Нужно ли медицинское заключение в личном деле работника в архиве?

⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Нужно ли медицинское заключение в личном деле работника в архиве?. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.

Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Обычно личное дело ведется кадровой службой. При этом в обязанности кадровых работников по оформлению дел входят приобщение документов к личным делам, обеспечение их сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, а также ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Личное дело — правила ведения

Работодатели — бюджетные, автономные и казенные учреждения могут ориентироваться на данный перечень, однако состав документов скорее всего будет различаться в зависимости от специфики деятельности. Например, в личных делах их работников точно не будет справок о результатах проверки достоверности и полноты предоставленных работником сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.

Читайте также:  Может Ли Пристав Сделать В Другой Город Запрос Что Я Платил Алименты

Оформляем личные дела

— Приказ Рособоронпоставки от 22.04.2011 N 116 «О защите персональных данных федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств»;

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2023 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся :

На что обратить внимание

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа личного дела содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренном решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его разрабатывают самостоятельно.

Чтобы избежать ситуаций, когда какие-то сведения о работнике при проверке окажутся устаревшими или неактуальными, отсутствующими в его личной карточке, возьмите с работника расписку в том, что он обязуется своевременно информировать работодателя об изменении личных данных.

С 2023 года начнется эксперимент по оформлению электронных трудовых договоров. Десять крупных работодателей, участвующих в эксперименте, разработают механизмы ведения и хранения кадровых документов, связанных с трудовой деятельностью, в электронном виде, без дублирования на бумажных носителях. Будут подготовлены и соответствующие поправки в законодательство, а также новые регламенты по ведению личных дел работников. Эксперимент продлится по 31 декабря 2023 года.

Вы нашли нужную информацию, за которой пришли?
Да, то что нужно информация.
19.15%
Непонятно, еще обращусь за помощью к юристу.
9.95%
Нет, буду сам искать еще.
70.9%
Проголосовало: 402

Личное дело работника школы: порядок ведения

Личное дело работника школы — документ кадрового персонального учета, содержащий основные сведения о педагоге. Ведется дело в течение всего срока работы специалиста в данном образовательном учреждении и обновляется по мере организационных или профессиональных изменений в его деятельности.

Читайте также:  Статья 228 часть2 коментарий состава преступления и наказания

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Хранение копии паспорта

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

  • Нужно ли согласие сотрудника, чтобы снять копии с его документов;
  • Сколько хранить копии паспортов и свидетельств в отделе кадров;
  • Как оформить уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов

Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Прием на работу – Общий порядок приема на работу

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

Читайте также:  Сколько квадратных метра на человека в тюмени

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Все персональные данные следует уточнять лично у подчиненного. Если получить их можно только у третьей стороны, работника заранее об этом уведомляют с целью получения от него согласия в письменном виде. Для этого ему сообщается о целях, источниках, способах получения, содержании подобной информации и последствиях отказа.

Как правильно вести

  • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Чтобы избежать ситуаций, когда какие-то сведения о работнике при проверке окажутся устаревшими или неактуальными, отсутствующими в его личной карточке, возьмите с работника расписку в том, что он обязуется своевременно информировать работодателя об изменении личных данных.

  1. Внутренняя опись.
  2. Личная карточка по учету кадров с дополнениями.
  3. Автобиография работника, если ее заполнение установлено внутренним нормативным актом школы.
  4. Заявление о приеме на работу.
  5. Характеристики и рекомендации с прежних мест работы.
  6. Должностная инструкция.
  7. Трудовой договор (контракт), а также все дополнительные соглашения, заключенные впоследствии.
  8. Приказы по личному составу, относящиеся к работнику и регулирующие его трудовую деятельность (это те распорядительные документы, которыми оформляют поощрения, переводы, дисциплинарные наказания, повышения, совмещение должностей, увольнение).
  9. Служебные, докладные и объяснительные записки.
  10. Копии документов о переобучении или повышении квалификации.
  11. Протоколы заседаний аттестационной комиссии, аттестационные листы.
  12. Расписка, подтверждающая, что работник согласен на обработку и хранение его персональных данных.
  13. Медицинские справки о прохождении предварительного и периодических медицинских освидетельствований.
  14. Благодарности и рекламации от родителей и учеников, отзывы должностных лиц.
  15. Заявление об увольнении.
  16. Лист-заверитель (оформляется по закрытии дела, перед передачей его на архивное хранение).

Личное дело работника школы: порядок ведения

Документы в личном деле работника школы подшивают в отдельную папку. Тем самым обеспечивается сохранность персональных данных и исключается возможность утери и случайного доступа к конфиденциальной информации. Для учета и регистрации папок с личными делами в школе ведут отдельную книгу учета.

Мария Сергеевна
Специализация: адвокат по семейным делам, адвокаты для представительства в суде, защита в суде, представительство в судах общей юрисдикции, представительство в суде, составление документов, составление жалоб, составление и проверка юридических документов, составление искового заявления, составление претензии, устная консультация, юристы для проведения независимых экспертиз, юристы и адвокаты по автомобильному праву, юристы по административному праву, юристы по жилищным вопросам, юристы по защите прав потребителей, юристы по семейному праву. Помогу Вам решить самые сложные и нестандартные проблемы.
Оцените автора
Простые ответы на юридические вопросы