Текст выглядит типовым, будто генеральный директор неназванной сети гостиниц использует его во всех своих ответах. Он пишет: «узнав о проблемах, с которыми вы столкнулись». О каких проблемах? Ведь письмо лежит перед ним. Почему
бы не сослаться на конкретный повод, указанный клиентом? В нашем случае было обещано, что бесплатный автобус, курсирующий от гостиницы до аэропорта, заберет нас в аэропорту Лос-Анджелеса через пять минут. Это казалось разумным, ведь гостиница действительно находится в пяти минутах езды от аэропорта. Однако мы добрались до нее через час. Лучше уж потратиться на такси, но сэкономить время! А пока мы ждали автобус, персонал аэропорта сообщил нам, что наша гостиница никогда не подвозит постояльцев вовремя. Мы подробно изложили факты в письменной жалобе, но ответ не содержал никаких ссылок на нашу конкретную ситуацию.
Когда организация получает письменную жалобу, ответ на нее должен последовать незамедлительно. (По крайней мере, расторопность может выделить вас на фоне конкурентов.) Когда сразу ответить на письмо нельзя, мы рекомендуем в течение двух дней послать уведомление о получении обращения. Если жалоба пришла по факсу, уведомление нужно отправить также по факсу или просто перезвонить по телефону в течение двух дней. Быстрая реакция ясно демонстрирует клиенту заинтересованность компании 10 .
Как отвечать на письменные жалобы
И о каких неудобствах он говорит? Почему бы не указать конкретные обстоятельства, если, конечно, он все же прочитал жалобу? Создается впечатление, что наш директор сказал своему референту: «Быстренько шлепните эти имена в форму ответа № 4». Мы показывали письмо служащим разных гостиниц, и некоторые с неохотой признались, что именно так все и происходит. Они также посетовали, что персонализированные ответы занимают слишком много времени и руководству гостиниц пришлось бы специально обучать своих сотрудников превращать официальные письма в личные. Однако в конечном счете формальные ответы, подобные тому, что мы получили, в действительности оказываются более затратными, чем думают администраторы. Руководству гостиницы необходимо выяснить, кто из персонала умеет быстро составлять ответы на жалобы. Одни часами обдумывают каждое слово. Другие сочиняют такие письма без особых усилий и практически без ошибок.
Потому что их просто не учили с ними работать! Так пишет Джон Шоул, эксперт культуры обслуживания, и с ним нельзя не согласиться. Чтобы сотрудники умели корректно общаться с гостями, настроенными отрицательно, регулярно проводите тренинги для персонала и внедряйте стандарты обслуживания.
- проясните ситуацию, соберите больше информации,
- решите проблему,
- проявите внимание к гостю,
- не отвечайте по шаблону,
- не бойтесь извиниться,
- поблагодарите,
- не спорьте с гостем,
- отвечайте на 100 % отзывов.
Гость уехал, отзыв остался
Если в отеле подать жалобу максимально просто, гости понимают, как это сделать, а обратная связь приветствуется и корректно воспринимается, то такая система обслуживания обязательно сыграет на увеличение доходов. Гости, которые смогли пожаловаться на месте, с меньшей вероятностью поделятся негативными впечатлениями с посторонними, а значит, не отпугнут потенциальных посетителей.
Если в ходе внеплановой проверки факты, указанные в жалобе гостя, подтверждаются, составляется соответствующий акт о проведении проверки, в котором обозначаются выявленные нарушения, и возбуждается дело об административном правонарушении. Реализация административной ответственности является достаточно длительным процессом. На первом этапе на основании акта проведения проверки составляется протокол об административном правонарушении. Руководитель гостиницы вызывается на составление данного протокола в офис Роспотребнадзора. Он может предъявить свои возражения относительно изложенных обстоятельств, что также указывается в протоколе. На основании протокола в дальнейшем рассматривается дело об административном правонарушении. На завершающем этапе руководитель гостиницы вызывается на рассмотрение дела в помещение госоргана (уведомлением, в установленном законом порядке).
Одной из самых сложных и деликатных сторон взаимодействия отеля с гостем являются ситуации, когда последний предъявляет претензии, которые не решаются на месте по взаимному согласию сторон, а имеют продолжение в виде длительных разбирательств в суде и последующей выплаты гостиницей штрафа и судебных издержек. В каких случаях несоблюдение условий договора отелем может закончиться судебным разбирательством, можно ли его избежать и как построить работу с гостем, чтобы максимально снизить риски ответственности? Каковы действующие законы и реальная практика российского бизнеса? Об этом — в экспертном материале.
