Можно ли работникам выдать подарки и оказать матпомощ 4000

Подарок, выданный сотруднику, как в денежной, так и в натуральной форме, признается его доходом и подлежит обложению НДФЛ. Обязанность по начислению и удержанию НДФЛ с доходов сотрудника лежит на работодателе, поскольку он является налоговым агентом. При этом налогом облагается не вся сумма подарка, а только свыше 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Применяя данное ограничение, нужно учитывать общую сумму подарков, выданных конкретному сотруднику в денежной и натуральной форме, в течение календарного года.

Страховые взносы с сумм подарков сотрудникам

• если подарки выдаются сотрудникам на основании трудовых и коллективных договоров без составления договоров дарения, суммы таких подарков облагаются страховыми взносами;
• если подарки (в том числе в денежной форме) выдаются сотрудникам на основании письменно заключенных договоров дарения, суммы этих подарков не облагаются страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС, в т.ч. на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

НДС при передаче подарков сотрудникам

Согласно Гражданскому кодексу РФ подарком признается вещь (в том числе денежные средства, подарочные сертификаты), которую одна сторона (даритель) передает другой стороне (одаряемому) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 572 ГК РФ). В контексте этой статьи дарителем выступает работодатель, а одаряемым сотрудник. Передача подарка осуществляется на основе договора дарения.

В налоговом учете матпомощь не отражают (п. 1 ст. 252, п. 23 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Минфин сделал только одно исключение. Материальную помощь можно учесть в расходах на оплату труда, если она предусмотрена внутренними кадровыми документами компании и связана с выполнением трудовых обязанностей (Письмо от 02.09.2023 № 03-03-06/1/43912). Пример — матпомощь к отпуску.

• если ребенок воспитывается только одним родителем, который признан инвалидом второй или первой группы;
• если ребенок из малоимущей семьи по результатам экзаменов набрал минимальное количество баллов, что позволяет ему принимать участие в конкурсе, так как считается, что экзамены были сданы успешно;
• возраст ребенка, который желает поступить в высшее учебное заведение, не превышает 20 лет.

Материальная помощь многодетным семьям в 2023 году

Материальная помощь военнослужащим начисляется в размерах его денежного оклада после подачи рапорта начальнику. В случае неполучения помощи ее начисляют в конце года вместе с заработной платой. Выплата выдается на основании подписания приказа командиром. Материальная помощь военнослужащим выплачивается:

Чтобы сотрудники видели, что они получат от работы в компании, помимо зарплаты, стоит четко расписать варианты поощрения и определить, на что вы готовы потратиться. Затем собрать данные в отдельном положении, которое станет частью учетной политики. В ней же указываются нюансы бухгалтерского и налогового учета.

Пишем учетную политику и положения

• Для принятия сумм затрат в налоговом учете укажите их как часть ФОТ, привяжите к трудовой деятельности, но при этом придется обложить их взносами. Если, наоборот, отразить затраты на поощрения как выплаты, не относящиеся к работе, то в базу для взносов они не попадут, зато и принять в расходы их будет невозможно. Выбираем из двух зол то, что вам выгоднее.

Разбираемся с удержанием и расчетом НДФЛ

Представим себе щедрого работодателя и сотрудника-счастливчика, получившего в дар что-то ценное: квартиру, автомобиль, дорогое ювелирное украшение. Стоимость таких вещей высока, значит, и налог получится немаленьким.

Не забудьте собрать все документы, подтверждающие ваши расходы и вручение подарков работникам.
Меньше проблем вызовут подарки стоимостью до 4 000 рублей по налоговому законодательству (не нужно исчислять налоги) и до 3 000 рублей по гражданскому законодательству (не нужно заключать договор в письменной форме).

Необлагаемая сумма в размере 4000 руб. относится отдельно к каждому виду доходов, о которых идет речь в пункте 28 статьи 217 НК РФ.
А в этом пункте подарки и матпомощь упомянуты в разных абзацах.
То есть начислять НДФЛ нужно, только если общая стоимость подарков или общая величина матпомощи с начала года превысят 4000 руб. Удерживают НДФЛ только с суммы превышения.

