Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.
Какие документы включать в личное дело?
Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.
Как оформляются личные дела?
Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.
Конкретное содержание персональных данных определяется ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»* (84), согласно которой персональные даюные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
Трудовой кодекс РФ не предусматривает оснований для расторжения трудового договора работника при личных отношениях между работниками. Это Ваше личное дело и личная жизнь, в которые работодатели не имеют права вмешиваться.
Статьи законодательства, упомянутые юристами в ответах:
Архивация и решение вопроса, где должны храниться личные дела сотрудников, возложены на сотрудников отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все готовят дела к архивации).
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Обязательно ли вести личные дела работников?
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
Состав личного дела сотрудника в 2023-2023 годах
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
- какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
- порядок ведения;
- перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
- порядок доступа к информации;
- сроки и режим хранения;
- особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
О чем речь
Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся :
На что обратить внимание
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2023, отметим, что они делятся на:
Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!
Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в 2023 году
В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.
Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника
При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.
- Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
- Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
- Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Личные дела для работников госорганизаций
Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.
Чтобы не пропадали документы в офисе, не тратить время на их поиск в последующем, нужно не только всё фиксировать документально в журналах и раскладывать по папкам, хотя бы с теми же личными делами. Но и установить везде камеры наблюдения. У нас давно так сделали. Начальник всех заверил, что они всё записывают не для того, чтобы следить за нами, а исключительно за документацией. Однажды, нам, действительно, запись из видеоархива помогла обнаружить затерявшийся документ.
Что в нем должно быть
Спасибо за ответ. Но, на каком основании будет произведён отказ? Разве в трудовом законодательстве есть такой пункт? Может ли работник, претендующий на вакантное место и получивший отказ, оспорить его в трудовой инспекции?
Какие есть нюансы
На работе в выходные дни прорвало трубу горячей воды и кипяток сутки лился на документы в архиве. Естественно, они пришли в негодность и 60% из них не подлежат восстановлению. Храниться должны были 25 лет. Как быть и кто ответит?
Кроме этого, правильное оформление личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, поскольку организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при своей ликвидации (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Оформляем личные дела
Государственные гражданские и муниципальные служащие ведут личные дела в силу прямого указания законодательства. А вот для остальных — бюджетных, казенных, автономных учреждений — законодатель такого указания не сделал. Значит, они не обязаны вести личные дела? На этот вопрос вы получите ответ из статьи. Кроме того, вы узнаете, кто отвечает за ведение личного дела, как оно формируется, какие документы включать в него, как и сколько его хранить.
Нормативная база для ведения личных дел
Первым делом скажем, что в личное дело вносятся персональные данные сотрудника и иные сведения, связанные с поступлением на работу или службу, ее прохождением и увольнением с нее. В частности, согласно Положению к личному делу приобщаются:
Запрет 1. Персональные данные нельзя уничтожать раньше времени. Поэтому вы храните документы по кадрам в пределах установленных сроков. Уничтожить документ можно только после того, как истечет установленный срок хранения и только после того, как провели экспертизу ценности документов.
Как безопасно собирать и хранить информацию о сотрудниках
Запрет 5. Персональные данные нельзя хранить дольше, чем этого требуют цели их обработки. Поэтому вы собираете только ту информацию, которая нужна вам для трудовых отношений, и храните ее, пока не достигнете цели, ч. 5 ст. 5 Закона о персданных.
Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле, если решили их оставить
Но если вы фактически формируете личные дела и попытаетесь это скрыть, проверяющий это выяснит. Например, потому что не найдет документы сотрудника в других папках, поскольку вы подшили их в личное дело, или увидит строку «Личные дела» в номенклатуре дел.
Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.
Что такое личное дело
Обязательные реквизиты обложки – указание количества листов, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), а также срок хранения дела. В случае постоянного срока хранения указывают: «Хранить постоянно».
Личное дело сотрудника
По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.
