Секретарь в строительную компанию обязанности

⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Секретарь в строительную компанию обязанности. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.

Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.

  1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  3. Принимать и вести учет телефонограмм.
  4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

В чем состоят должностные обязанности секретаря

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь эту должность можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

II. Должностные обязанности

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

  • приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
  • ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
  • приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
  • подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
  • работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
  • ведение контрольной и регистрационной картотеки;
  • печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
  • выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
  • подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
  • организация приёма посетителей;
  • ведение реестра входящих и исходящих документов;
  • вежливое общение по телефону;
  • другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.
Читайте также:  Районный коэффициент к военной пенсии

Должностная инструкция секретаря руководителя

Для такой должности, как секретарь (она может быть многоуровневая, начиная от секретаря начальника структурного подразделения, до секретаря руководителя холдинга или концерна), не существует разработанной унифицированной формы должностной инструкции. Поэтому у каждого предприятия есть право выбора по составлению документа.

77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;

Должностная инструкция

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

Секретарь руководителя

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Должностная инструкция секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Вы нашли нужную информацию, за которой пришли?
Да, то что нужно информация.
19.15%
Непонятно, еще обращусь за помощью к юристу.
9.95%
Нет, буду сам искать еще.
70.9%
Проголосовало: 402
  • организовывает личный прием посетителей руководителем;
  • устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
  • ведет журнал предварительной записи на прием;
  • регистрирует посетителей;
  • содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
  • организовывает прием деловых партнеров в офисе;
  • организовывает обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе;
  • сервирует чайный (кофейный) стол в офисе;
  • принимает меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
Читайте также:  Оплачивается ли военному пенсионеру проезд в санаторий на личном транспорте

Охрана труда и техника безопасности в школе Пакеты инструкций для школы и ДОУ

1.10. Секретарь руководителя должен быть ознакомлен с настоящей должностной инструкцией, разработанной с учетом профстандарта, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.11. Секретарь руководителя должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в организации.

3. Должностные обязанности секретаря руководителя

  • подготавливает проект служебного задания руководителя;
  • подготавливает проект приказа о служебной командировке;
  • выписывает командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости;
  • подготавливает документы на получение визы, заграничного паспорта;
  • заказывает железнодорожные и авиабилеты, гостиницы, транспортное обеспечение руководителя;
  • оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий.
  • подготавливает документы к поездке руководителя;
  • уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки;
  • прорабатывает маршрут руководителя, увязка его с расписанием транспорта;
  • обработка материалов командировки, оформляет отчет о командировке.

В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.

Первый раздел инструкции: старт работы

  1. Прием корреспонденции, поступающей на имя директора, и ее распределение по структурным подразделениям организации.
  2. Прием заявлений и бланков на подпись руководителя.
  3. Подготовка документов и прочих материалов, которые требуются для работы директора.
  4. Отслеживание своевременного рассмотрения и предоставления результатов по документам, направленным в различные структурные подразделения и отдельным лицам (например, менеджерам).
  5. Проверка правильности оформления и редакция документов, переданных директору на подпись.
  6. Организация телефонных переговоров руководства.
  7. В случае отсутствия руководителя фиксирование информации, а затем доведение до его сведения.
  8. Подготовка ответов на полученные письма, запросов в сторонние организации и прочих документов, порученных директором.
  9. Составление программы совещаний, сбор информации, приглашение участников и их последующая регистрация, оформление протоколов заседаний.
  10. Контроль соблюдения распоряжений руководства.
  11. Обеспечение директорского места необходимыми канцелярскими товарами и техникой, создание условий для наиболее эффективной работы.
  12. Прием посетителей.
  13. Перенос информации в базу данных либо печать рабочих материалов по распоряжению директора.
  14. Копирование документов на ксероксе.
  15. Формирование дел по установленной номенклатуре, их хранение и своевременная сдача в архив.
  16. Соблюдение внутреннего распорядка организации, техники безопасности, противопожарной защиты.
  17. Поддержание порядка на своем рабочем месте.

Важно! От секретаря, как и от менеджера и других работников, ожидается выполнение приказов руководства и следование Правилам внутреннего распорядка, которые приняты на предприятии.

  • необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  • требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  • однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
  • в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  • ненормированный график работы.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Полномочия секретаря

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:

Читайте также:  Навыки торгового представителя для резюме ключевые

Он станет точкой отсчета для всех запросов или проблем и будет неотъемлемой частью рабочей силы компании. Основная задача секретаря — поддерживать менеджеров в организации. Каждое рабочее место отличается — некоторые из них достаточно сложны или заняты настолько, что каждый человек в команде управления имеет личную секретаршу. В других случаях один секретарь может поддерживать нескольких старших менеджеров, в то время, как только главный исполнительный директор имеет личную секретаршу.

Административная роль иногда может быть способом в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают играть административную роль и «работают на своем пути». Аналогичным образом, студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через агентство по набору персонала во время каникул или после окончания.

Сложно представить работу предприятия без канцелярии или приёмной. Организация, планирование встреч, внутреннее делопроизводство, в том числе обработка входящей и исходящей корреспонденции – всё это ложится на плечи референта. Материал статьи расскажет об основных отличиях этой профессии от профессии секретаря, а также о том, что должен делать тот или другой специалист. Также предстоит понять, как закрепить их обязанности и права документально, нужна ли должностная инструкция секретаря или можно ограничиться трудовым соглашением?

Должностная инструкция секретаря

При сравнении профессий секретаря и референта можно наблюдать разницу, заключающуюся в возможностях занимаемой должности. К примеру, референту часто поручают работу с конфиденциальной информацией, вместе с чем повышается ответственность и, соответственно, оплата труда.

Описание должности секретаря, отличия от референта

Работник может усмотреть несоответствие содержания ДИ по отношению к действующему законодательству. Если это действительно так, то секретарь будет прав – создаваемые локальные акты не должны ухудшать условия труда, предусмотренные законами.

2) осуществляет планирование и контроль выполнения работ и мероприятий по внедрению новых технологий строительного производства, обеспечивающих повышение эффективности производственно-хозяйственной деятельности на участке строительства;

Обязанности секретаря строительной субподрядной организации

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Обязанности секретаря строительной субподрядной организации

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

  • необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  • требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  • однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
  • в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  • ненормированный график работы.
  • Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
  • Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
  • В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  • Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  • Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

Особенности профессии

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

Мария Сергеевна
Специализация: адвокат по семейным делам, адвокаты для представительства в суде, защита в суде, представительство в судах общей юрисдикции, представительство в суде, составление документов, составление жалоб, составление и проверка юридических документов, составление искового заявления, составление претензии, устная консультация, юристы для проведения независимых экспертиз, юристы и адвокаты по автомобильному праву, юристы по административному праву, юристы по жилищным вопросам, юристы по защите прав потребителей, юристы по семейному праву. Помогу Вам решить самые сложные и нестандартные проблемы.
Оцените автора
Простые ответы на юридические вопросы