Образец приказа о разборке бумаг после переезда

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

Создание комиссии

Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.

Различные черновики из резюме, трудовых договоров, анкет могут содержать в себе персональные данные. Их необходимо хранить в определенном порядке. И если жалоба будет в Роскомнадзор — они тоже найдут, чем для себя можно поживиться на вашем «Клондайке».

А что мы нарушаем?

Ворохи бумажных обрезков, оставшиеся после пропускания документов через шредер, не обязательно выбрасывать, их можно сдать в макулатуру. Если уничтожением занимается специализированная компания, она сама займётся утилизацией. В любом случае сначала документы измельчаются, например, на том же офисном шредере, который при необходимости можно взять в аренду .

Макулатуру принимаете?

При этом в любое время вы можете сами забрать необходимые вам документы (например, при налоговой проверке) или работники компании Делис Архив доставят их вам в офис. Также мы поможем перевести документы в электронный вид (при необходимости предоставляем собственное локальное или облачное решение системы «Электронный архив»).

Оформить такой документ предприниматель должен сразу с момента открытия своего бизнеса. С помощью него можно создать единую систему хранения документов различного типа, будь то устав предприятия или обычная служебная записка.

Итак, работодателем должен быть подготовлен приказ о хранении документов в организации, а также разработаны приложения к нему. Однако, прежде чем приступать к его созданию, стоит продумать Положение о хранении документов. Это разгрузит рассматриваемый приказ, в тексте которого предпринимателю предстоит лишь назначить ответственных лиц и наладить работу экспертной комиссии.

Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется

Затем документ нужно озаглавить и составить краткую преамбулу, после чего оформляется текст документа. Приказ определяет работников предприятия, которым вменяется обязанность надлежащего хранения документов. Обычно эта задача входит в компетенцию руководителя централизованного отдела делопроизводства, то есть канцелярии.

Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары. Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ. Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.

Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево. Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. за дело. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку. Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами.

1. Экспертиза ценности документов

Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность. То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку.

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок уничтожения документов

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2023 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2023 года.

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Виды писем

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Всё это делают в присутствии принимающего, сдающего и комиссии, которая сверяет предоставленный список имущества с предъявляемыми для приемки предметами. По итогам передачи оформляют акт приемки-передачи ценностей в произвольной форме. В нём указывают:

1. Издание приказа на передачу материальных ценностей при увольнении сотрудника.
2. Проведение непосредственной передачи имущества, инвентаря, основных средств и материалов с их пересчетом.
3. Оформление принятия всего перечня ценностей актом, подписанным передающим и принимающим работниками.

Содержание и порядок издания приказа

Законодательно необходимость передачи вверенного имущества при увольнении закреплена только для материально ответственных лиц. Для этого при расторжении трудового договора с ними обязательно проводят инвентаризацию (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 27 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н). По ее итогам оформляют инвентаризационную опись, а в случае выявлении отклонений – сличительная ведомость.

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Как составить акт на уничтожение документов

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

Документальное оформление уничтожения документов

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

• для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.

• для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Порядок уничтожения документов

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:

Случаи перехода ответственности при смене работников в должности

1. Данные об организации.
2. Номер и дата составления.
3. ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
4. Причина и сроки выполнения приема-передачи.
5. Перечень дел, которые будут передаваться.
6. Состав комиссии и данные о ее председателе.
7. Срок вступления в силу.
8. Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
9. Лицо, ответственное за процедуру.

• Скачать бланк приказа о приеме-передаче дел в связи с увольнением
• Скачать образец приказа о приеме-передаче дел в связи с увольнением

Передаем дела

1. Дата и место составления.
2. Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
3. Наименование организации.
4. ФИО и должности сторон процедуры.
5. Список передаваемых дел.
6. Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
7. Данные о свидетелях процесса.

• Скачать бланк акта приема-передачи дел при увольнении
• Скачать образец акта приема-передачи дел при увольнении

Дело в том, что документы, образующиеся в деятельности компании, ни в коем случае нельзя уничтожать, так как они могут быть затребованы при разнообразных проверках вашей организации. То есть в любом случае документация должна быть оформлена должным образом и находиться на хранении.

Предприниматель не обязан лично вести работу с деловыми бумагами, для этих целей у него в штате может быть предусмотрен делопроизводитель. Однако, не стоит забывать, что ответственность лежит не только на назначенном лице, но и на самом директоре компании.

Образец приказа о хранении документов

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Ситуация относится к внутренним вопросам, разрешаемым руководством предприятия и не требующим согласия сотрудника (ст.72. 73, 74 ТК РФ). Работодатель заблаговременно должен предупредить специалиста о предстоящих изменениях. Отказаться от исполнения трудовых обязанностей в измененных условиях (на новом месте, в ином структурном подразделении) тот не имеет права.

Руководство любой компании имеет право на многочисленные кадровые перестановки. Наиболее часто они направлены на повышение эффективности деятельности и рациональное использование трудовых ресурсов. Решения, принятые руководителями фирмы, должны беспрекословно выполняться работниками, если не нарушаются требования ТК или трудовые права наемных специалистов.

Как правильно оформить перемещение

Перемещение должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами (часть четвертая ст. 31 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Например, в организации созданы новые рабочие места или же деятельность структурного подразделения приостановлена и объявлен простой.