Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении действующего не отражена в российском законодательстве. Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, компания должна максимально подробно организовать данный процесс самостоятельно. Вот список дел, которые необходимо сделать в первую очередь.
Составьте локальный акт
Отчет «Анализ субконто» позволит посмотреть данные по выбранному виду субконто: начальное и конечное сальдо, обороты за период по счетам. Это некий экспресс-анализ, который позволяет выявить ряд ошибок – человеческий фактор ведь никто не отменял. Можно воспользоваться и другими встроенными функциями бухгалтерской программы и сделать, например, экспресс-проверку по налогу на прибыль. Программа позволяет проверить качество ведения учета ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»
Проверьте статус всех документов
Согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ общий срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушения в сфере бухучета увеличен до двух лет. Но применительно к ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ срок давности составляет всего 1 год. Согласно же ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ за правонарушения, влекущие применение дисквалификации, лицо может быть привлечено к ответственности не позднее одного года со дня совершения либо обнаружения правонарушения. Соответственно, срок давности привлечения должностного лица к ответственности по ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ, в соответствии со специальной нормой ч. 3 ст. 4.5 КоАП РФ, составляет один год.
- реквизиты участников процесса;
- сроки;
- номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
- полный список переходящих документов;
- характеристики бухгалтерии;
- реквизиты бланков отчетности;
- описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
- система учета расчетных операций (банковские выписки);
- номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
- порядок расчета с работниками.
Главный бухгалтер в организации
- учредительные документы;
- учетная политика компании, документооборота;
- оформление первичных документов;
- отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
- расчетные документы, банковские выписки;
- итоги инвентаризации;
- акты проверок за 3 года;
- данные о недостачах.
Передача дел главного бухгалтера
Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.
Как видно, ни в одном из действующих нормативно –правовых документов нет указаний относительно необходимости уведомлять фискальную службу о смене лица, отвечающего за ведение бухгалтерского учета и отчетности на предприятии.
Помимо того, в главном фискальном документе РФ нет требований относительно предоставления в налоговую инспекцию сведений о нанятом ответственном лице организации. Поэтому в случае его смены нет необходимости в оповещении об этом налоговых органов.
Как составить уведомление?
Однако, так как данное ответственное лицо ставит подпись в представляемых отчетных документах, то в целях исключения ситуации с недопониманием следует в произвольной форме сообщить об этом в налоговую инспекцию. Для этого следует подготовить письмо от имени руководителя хозяйствующего субъекта в произвольной форме и приложить к нему копию приказа о назначении нового лица на должность. Российским законодательством не оговаривается срок предоставления такого извещения.
Если налогоплательщику требуется отсрочка предоставления документов (информации), продлить срок ответа на требование налоговой может помочь направление в ИФНС уведомления о невозможности своевременного представления документов.
В , суд указал, что изменение договора в связи с существенным изменением обстоятельств допускается по решению суда в исключительных случаях, когда расторжение договора противоречит общественным интересам либо повлечет для сторон ущерб, значительно превышающий затраты, необходимые для исполнения договора на измененных судом условиях.
Основная часть письма
В соответствии с п.6 ст.93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ (штраф с организации или индивидуального предпринимателя в размере 10 000 руб, с физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, — в размере 1 000 руб).
Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.
Шаг 1. Отмена доверенностей
- бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
- учетной политики и локальных нормативных актов;
- переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
- бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).
Шаг 3. Инвентаризация
В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.
Согласно существующим законам, инспектор ФНС, которому адресовано письмо, обязан на него ответить в течение двух рабочих дней. Если ответа не поступило (но есть доказательства в получении), то это повод для претензии со стороны отправителя.
Образец письма о продлении срока предоставления документов в налоговую значительно упростит взаимодействие с налоговиками. Однако отправить документ необходимо весьма оперативно. Согласно существующим нормам, уже на следующий день после запроса о предоставлении документации сообщение этого типа должно быть подписано и направлено в налоговую службу.
Когда предоставлять
При пропуске срока сдачи документации в ФНС при проведении проверок организация должна понести ответственность. Она выражается в штрафе в виде денежной выплаты в размере 200 руб. за каждый запрашиваемый документ. Об этом четко сказано в 120 статье Налогового кодекса.
- люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
- период времени, в течение которого будут переданы документы;
- если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
- дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
- порядок, сроки выполнения инвентаризации;
- порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.
