⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Добрый день, читатели моего блога, сейчас будем постигать всем необходимую тему — Что оплачивается при поездке в командировку авиабилеты?. Возможно у Вас могут еще остаться вопросы, после того как Вы прочтете, поэтому лучше всего задать их в комметариях ниже, а еще лучше будет — получить консультацию у практикующих юристов по всем видам права от наших партнеров.
Постоянно обновляем информацию и следим за ее обновлением, поэтому можете быть уверенными, что Вы читаете самую новую редакцию.
Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация». Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.
- на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
- на оформление обязательной медицинской страховки;
- по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
- по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
- по уплате иных обязательных платежей и сборов.
Состав расходов
Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФ, Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Затраты организации, связанные со служебной командировкой, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (в данном случае — как управленческие расходы) на дату утверждения руководителем организации авансового отчета (п. п. 5, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н ).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ ).
Страховые взносы
В данном случае основанием для принятия к вычету НДС по воздушной перевозке работника, оформленной электронным авиабилетом, является маршрут/квитанция электронного пассажирского билета, составленного автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок и распечатанного на бумажном носителе, с выделенной в нем отдельной строкой суммой НДС (Письма Минфина России от 30.01.2023 N 03-07-11/3522, от 30.07.2023 N 03-07-11/37594).
Даже если компания вообще не выплачивают суточные, а только возмещает расходы на питание, подобные затраты не уменьшают прибыль и включаются в базу по взносам и по НДФЛ. Дело в том, что стоимость питания не упомянута среди командировочных расходов ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировках.
Если работник добирался на рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. При этом не обязательно, чтобы билет был установленной формы. Главное, чтобы на нем стояли реквизиты, подпись и печать перевозчика, а также наименование пунктов отправления и прибытия, цена (постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.12 № Ф03-3467/2012).
Оплата жилья
Первый день командировки — это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства. Последний день командировки — это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы.
- Расходы по проезду;
- Расходы по найму жилого помещения;
- Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Как оплачивается командировка в 2023 году
Выплата суточных по большей части регулируется коллективными договорами или другими локальными актами юридических лиц. И основным ограничением для нанимателя в вопросе установления размера таких выплат является обложение превышающих лимит сумм налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В соответствии с этим критерием размеры ежедневного суточного вознаграждения командированным работникам в большинстве компаний не превышают 700 руб. — размер суточных в командировке в 2023 году по России и 2 500 руб. – в загранкомандировке.
Гарантии и компенсации командированным
- Выдаются суточные в иностранной валюте по курсу, существующему на момент выдачи денежных средств;
- Суточные за последний день загранкомандировки целесообразно выплачивать в размере, установленном для внутригосударственных выездов (700 руб.), что связано с пересечение в тот день границы РФ (налоговые органы, давая такие рекомендации, ссылаются на п. 18 Положения о командировках).
Вместе с тем, как указано в этих письмах, подтверждением расходов на проезд могут являться и другие документы, удостоверяющие пребывание работника в командировке и косвенно подтверждающие факт перелета. Такими документами могут быть, например:
Оплата проезда при командировках в бюджетных учреждениях
В то же время при возмещении работнику расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, а также расходов по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, в данные расходы включаются в том числе расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12 Положения). Расходов на питание в данной норме не предусмотрено.
Согласно изменениям в законодательстве с 1 января 2023 года командировочные расходы относятся к КВР 112 КОСГУ 212 в части суточных. Проезд и проживание тоже будут включены в эти расходы? Спортсмены спортивной организации выезжают по вызовам спорторганизаций, вызовы приходят за день-два до начала мероприятия.
Каким образом будет осуществляться учет командировочных расходов?
С какой целью для командировочных расходов вводится КОСГУ 226 на проживание и проезд? Под каким КВР данный вид расходов будет применяться: 112 или 244? Если это КВР 244, то следует применять Закон N 44-ФЗ, то есть торговать?
Если тренеру в подотчет выдаются средства по КВР 113 КОСГУ 296 на спортсменов, которых он везет, но спортсмены еще являются и штатными сотрудниками, надо ли оформлять на них командировочные расходы в части суточных и питания в пути?
Если сотрудники отправляются в командировку по КВР 112 КОСГУ 212, но учреждение заранее заключает контракт по Закону N 44-ФЗ по КВР 244 КОСГУ 226 на услуги проживания с гостиницей и транспортные услуги с РЖД, авиаперевозчиком и т.д., то можно ли применять все три вида, или есть другая трактовка распределения командировочных расходов?
По мнению экспертов, учреждение может признать в составе затрат расходы на проезд работника в командировку в связи с наличием косвенных подтверждений, имеющих документальное выражение того, что работник осуществлял междугороднее (международное) перемещение, а именно приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны, а также отчет о выполненной работе в командировке.
Иногда командировка отменяется или ее сроки переносятся, и компании приходится возвращать ранее купленные билеты. В таких случаях возвращается не вся стоимость билета. Возникает вопрос, можно ли учесть в расходах разницу между полной ценой билета и суммой, которую вернули.
Едем в командировку и учитываем «нестандартные» расходы
Как правило, компания оформляет бронь по факсу или электронной почте. Отправляется заявка, в которой указываются данные командированного работника, даты заезда и выезда, а также требования к номеру. Гостиница, в свою очередь, также по факсу или электронной почте отправляет сообщение, в котором подтверждает бронь и предъявляет счет. Такая переписка означает, что между компанией и гостиницей заключен договор об оказании услуг по бронированию номера (ст. 434 ГК РФ, постановления Правительства РФ от 25.04.97 № 490, ФАС Поволжского округа от 08.04.2008 № А55-14804/14803/2006).
VIP-залы
Налоговики на местах иногда не признают в расходах такие затраты. К примеру, в деле, рассмотренном ФАС Московского округа, компания потратила более 30 млн руб. на оплату чартерных рейсов, организованных специально для заграничных командировок работников организации.
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
Собираем документы, подтверждающие проезд по электронному билету
Если электронный билет составлен на иностранном языке, то его основные реквизиты нужно обязательно перевести на русский, приложив к электронному билету сделанный перевод (письмо ФНС России от 07.06.2011 №ЕД-4-3/8983).
Расходы работника должны быть возмещены
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка связана с расходами. В соответствии с трудовым законодательством затраты работника на командировку должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
Согласно Положению о классификации гостиниц каждой из них должна быть присвоена категория. Без свидетельства о категории запрещено предоставлять гостиничные услуги. В зависимости от номерного фонда отеля запрет вступает в силу:
Руководитель может направить работника в служебную поездку на определенный срок для выполнения важных для компании поручений. За дни командировки сотруднику выплачивается средний заработок, и компенсируются командировочные издержки. Согласно Трудовому Кодексу (ч. 1 ст. 168) к командировочным расходам, которые подлежат возмещению, относятся:
Гостиница должна иметь свидетельство о категории
Компенсация документально подтвержденных расходов на оплату жилого помещения не облагается НДФЛ. В качестве обоснования принимаются чеки ККТ, БСО из гостиницы, договор найма квартиры и платежный документ (расписка или чек). Если документы отсутствуют или неправильно оформлены, освобождение от налогов допустимо только в пределах установленных норм: 700 рублей за день командировки по России, 2500 рублей – при зарубежной поездке. Суммы сверх норм облагаются налогом и страховыми взносами.
В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.
При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».
Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов
Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.