Подарок и матпомощь отражение в справке 2-НДФЛ

Состав расходов, учитываемых при упрощенной системе налогообложения, определен п. 1 ст. 346.16 НК РФ и носит ограниченный характер.
И расходы на организацию праздников для работников, подарки в нем не предусмотрены. Поэтому для целей налогообложения они учитываться не должны.
А в бухгалтерском учете указанные затраты должны покрываться за счет прибыли организации.
При этом организация, применяющая УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», учитывать в налоговой базе расходы, связанные с приобретением презентов и подарков, в составе рекламных расходов не вправе.
Перечень расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу, взимаемому в связи с применением УСН, является закрытым и расширению не подлежит.

Материальная помощь — выплата социального характера, она предназначена для участия в хороших и поддержки работников в плохих жизненных событиях. Тем самым работодатель показывает свое небезразличие и взамен получает лояльность работников. Такие выплаты — популярная практика всех крупных компаний.

Как выплачивать материальную помощь работнику: на семью, лечение, выход на пенсию

Все основания получения матпомощи обычно прописывают в локальном нормативном акте или коллективном договоре. Там же указывают, какие документы нужно принести работнику, сколько дадут денег, в какие сроки они будут перечислены.

Когда работодатель выплачивает матпомощь

В Трудовом кодексе РФ и других законах нет норм, которые бы обязывали работодателя выплачивать матпомощь, он делает это по собственному волеизъявлению. Поэтому требовать выплаты, если такая обязанность работодателя не установлена локальными документами, работник не может.

• стихийные бедствия или чрезвычайные происшествия, повлекшие ущерб имуществу или вред здоровью;
• кончина близкого;
• рождение (усыновление, опекунство) ребенка, если размер выплаты не превысил 50 тыс.руб. на каждого малыша;
• размер матпомощи не превысил 4000 руб. в год.

• ФИО и должность руководителя;
• личные данные заявителя;
• если выделение матпомощи прописано во внутренних положениях компании, то это необходимо указать в качестве основания (например, на основании п.5 трудового договора);
• в других случаях указывается причина, по которой возникла необходимость в получении дополнительных средств (рождение ребенка, смерть или болезнь родственника, затопление жилья и пр.);
• по желанию укажите размер выплаты (например, вы потратили на лекарства 800 рублей и готовы предоставить чеки, поэтому логично попросить не менее 500 рублей, однако помните, что совсем необязательно, что руководитель выпишет именно столько денег);
• подпись заявителя и дата.

Как получить финансовую поддержку

• продуктами питания;
• одеждой и обувью;
• средствами личной гигиены и ухода за ребенком;
• топливом для автомобиля или отопления частного дома (например, дровами или углем);
• арендой транспортного средства;
• средствами реабилитации для инвалидов или наймом персонала для ухода за людьми с ограниченными возможностями;
• путевками в санаторий.

Для целей исчисления налога на прибыль материальная помощь работникам не уменьшает налогооблагаемую базу (п. 23 ст. 270 НК РФ). В то же время Минфин России допускает учет материальной помощи, выплачиваемой к отпуску, в составе расходов по оплате труда. Для целей налога на прибыль и при УСН:

Для выделения материальной помощи руководитель должен издать специальный приказ. От работника, которому потребовалась помощь, требуется заявление, написанное в произвольной форме. К нему следует приложить подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать свидетельство о рождении или усыновлении ребенка, свидетельство о смерти члена семьи и пр.

