительными, директивными и совещательными полномочиями. Сюда входит 193 члена разных государств, обладающих одним голосом. Резолюция Генеральной Ассамблеи, это принятое решение по каким-либо вопросам международного характера. Эти решения могут касаться:
При этом всегда приоритетной считается та задача, которая озвучивается в первой резолюции. То есть, все усилия данного предприятия пищепрома были положены на то, чтобы на рынок был поставлен весь объем запланированной продукции с оптимальными корректировками.
Генеральному директору строительной , выступающей в роли подрядчика, поступает письмо от руководителя общества с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (заказчика услуги). В нем содержится информация о продлении действия договора с требованием проведения комплекса дополнительных работ на возводимом объекте.
Отметку о принятии на копии налоговой декларации поставят всем
Решить проблемы можно несколькими способами. Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт. При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание. Специалисты рекомендуют формировать перечни видов документов, вопросов, должностных лиц либо подразделений, которым необходимо их направить. Такие списки позволят исключить попадание лишней информации к начальству и ускорить ее поступление к надлежащему служащему.
Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.
Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.
Побуждение к действию
Кроме того, подавая деловую корреспонденцию руководителю к рассмотрению, опытный секретарь, прежде всего, акцентирует его внимание на наиболее важных для компании документах. Это могут быть письма от значимых клиентов или наиболее важных для компаний партнеров.