Какие действия нужно сделать перед подписанием акта
Если в приказе об установлении правил ведения учета сказано, что бухгалтерские и налоговые решения утверждает руководитель, то такая формулировка полностью обеляет действия бухгалтера. Если в организации есть главный бухгалтер. Когда бухгалтер является частью целой финансовой службы, его обязанности должны быть четко зафиксированы в трудовом договоре или должностной инструкции, а правильность и полноту их выполнения контролирует главбух.
Рядовой
Кроме того, уволить специалиста могут и в случае смены собственника – если новый руководитель решит взять на работу другого главбуха. Ему выплатят выходное пособие в размере заработка за три месяца. Аналогичную компенсацию обязаны выдать в случае увольнения по сокращению штата, к примеру, если руководитель компании, желая сэкономить, собирается выполнять функции главбуха.
Исполнить требование ИФНС о представлении документов налогоплательщик обязан в течение 10 рабочих дней с момента его получения (абз. 1 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Этот срок начинает течь на следующий день после дня фактического получения требования (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).
В каком виде подают документы
Форма решения налоговой инспекции по результатам рассмотрения уведомления утверждена приказом ФНС России от 07.11.2023 № ММВ-7-2/628 (Приложение № 19). Такое решение должны вынести в течение 2-х рабочих дней со дня получения рассматриваемого уведомления (абз. 3 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК РФ):
Новая форма уведомления с 2023 года
С 9 июня 2023 года действует новая форма уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в электронной форме, а также формат её подачи (приказ ФНС от 24.04.2023 № ММВ-7-2/204).
Если ИФНС затребовала документы в рамках «встречной» проверки, то на подачу бумаг отводится 5 рабочих дней с даты получения требования. А в случае, когда налоговики запросили сведения по конкретной сделке, представить их нужно в течение 10 рабочих дней с даты получения требования (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Согласно Налоговому кодексу, если документы истребованы в рамках камеральной или выездной проверки, то налогоплательщик должен представить их в течение 10 рабочих дней с даты получения требования (20 рабочих дней — при проверке консолидированной группы налогоплательщиков; п. 3 ст. 93 НК РФ).
Продление сроков
Согласно пункту 3 постановления № 409, на 20 рабочих дней продлевается срок представления документов (информации) и пояснений в ответ на требования из ИФНС, полученные с 1 марта до 31 мая включительно. (То же самое касается требований, полученных в этот же период из ФСС). Если инспекция запросила документы или пояснения в рамках камеральной проверки декларации по НДС, то срок ответа продлевается на 10 рабочих дней.
- заработную плату за отработанную часть месяца;
- компенсацию за неиспользованный отпуск;
- выходное пособие или компенсацию при увольнении, если для данного случая это предусмотрено действующим законодательством.
Только пройдя через все эти этапы, новый главный бухгалтер может чувствовать себя в какой-то мере подготовленным к работе, а руководитель организации — более или менее застрахованным от неприятных сюрпризов. А что насчёт бывшего главбуха, спросите вы? А бывший главбух сможет уйти с чистой совестью и сознанием выполненного долга.
Видео: как оформить передачу дел главным бухгалтером
Бывают ситуации, когда главный бухгалтер уходит (или его увольняют), а преемник ещё не найден. В этом случае принять дела по приказу может сам руководитель предприятия или назначенный им сотрудник. Чаще всего таким сотрудником становится заместитель уходящего главного бухгалтера (если такая штатная единица есть в организации).
Согласно статье 77 ТК РФ (пункт 2) – главный бухгалтер может считаться уволенным автоматически, по истечении срока действия договора, так как пролонгация такого соглашения не производится. Чтобы этого не произошло работодатель, должен извещать сотрудника о прекращении действия их договора – в письменном виде и как минимум за три календарных дня.
Общие положения ТК РФ
Должность главного бухгалтера, одна из основных и имеющих наибольшее значение в любом учреждении. Если же по какой-либо причине, возникает необходимость в увольнении данного сотрудника, то отдельных правовых актов, регламентирующих данное действие – нет. Однако, именно увольнение главного бухгалтера, в силу владения им особо конфиденциальной информацией, может оказаться критичным для предприятия. рассмотрим вопрос по порядку.
Увольнение главбуха: нюансы
Основания, по которым руководство имеет право уволить своего главного бухгалтера – строго регламентируются Трудовым Кодексом РФ, а также положениями заключённого трудового договора.