При каких обстоятельствах материальная помощь освобождается от обложения страховыми взносами

• Если одному работнику предоставлена материальная помощь в сумме до 4 000 рублей в пределах расчетного периода (подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).
• Если материальная помощь выдана единовременно в качестве возмещения материального ущерба, образовавшегося вследствие чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий, а также если физические лица пострадали от террористических актов (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
• Если материальная помощь выделена единовременно по причине смерти члена семьи работника (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
• Если материальная помощь выделена сотруднику организации по причине рождения или усыновления ребенка (подп. 3 п. 1 ст. 422). Суммы такой помощи должны быть выделены в первый год после рождения или усыновления, а необлагаемый предел установлен на уровне 50 000 руб. Право на получение приведенной суммы имеет каждый родитель (письма Минфина от 16.05.2023 № 03-15-06/29546, от 16.11.2023 № 03-04-12/67082, Минтруда от 27.10.2023 № 17-3/В-521, от 21.01.2023 № 17-3/В-18 (п. 1), от 20.11.2013 № 17-3/1926).

• Есть выплаты поощрительного плана: используются из фонда оплаты труда. Каждому работнику при уходе в обязательный трудовой отпуск положена выплата поощрительного плана (чаще всего, в размере одного-двух окладов).
• Выплаты социального плана в рамках трудовых отношений облагаются налогами.
• Выплаты социального плана не берутся в расчёт при начислении налогов. Они выплачиваются на основании заявления нуждающегося в них сотрудника. Это выплаты при увольнении, в случае смерти родственника, при стихийном бедствии и чрезвычайной положении.

Готовим приказ

• в связи со стихийными бедствиями и иными обстоятельствами, включая таррористические акты;
• в связи со смертью члена семьи работника;
• в связи с появлением в семье ребенка (правда, для этого случая установлено ограничение в 50 000 руб. на каждого ребенка, а также ограничен срок предоставления матпомощи – в течение первого года после рождения, усыновления и т.п.).

Как документально оформить материальную помощь, не облагаемую налогом

Кроме того, иногда для целей определения базы по страховым взносам ограничение по сумме материальной помощи отсутствует, но зато важно ее целевое назначение. Согласно подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ не попадают в облагаемые страховыми взносами суммы матпомощи, выплаченной:

В некоторых компаниях помимо повышения зарплаты в этой схеме используется материальная помощь профсоюза. Последний состоит из всех служащих, включая руководителя. Уставом профсоюза предусматривается перечисление членских взносов по прогрессивной шкале, т.е. чем больше зарплата, тем больше процент отчислений в профсоюз.

Получается, что в качестве подарка можно провести любую сумму, которая выдается из чистой прибыли и в то же время не облагается страховыми взносами. Об этом говорится в письме Минздравсоцразвития России от 05.03.2010 № 473-19. Будет исчислен лишь НДФЛ с суммы более 4000 рублей.

Материальная помощь

В то же время в части страховых взносов Президиум ВАС РФ в Постановлении от 14.05.2013 № 17744/12 по делу № А62-1345/2012 отметил: факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются последним, представляют собой оплату их труда. В отличие от трудового договора, который регулирует трудовые отношения, коллективный договор регулирует социально-трудовые отношения. Выплаты социального характера, предусмотренные в коллективном договоре, не являются стимулирующими. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы и не признаются оплатой труда (вознаграждением за труд) в том числе потому, что не предусмотрены в трудовых договорах. Соответственно, данные выплаты не облагаются страховыми взносами.

Продавец не имеет права присваивать себе стоимость подарочного сертификата на оказание услуги только потому, что покупатель не успел им воспользоваться. За неоказанную услугу оплата не положена. Поэтому продавец обязан вернуть покупателю всю уплаченную за подарочный сертификат сумму. Так решил Санкт-Петербургский городской суд.

Кроме того, судьи отметили, что работодатель назначил спорные выплаты в твердой сумме, но они оказались разными для всех работников. Сумма помощи зависела от должности, занимаемой работником. А это соответствует правилам, содержащимся в Положении об оплате труда и требованиям статьи 129 Трудового кодекса РФ , которая в том числе регулирует и выплаты стимулирующего характера. Также суд обратил внимание, что работники получили помощь по итогам первого квартала и года, поэтому выплаты явно не отвечают критериям единовременности. Таким образом матпомощь была признана судом скрытой формой премии, облагаемой страховыми взносами.