Нужно обратить внимание на то, что по гражданско-правовому договору предприниматели несут ответственность на началах риска, то есть вне зависимости от вины. Все прочие субъекты гражданского оборота — государство, муниципальные образования, граждане, некоммерческие организации — отвечают только тогда, когда нарушения возникли по их вине. Таким образом, сотрудники гостиницы не могут ссылаться на вину контрагентов, когда, например, в районе отключают электроэнергию или горячую воду, в результате чего гость не получает услугу надлежащего качества.
Возмещение ущерба
Еще одна сложная ситуация — когда гость на этапе выезда из отеля отказывается оплачивать услуги отеля, ссылаясь на отсутствие денег. К сожалению, мы можем заставить его оплатить услуги отеля только через суд. Никаких законных механизмов взыскать с него сумму долга на месте у отельеров нет. Удержание вещей или удержание самого гостя в отеле являются незаконными. Привлечение полиции здесь невозможно, поскольку гость не нарушает общественный порядок — он нарушает только условия конкретного договора. Единственный выход — обращение в суд по месту жительства ответчика. Доказательством того, что он у вас проживал, будут служить документы, которые он подписывал при заселении в отель.
Гость, если не хочет таких внезапных доплат, всегда должен точно сообщать о датах и времени заезда и выезда, чтобы его предупредили заранее. Но не всегда гости готовы это делать, и это можно понять: занятость, отсутствие времени.
2. Невозможность заселить гостя вовремя (то есть по факту его приезда), ожидание гостем своего номера
«Г-н Иванов, добрый день! С удовольствием отвечу на ваш вопрос. Среди недели тарифы на проживание в нашем отеле выше, так как мы являемся бизнес и конгресс-отелем и принимаем в основном деловых гостей, которые проживают в отеле с понедельника по четверг, как и вы ‒ один из ключевых гостей нашего отеля. А в выходные дни с пятницы по воскресенье отель почти не заполнен, и чтобы привлечь гостей из другого сегмента ‒ отдыхающих гостей, предпочитающих семейный и спа-отдых, мы снижаем тарифы и приглашаем гостей отдохнуть в нашем спа и фитнес-центре. Мы с удовольствием приглашаем и вас с семьёй отдохнуть здесь, только предупредите заранее, мы забронируем лучший номер для вас по комфортной стоимости».
4. Оплата дополнительных услуг отеля (трансфер, мини-бар, рум-сервис, прачечная и пр.)
Г-жа Андреева, вновь тепло приветствуем вас! Вы, как всегда, потрясающе выглядите! Понимаю, что вас ожидает насыщенный день впереди и желаю, чтобы он прошёл успешно. Но позвольте предупредить вас о том, что номер будет готов только через 20 минут. А пока мы можем подготовить для вас обед. Что вы желаете? Или же направить вас к нашему мастеру в салон красоты, чтобы он помог подготовиться к встрече ещё быстрее».
Все вышеназванные ограничения установлены законодательством. Но бывают правила, которые гостиница устанавливает самостоятельно . Так можно делать, если дополнительные правила не противоречат законам. Правила и перечень услуг администрация обязана указывать на сайте гостиницы, а также в самой гостинице так, чтобы с ними мог свободно ознакомиться любой посетитель. Обычно правила размещают возле стойки регистрации и дополнительно могут напоминать о них в номерах. Клиенты обязаны такие правила соблюдать.
Если чувствуешь, что можешь сильно задержаться, свяжись со службой поддержки. Специалисты предупредят отель и номер будет ждать тебя дольше. Иначе бронь аннулируют и отель вполне может успеть сдать номер другим клиентам. А если к твоему приезду свободных номеров не останется, гостиница абсолютно законно откажет в заселении.
Опоздание
Забронировать номер недостаточно, чтобы его получить. Администратор гостиницы может не пустить тебя дальше лобби на вполне законных основаниях. В такой ситуации можно, конечно, достать телефон, быстро забронировать другой отель через Ostrovok.ru и попытать счастья в другом месте. Но зачем тебе эти проблемы? Давай лучше разберёмся, как правильно подготовиться к поездке, чтобы потом не обивать пороги отеля попусту. По крайней мере, на территории России.