Решение суда

Арбитражный суд Волго-Вятского округа решил, что если размер материальной помощи зависит от должности работника, то работодатель обязан облагать ее страховыми взносами, в случае превышения суммы 4 тысяч рублей за год.

Трудовое законодательство не обязывает работодателей, за редким исключением (см. пп. «д» п. 5 Правил предоставления гарантий и компенсаций работникам, направляемым на работу в представительства РФ за границей), предоставлять сотрудникам материальную помощь (поддержку). Однако такая инициатива работодателя может быть реализована на основании ст.ст. 8, 9 ТК РФ. Условия и порядок выплаты материальной помощи сотрудникам закрепляются в локальном нормативном акте, коллективном договоре и отраслевом соглашении. В связи с вопросами применения ТК РФ на практике компетентными органами разъяснялось понятие материальной помощи, из каких средств она должны выплачиваться, взаимосвязь с другими выплатами.

Что такое материальная помощь?

Порядок предоставления материальной помощи утверждается локальным актом организации. Обычно работник подает письменное заявление, где указывает основание для получения помощи, и к которому прикладывает документы, подтверждающие наличие обстоятельств, в связи с которыми заявлена такая просьба (напр., копия свидетельства о рождении ребенка, о заключении брака, о смерти и т.п.). Работодатель издает приказ о предоставлении материальной помощи работнику, может быть предусмотрено ознакомление с ним работника. В приказе отражается основание для выплаты материальной помощи, ее размер, способ выплаты (наличными или на счет в банке), форма помощи (денежная или натуральная), срок выплаты, источник финансирования.

В чем заключается процедура предоставления матпомощи?

• смерть кого-либо из членов семьи работника;
• гибель или повреждение его имущества;
• болезнь работника или кого-либо из членов его семьи;
• положительные события в жизни работника (вступление в брак, рождение ребенка и т.п.).

Добрый день, предприятие к отпуску выплачивает мат.помощь в размере 4000 руб, за счет чистой прибыли. Может ли компания закупить подарочные сертификаты стоимостью 4000 руб и подарить их женщинам на 8 марта . Подлежат ли они обложению налогами? Спасибо.

Подарок и материальная помощь — как начислять НДФЛ

Данные доходы не облагаются по каждому из оснований в размере не превышающем 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ). Т.е. в рассматриваемом случае не возникает дохода налогообложения, т.к. и материальная помощь и подарок не больше 4000 рублей.

Опишите причину своей жалобы

Исходя из изложенного каждый раз в году при предоставлении работникам подарков на сумму более 3 тыс. руб. организация должна заключать договоры дарения в письменной форме. В случае если стоимость подарков не превышает 3 тыс. руб., договоры могут быть заключены и в устной форме.

Необлагаемая сумма в размере 4000 руб. относится отдельно к каждому виду доходов, о которых идет речь в пункте 28 статьи 217 НК РФ.
А в этом пункте подарки и матпомощь упомянуты в разных абзацах.
То есть начислять НДФЛ нужно, только если общая стоимость подарков или общая величина матпомощи с начала года превысят 4000 руб. Удерживают НДФЛ только с суммы превышения.

Подарок и матпомощь отражение в справке 2-НДФЛ

Не забудьте собрать все документы, подтверждающие ваши расходы и вручение подарков работникам.
Меньше проблем вызовут подарки стоимостью до 4 000 рублей по налоговому законодательству (не нужно исчислять налоги) и до 3 000 рублей по гражданскому законодательству (не нужно заключать договор в письменной форме).

Подарок и матпомощь отражение в справке 2-НДФЛ

п.28 ст.217 НК «Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)»
28) доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные по каждому из следующих оснований за налоговый период:
стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей;
суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту;